Selon les experts de l’Association for Image and Information Management (AIIM), dont la vocation est d’aider à mieux utiliser l’information en améliorant les performances et en réduisant les risques, le plus grand défi de l’automatisation des processus est de « gérer la surcharge d’informations à la croisée des chemins entre contenus et processus. ». En réalité, lors de la mise en œuvre d’un programme d’automatisation, de nombreuses organisations ne prennent pas suffisamment en compte la manière dont l’information alimente les processus métier.

Si à chaque étape du processus, le contenu adéquat n’est pas disponible en temps voulu, le processus automatisé ne fonctionnera tout simplement pas. Et avec des volumes de données qui explosent, le traitement de l’information induit de nombreux défis.

Une information en pleine essor et un nombre de canaux qui se multiplient
Alors que le volume de données structurées et non structurées accroit de façon exponentielle, la multiplication des canaux de diffusion de l’information est tout aussi impressionnant. Une récente étude Deloitte révélait que les entreprises utilisent aujourd’hui en moyenne près de 1 000 applications. Plus de 100 nouvelles applications sont ajoutées chaque année. Outre les systèmes internes, les entreprises doivent désormais être en mesure de travailler avec les systèmes des entreprises clientes, des partenaires et des fournisseurs, ainsi qu’avec les flux des médias sociaux. Cette étude révèle, entre autres, que moins d’un tiers des applications d’entreprise sont actuellement connectées.

La qualité des données et du contenu, vecteurs d’efficacité des collaborateurs
Selon la dernière enquête IDC sur la confiance dans les données, un peu plus d’un quart des professionnels de la data font pleinement confiance aux données de leur organisation. Les conséquences de cette réalité sont désastreuses pour les processus automatisés. Lorsque les documents sont difficiles à trouver, inexacts, périmés, la capacité des collaborateurs à exécuter leurs tâches efficacement est évidemment limitée.

Des informations pertinentes introuvables ?
Une enquête menée par OpenText en 2022 révélait que 47% des salariés passent, en moyenne, plus d’une heure par jour à chercher sur les réseaux de l’entreprise des fichiers ou des informations, simplement pour effectuer leur travail. La quantité croissante d’infomations stockées à divers endroits impacte négativement la gestion globale de ces données De même, l’enquête menée par VentureBeat en 2022 confirme que cette incapacité à trouver facilement et rapidement la bonne information, coûte aux grandes entreprises environ 7,5 millions de dollars par an, en comptant les frais liés à la reproduction et au retravail nécessaires.

Des difficultés à abattre les silos et à partager les connaissances
D’après le cabinet IDC, les entreprises peuvent perdre jusqu’à 30 % de leur chiffre d’affaires dus à l’impossibilité de travailler efficacement à cause du cloisonnement des informations et du manque de partage des connaissances. Avec la généralisation du travail à distance et la collaboration grandissante des entreprises avec les partenaires et les clients, les difficultés à partager l’information s’intensifient aussi bien en interne qu’en externe.

Comment une information plus intelligente améliore les processus automatisés
Pour une automatisation des processus réussie, il est nécessaire de choisir les bons processus, sélectionner les meilleurs outils d’automatisation et de constituer une équipe dédiée à la conduite du changement car tout ce travail sera inévitablement mis à mal si des informations de mauvaise qualité bloquent les processus automatisés, ou pire encore, conduisent à des résultats erronés.

Seule une plateforme de gestion de l’information intégrées aux applications et aux processus offre la disponibilité de l’information la plus pertinente à la personne la mieux placée dans les processus ou le flux de travail de l’entreprise. Cette gestion des contenus permet de créer, de partager et d’utiliser des informations bien au-delà des murs de l’entreprise, tout en simplifiant sa gouvernance et en garantissant sa conformité grâce à une politique centralisée et préalablement définie.

À travers des solutions modulables et évolutives dédiées aux processus métier, l’automatisation créer de la valeur et contribue aussi bien à l’expérience des collaborateurs qu’à celle des clients. Le principe repose sur une seule priorité : offrir l’accès à un information fiable le plus rapidement possible. L’automatisation se place ainsi au centre des processus de l’entreprise car son rôle n’est pas de soutenir le processus automatisé mais bel et bien d’être le moteur du processus. Dans un monde de plus en plus digitalisé, ce type de stratégie pourrait bien déterminer la pérennité de certaines activités.