Rillieux-la-Pape est une commune de 30 000 habitants située dans le département du Rhône (69). Elle est l’une des 59 villes qui composent la Métropole de Lyon. Près de 500 agents œuvrent au quotidien pour l’amélioration de la vie des administrés et la qualité de service rendue par la collectivité. Afin d’optimiser la gestion des documents et de diminuer les échanges par email entre les agents, la commune de Rillieux-la-Pape s’est équipée d’un nouvel outil de GED (gestion documentaire) : GoFAST de CEO-Vision.

Retour sur la mise en place de la Digital Workplace avec le témoignage de Corentin Leblanc, DSI de Rillieux-la-Pape (69).

Le numérique au service de la gestion documentaire

La mairie de Rillieux-la-Pape a pour objectif d’accompagner ses agents dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail grâce aux outils numériques. C’est dans ce contexte que la Direction Organisation et Système d’Information s’est penchée sur la question du partage de documents et de la collaboration entre les différents services.

“Avant de mettre en place une Digital Workplace, nous stockions nos documents dans un serveur de fichiers classique. Cela posait des problèmes en termes de qualité, de fiabilité et de traçabilité des documents, car ces derniers étaient échangés par email. Dans une logique de dématérialisation, nous nous sommes mis à la recherche d’une solution collaborative et ergonomique ” explique Corentin Leblanc, DSI de Rillieux-la-Pape.

Centraliser les documents dans un logiciel ergonomique
“Nous avions avant tout besoin d’un outil permettant le stockage multi emplacements des documents. Nos différents services doivent pouvoir accéder aux informations directement depuis une plateforme web commune et disposer des documents à jour. ”

GoFAST a été retenue grâce à son périmètre fonctionnel, son ergonomie et ses technologies open source.

Un accompagnement dans la conduite du changement

“En termes de bénéfices, nous constatons une amélioration de la fiabilité des documents, grâce à l’élimination des doublons. Aujourd’hui, nous comptons 75 groupes de travail interservices (ou espaces de collaboration) sur l’application. Nous utilisons également l’outil de visioconférence intégré, limitant ainsi la prolifération d’applications au sein de la mairie. De plus, nous hébergeons nos données sur nos serveurs, mais la maintenance est gérée par CEO-Vision. Cela fait la différence. ”

Un partenaire pour de futurs projets

Après deux ans d’utilisation de la solution, les collaborateurs ont acquis de nouveaux réflexes en intégrant GoFAST dans leur quotidien. La DSI souhaite maintenant aller plus loin. “Nous sommes actuellement en train de mettre en place la signature électronique des documents pour gagner en temps dans les validations. Le prochain sujet portera sur la mise en place d’un archivage dématérialisé, pour répondre aux obligations de conservation. ”