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SNIA Academy : « préserver l’information n’est pas qu’une problématique IT »

mai 2009 par Emmanuelle Lamandé

A l’occasion de la SNIA Academy, Dominique Lhopital, Sun Microsystems, s’est penché sur les problématiques inhérentes à la préservation et à la conservation de l’information. Les principaux challenges de la conservation reposent, selon lui, sur la diversité des objets à conserver, la préservation à long terme et l’archivage à valeur probante.

Au sein des entreprises, les propriétaires des données se distinguent selon leurs besoins et obligations légales concernant la conservation des données. Ainsi, plusieurs catégories se dessinent : les risk managers et fiscalistes (durée de conservation généralement décennale), les juristes (30 ans), et enfin les archivistes et record managers qui doivent le plus souvent mettre en place des plans de classement très élaborés, avec une durée de conservation qui avoisine les 100 ans. En fonction des projets d’archivage et des donneurs d’ordre, Dominique Lhopital souligne certaines variantes. La complexité de l’archivage va se concentrer à travers trois axes :

- La diversité des objets : de plus en plus d’applications nécessitent de l’archivage dans l’entreprise. Celui-ci concerne de multiples typologies d’objets (documents, voix, images, enregistrements, …). Il faut donc trouver un dénominateur commun à toutes les applications qui nécessitent de l’archivage dans l’entreprise. Face à cette problématique, il conseille de recenser tous les besoins métier dans l’entreprise. Il ne faut pas laisser l’IT gérer le problème d’archivage tout seul. Les maîtrises d’ouvrage doivent, en effet, prendre part au projet, sinon il y aura un manque d’adéquation par rapport au projet. Enfin, il recommande de constituer une plate-forme d’archivage orientée multi-applications.

- L’archivage à long terme : selon une enquête menée sur l’archivage centenaire*, 70% des sondés considèrent être « très préoccupés » par leur capacité à pouvoir utiliser, dans 50 ans, l’information numérique créée aujourd’hui. Les méthodes actuelles de conservation sont jugées trop manuelles, donc trop sujettes à erreur et, de plus, trop coûteuses. Le travail collaboratif est considéré comme nécessaire pour définir les besoins en matière de pérennisation de l’information. Préserver l’information n’est pas qu’une problématique IT.

La valeur probante rend l’archivage sur le long terme complexe. Le changement de support et la conversion des formats sont de véritables problèmes. Nous ne pouvons pas savoir si les formats existeront dans 30 ans. Personne ne peut le garantir. Cela pose problème au niveau de l’intégrité de l’archive. C’est pourquoi il insiste sur le fait de choisir le format le plus pérenne possible et d’opter pour des solutions évolutives. Pour Dominique Lhopital, il faut mettre en place une plate-forme orientée services qui doit permettre une gestion du plan de classement, l’exploitation et le contrôle automatisés, la gestion des durées de conservation, ... Tout le monde insiste sur le fait de rallonger la durée de conservation. Mais pourquoi ne pas la raccourcir ? La loi du 17 juin 2008 réduit les délais de conservation de 30 à 15 ans pour certains documents et de 10 à 5 ans pour d’autres. C’est la seule loi à ce jour qui va dans ce sens.

- La valeur probante et sa conservation : quelles sont les réglementations à respecter ? Il faut être capable de conserver l’intégrité d’une archive depuis sa création jusqu’à sa présentation à titre de preuve (la valeur probante en France est définie par l’article 1316 du code civil), pouvoir imputer une archive (savoir la lier à une personne et à une date). Sur cet aspect, il conseille de mettre en place une traçabilité exhaustive, car s’il n’y a pas de traçabilité, il n’y a pas de preuves. Il faut, de plus, décorréler l’Autorité d’Archivage (métiers) et le Service d’Archivage (IT), de manière à éviter d’être juge et partie. Et enfin, avoir recours à des processus d’audits indépendants. La chaîne d’intégrité, c’est comme la chaîne du froid. S’il existe le moindre maillon faible, l’intégrité est rompue.

Les projets d’archivage manquent, selon lui, de maturité, de conseils et de méthodes. Pour qu’un projet soit le plus opérationnel possible, il rappelle, en guise de conclusion, qu’il est nécessaire d’impliquer la maîtrise d’ouvrage, les archivistes, les juristes… Il faut prendre garde à la conservation longue durée et prendre en compte la valeur probante, faire attention aux migrations et à la restauration. La pérennité de la solution choisie est également un facteur essentiel.


* « 100 Year Archive Requirements Survey - January 2007 »




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