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Top 5 des problèmes résolus par la signature électronique

avril 2019 par Anaïs Ramnoux, Marketing Manager de Primobox

La dématérialisation des échanges s’est établie dans la société française
et transforme les interactions entre les entreprises, les citoyens et les autorités
publiques. La signature électronique est l’un des processus qui a le plus
évolué, notamment depuis l’entrée en vigueur du règlement eIDAS en 2014. Perte
de temps, casse-tête organisationnel ou encore risque juridique : découvrez dans
ce top 5 les problèmes que vous ne rencontrerez plus en adoptant la signature
électronique.

1. Signer vos documents à distance est chronophage et coûteux :

Impression du document, mise sous pli, affranchissement, envoi, attente du retour,
relance… La gestion papier des contrats/documents à signer est fastidieuse et
coûteuse. Supprimez ces tâches répétitives et allégez vos budgets en
dématérialisant votre processus de signature :

 En quelques clics vous transmettez instantanément un document à signer à un ou
plusieurs interlocuteurs. Vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur
des sujets plus importants.

 D’après une étude SealWeb, la signature électronique bénéficie d’une mise
en place peu coûteuse et d’un retour sur investissement significatif. En effet,
quand la signature d’un contrat au format papier peut coûter jusqu’à plus de
16 euros, le prix d’une signature électronique ne dépassera pas 8,60 euros.

2. Votre parcours client et collaborateur n’est pas optimisé

La signature électronique permet de proposer à vos clients de souscrire à votre
offre en ligne. Déjà utilisée dans les secteurs de la banque et de l’assurance
par exemple, la souscription dématérialisée permet de conclure des ventes en
dehors de vos heures ouvrées, lorsque les prospects ont du temps libre, en fin de
journée ou le week-end par exemple.

Si cette pratique n’est pas transposable à votre activité, la signature
électronique améliorera tout de même votre taux de transformation en face à face
 : un contrat électronique sera toujours prêt à être signé en quelques secondes.
Ainsi le processus est entièrement dématérialisé et le délai de traitement des
dossiers est raccourci.

En proposant une solution de signature simple et instantanée, vous multipliez vos
chances de conclure une vente, vous améliorez votre image de marque et réduisez le
risque de voir votre prospect continuer son chemin vers vos concurrents…

Du côté des Ressources Humaines, c’est votre programme d’intégration des
nouveaux collaborateurs (onboarding) qui évoluera grâce à la signature
électronique. Elle vous permettra de faire signer le contrat de travail rapidement
et à distance si votre activité l’exige. Vous récolterez par la même occasion
les pièces nécessaires à la constitution du dossier du salarié. Tout cela en
véhiculant une image positive et moderne de votre entreprise.

3. Gérer le suivi et la traçabilité des documents est un casse-tête

Vous transmettez des documents à signer sur différents sites, auprès de multiples
interlocuteurs et devez en assurer la traçabilité ? Votre équipe commerciale
n’a pas de visibilité sur les contrats de vente laissés à la clientèle ? Vos
dossiers RH ne sont jamais complets car un document papier a été égaré ?

Grâce à la signature électronique, suivez en temps réel l’état d’avancement
des contrats et relancez les signataires si le besoin s’en fait sentir. Vous savez
exactement où est chaque document dans la boucle de signature. C’est un bon
indicateur de suivi, qui vous permet d’intervenir au bon moment. Votre client a
reçu son contrat mais ne le signe pas ? C’est peut-être le moment de le
recontacter pour s’assurer qu’il ait bien compris votre offre, ou qu’il
n’ait pas été démarché par un concurrent… Vous gérez un grand nombre de
contrats de travail à durée déterminée ? Envoyez des rappels aux collaborateurs
concernés pour s’assurer qu’ils signent bien leurs contrats.

4. Scanner des contrats signés n’est pas valable juridiquement :

Vous envoyez et/ou recevez des scans de documents signés. En cas de litige, ces
documents ne seront pas recevables devant un tribunal. En effet, il est impossible
de vérifier l’authenticité d’une signature scannée ou photocopiée. En
plaçant votre confiance dans ce type de documents, vous prenez un risque juridique.

En France, depuis l’article 1316 du Code Civil, les signatures électroniques et
manuscrites ont la même valeur juridique. La signature électronique offre même
plus de sécurité : elle contient un certificat généré au nom de chaque
signataire et un horodatage qui permettent de prouver l’identité des signataires
et l’absence de modification sur le document. C’est donc LA solution à adopter
pour la signature de documents sensibles : contrat de travail ou commercial, ordre
d’achat, bail immobilier etc.

5. Retrouver vos documents rapidement est impossible :

Vous stockez des documents au format papier dans l’armoire de votre bureau, mais
aussi des documents numériques sur votre ordinateur et dans le cloud de votre
entreprise. Il y’a des doublons, des versions plus ou moins à jour, des copies
mal classées. Vous passez trop de temps à démêler vos dossiers quand vous
cherchez ce fameux avenant que votre collaborateur a perdu.

Avec la signature électronique, des passerelles vers vos logiciels métiers sont
possibles : envoi à la signature depuis votre logiciel de gestion documentaire,
transfert des contrats signés vers votre CRM ou encore classement automatique du
contrat de travail signé dans le dossier du collaborateur. La gestion et la
recherche documentaire sont simplifiées.


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