Actu
Vos réunions ne fonctionnent pas : selon une nouvelle étude menée par Verizon, il faut se concentrer sur le fait de se réunir moins souvent pour pouvoir accomplir davantage
avril 2022 par Verizon
Les entreprises repensent leurs opérations, leurs méthodes de travail et presque tous les aspects de leur activité en raison de la pandémie, et ce n’est pas quelque chose de nouveau. Ce qui est à noter, c’est la manière dont les entreprises tirent parti des leçons apprises afin d’innover et d’améliorer leurs opérations, dans l’objectif de répondre aux demandes des clients et des employés. Dans un nouveau livre blanc publié cette semaine avec Boston Consulting Group, le PDG de Verizon Business, Tami Erwin, et le Chief Revenue Officer de Verizon Business, Sampath Sowmyanarayan, démontrent comment une chose aussi simple que modifier la façon dont les réunions sont menées peut avoir un impact considérable sur la productivité, tout en offrant un aperçu, des conseils et les meilleures pratiques issus d’une forte expérience de terrain.
« Chaque dirigeant doit repenser la manière de fonctionner de son entreprise dans un monde hybride. Verizon Business et BCG se sont associés dans le but de partager des retours d’expérience concrets qui permettent une plus grande flexibilité, une meilleure connexion et une meilleure collaboration » déclare Tami Erwin, PDG chez Verizon Business. « Parce qu’au cœur de toutes ces mutations, nous savons qu’il faut l’infrastructure technologique, la sécurité et les solutions les plus adaptées, avec les meilleures formations et ressources possibles, afin que les entreprises puissent diriger efficacement via les nouvelles méthodes de travail. »
Pour les organisations, le passage rapide à un modèle de travail à distance ou asynchrone a été un premier choc organisationnel important. Mais ces changements sont désormais considérés comme une opportunité. Ils peuvent permettre aux employés de s’approprier les nouveaux outils et processus de collaboration.
Pour avoir un impact significatif, ce ne sont pas les changements à grande échelle qui comptent le plus, ce sont au contraire les actions simples qui font la plus grande différence. On peut citer, par exemple :
• Adopter des pratiques simples et efficaces pour améliorer les réunions :
o Planifier des réunions de 25 ou 50 minutes en prenant en compte un retard de 5 à 10 minutes par rapport à l’heure du début de la réunion ;
o Indiquer clairement l’objectif et le programme de la réunion sur l’invitation ;
o Reconsidérer la nécessité des réunions régulières et récurrentes.
• Identifier et remettre en cause la nécessité des réunions qui peuvent être remplacées par des modes de travail asynchrones, c’est-à-dire l’e-mail, le chat, le partage de documents ou la révision de ceux-ci hors ligne.
Verizon Business a analysé les habitudes de réunion d’une équipe d’environ 150 employés pendant un mois, avec comme objectif de suivre l’efficacité des divers changements apportés aux réunions. Les pratiques expérimentales ont été mises au point en collaboration avec l’équipe, consciente de l’importance de concevoir de nouvelles méthodes de l’intérieur et non de les imposer de l’extérieur. Tout au long de ce mois, des enquêtes quotidiennes et hebdomadaires ont été envoyées aux participants afin qu’ils puissent bénéficier d’un feedback continu, qui permet de suivre l’évolution en temps réel des processus et des pratiques. Les résultats ont été très positifs et permettent de démontrer l’impact que de petits changements peuvent générer :
• 90 % des participants ont déclaré que les nouvelles méthodes de gestion des réunions ont permis d’améliorer l’efficacité générale de ces réunions.
• 83 % ont déclaré se sentir plus à l’aise pour travailler via de la méthode de travail asynchrone, tel que l’e-mail, les outils de collaboration et le partage de documents.
• 78 % ont déclaré qu’ils avaient l’impression de perdre moins de temps à assister à des réunions où leur participation en direct n’est pas requise.
Le processus en 4 étapes pour identifier, mettre en œuvre et prendre en charge des actions simples pour changer la façon dont le travail est effectué.
1. Joindre le geste à la parole : un soutien garanti par un leader respecté, et ce, dès le départ.
2. Une conception de l’intérieur : comprendre les difficultés et arriver à de meilleures méthodes au sein des équipes que vous ciblez, dans le but d’effectuer un changement. Faites-en leur idée.
3. Faciliter les choses : créer et recréer des outils de support pour gérer la mise en œuvre et mesurer l’efficacité. Assurez-vous que vous disposez de l’infrastructure technologique et des solutions adaptées pour réaliser des plans de communication hybrides efficaces.
4. Réitérer en cours de route : créez des cycles de feedback réguliers et fréquents pour soutenir l’adaptation continue des nouveaux modes de réunion et des outils de support.
L’étape suivante est la mise à l’échelle. Comme indiqué à l’étape 3, le fait de rendre le processus simple et facile à recréer permet de préparer le terrain à une large expansion dans toute l’organisation. L’expérience menée par Verizon peut être mise en œuvre par toute entreprise. De plus, Verizon Business dispose de solutions, d’expertise et de technologies de réseau nécessaires pour aider les entreprises à entreprendre leur propre chemin vers la transformation. Qu’il s’agisse de retravailler leur architecture de cybersécurité, de mettre en œuvre des solutions pour exploiter la puissance de la 5G ou simplement d’ajuster leur approche des réunions, Verizon est là pour les entreprises.
La pandémie a peut-être contraint de nombreux décideurs dans les entreprises à modifier totalement leurs activités mais elle a également ouvert la voie à de nouvelles méthodes de travail efficaces. En faisant de petits ajustements, par exemple en changeant les mauvaises habitudes liées aux réunions, les employés peuvent se concentrer sur l’essentiel et accomplir davantage.
