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Signature électronique de Yousign, pari réussi pour le PMU

septembre 2018 par Emmanuelle Lamandé

Le PMU et Yousign ont fêté le premier anniversaire de leur collaboration. Plus d’un an après le déploiement de la signature électronique de Yousign, retour sur les principaux bénéfices ressentis par le PMU.

« La solution de Yousign a été retenue pour de nombreuses raisons. En plus de son prix avantageux, elle offrait une ergonomie incroyable et une interface intuitive qui permettent de diminuer le temps nécessaire à l’adoption de la solution. La forte réactivité de l’équipe de Yousign, facilitée par la petite taille de l’entreprise, était également en phase avec notre planning volontariste. Enfin, Yousign est une société 100% française et son cloud est domicilié en France, ce qui est rassurant du point de vue de la sécurité des données personnelles », explique Nathalie Gaumand, Responsable du département Back Office au PMU.

Le déploiement en mode Agile s’est déroulé en deux temps : d’abord dans les directions régionales Nord et Ile-de-France et dans leurs agences (mai 2017), et ensuite dans les directions Ouest et Est (Juin 2017). Aucune anomalie bloquante n’a été relevée à l’ouverture du système. Ainsi, tous les contrats des 12 800 points de vente du groupe en France et dans les DOM sont aujourd’hui signés électroniquement, ce qui implique 180 personnes préalablement formées à l’outil et correspond à environ 2 000 contrats par an.

La signature électronique apporte au PMU de nombreux bénéfices, en lui permettant notamment de séduire ses clients et moderniser son image, réduire les coûts de fonctionnement et développer de la valeur, simplifier l’accès aux services et gagner du temps, améliorer la sécurité et favoriser la satisfaction de tous les collaborateurs impliqués.

La signature électronique des contrats par les titulaires des points de vente permet en effet au PMU d’améliorer son image, en dématérialisant ses transactions et en s’orientant vers le développement durable grâce à la suppression de l’encre et du papier.

L’optimisation de l’ensemble du processus de signature des contrats des points de vente a également permis de faire des économies en apportant de la rapidité et de la fiabilité, et en supprimant toutes les phases papier et archivage manuel. Elle apporte au PMU de la valeur et un meilleur retour sur investissement. « Nous n’avons pas réussi à chiffrer les économies en gain de temps, les retombées en termes d’image, ni l’impact écologique, cependant nous avons estimé à environ 18 000 € annuelles les économies réalisées sur les diverses fournitures (rames de papier, toner, affranchissement de courriers, classeurs, archivage...) », ajoute Nathalie Gaumand du PMU.

La signature électronique permet, de plus, de finaliser une transaction sans se déplacer, via mobile, tablette ou ordinateur. Comparée à une signature manuelle qui peut représenter plusieurs heures ou jours de processus (impression, échanges d’e-mails, scan, saisie, transmission, envoi, classement, archivage…), c’est une solution simple et efficace. Elle permet ainsi à toutes les parties prenantes de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée.

La signature électronique apporte également une plus grande sécurité des données. Elle permet d’éviter les pertes et de garder tous les documents enregistrés dans une plateforme facilement accessible. Grâce à un partenariat avec la Caisse des Dépôts et Consignations (filiale ARKHINEO), la conformité réglementaire est assurée par l’archivage légal automatique et les contrats du PMU sont conservés 10 ans après la fermeture du point de vente.

Ce projet c’est aussi une nouvelle expérience utilisateur avec une interface plus moderne, plus conviviale, plus rapide. En permettant de supprimer plusieurs tâches à faible valeur ajoutée, elle permet d’améliorer le bien-être et augmenter la satisfaction de tous les collaborateurs.

Avec plus de 700 procédures de signature réalisées en 2017, la solution s’ancre dans le quotidien du PMU et continue à produire « un effet WHAOU aux rendez-vous avec des utilisateurs », selon Nathalie Gaumand. En décembre 2017, une nouvelle fonctionnalité, la signature des mandats SEPA, a été aussi déployée et a déjà fait ses preuves avec plus de 30 mandats signés.

En 2018, le PMU continue de moderniser son image et ses process côté fournisseurs, en élargissant l’usage de la solution de Yousign aux prestations extérieures et à l’achat de matériel. L’idée est aujourd’hui de faire adopter la dématérialisation à tous les niveaux de fonctionnement de l’entreprise, du PMU du quartier jusqu’aux responsables régionaux et à la direction nationale.




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