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Idée reçue : Les messageries instantanées sont des outils propices à la sauvegarde de données

mai 2021 par Veritas Technologies

D’après une récente enquête menée par Veritas Technologies auprès de plus de 12 500 employés à travers le monde, plus de la moitié des répondants a déclaré avoir déjà fait des copies des données partagées sur les systèmes de messagerie instantanée (MI), tels que Zoom, Microsoft Teams ou encore Slack. Plus surprenant, d’autres employés ont une réaction diamétralement opposée : 54 % d’entre eux suppriment tous les documents originaux des conversations pour les conserver dans leurs propres fichiers.

Ces deux grandes tendances font écho à la confiance accordée par les employés à ces outils lorsqu’il s’agit de constituer des preuves. Si les emails (96%) et la signature électronique (93%) font office de preuve pour la quasi-totalité des répondants, les échanges sur les messageries instantanées ne sont pas en reste : 90% des salariés considèrent ce canal de communication comme étant de confiance et dispose d’une valeur légale.

Mais attention, les applications de messagerie instantanée ne sont pas pour autant des outils destinés à la sauvegarde des données. À la lumière des récents incidents liés à la sécurité de ces plateformes, Veritas Technologies donne aujourd’hui 3 conseils pour que collaborateurs et entreprises puissent s’adapter à ces nouvelles pratiques tout en protégeant leurs données et leurs sauvegardes :

1. Les entreprises sont tenues de traiter les données sensibles au regard des exigences de conformité légales. Elles doivent prendre en charge la gestion des différents types de données et leurs archivages, et ce quel que soit le mode de transmission ou le format qui contient ces informations (PowerPoint, PDF, emails, etc.). Des connecteurs permettent de faire cette collecte et d’extraire les données et métadonnées à archiver dans les différents outils collaboratifs et de messagerie instantanée. Même si toutes les entreprises n’ont pas exactement la même politique de sauvegarde des informations, elles ont tout de même une même base règlementaire à respecter, notamment avec le RGPD. Par ailleurs, on constate que 49% des répondants de cette étude sont bien informés. En effet, ces derniers pensent à raison que leurs employeurs conservent les informations échangées.

2. Une stratégie de sauvegarde efficace passe essentiellement par la règle d’or du 3-2-1 : conserver 3 copies des fichiers (les fichiers originaux stockés sur le disque dur de l’ordinateur et deux sauvegardes), sauvegarder les fichiers sur 2 types de supports différents (NAS, disques durs externes, cloud, etc.), et conserver 1 copie de sauvegarde hors-ligne (autre que la maison ou l’entreprise). Au-delà du respect des normes en vigueur, toute organisation doit pouvoir anticiper les risques d’une perte totale ou partielle de données, qu’elle soit d’origine accidentelle ou criminelle.

3. Malgré la démocratisation de ces outils, les entreprises ne doivent pas perdre de vue qu’une stratégie globale de sauvegarde des données doit prendre en compte l’ensemble des data provenant des différentes sources de l’entreprise. Ainsi, il sera plus facile d’avoir une vision globale de la provenance des données, de leur typologie, de leur degré de criticité et prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion.

Jean-Pierre Boushira, Vice President South, Benelux & Nordics Regions chez Veritas Technologies, commente : « Nous sommes des millions à avoir adapté nos habitudes de travail depuis le début de la pandémie. Cela a engendré un accroissement phénoménal du volume de données et ce quel que soit leurs formes. Si elles sont largement partagées sur les messageries instantanées comme Teams ou encore Zoom, il est devenu indispensable pour les entreprises d’inclure l’ensemble des data générées et échangées dans leur stratégie de gestion de données. Si elles ne prennent pas ce virage, elles s’exposeront malheureusement à d’importantes déconvenues d’ordre juridique ou cybercriminelles. »


Méthodologie
L’étude de Veritas Technologies a été menée par l’institut 3Gem auprès de 12 500 employés de bureau répartis dans 10 pays (Australie, Brésil, Chine, France, Allemagne, Singapour, Corée du Sud, Émirats Arabes Unis, Royaume-Uni, États-Unis) et utilisant des canaux de communication dans le cadre de leur travail. Les répondants ont été interrogés entre le 23 novembre et le 8 décembre 2020.




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