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Près d’un tiers des entreprises ignorent ce que contiennent les données archivées sur cartouche, d’après une étude de Kroll Ontrack

octobre 2015 par Kroll Ontrack

Les départements informatiques sont régulièrement sollicités pour restaurer les données de cartouches héritées en réponse à des demandes portant sur des litiges, des investigations ou les normes de conformité, néanmoins, tous ne sont pas en mesure de le faire dans des délais brefs. Tel est le constat d’une étude mondiale réalisée récemment par Kroll Ontrack auprès de 720 administrateurs informatiques. Dans les faits, 30 % des personnes interrogées ne savent pas précisément quelles informations spécifiques sont stockées dans leurs archives sur cartouches. Étant donné les obligations juridiques et l’urgence souvent associées à de telles demandes, les entreprises encourent de ce fait le risque d’une action en justice ou de sanctions financières potentielles.

Kroll Ontrack vient de publier les résultats d’une étude mondiale sur les processus et les défis associés à un archivage et une gestion efficaces des cartouches. L’étude a été réalisée aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne, en Autriche, en Suisse, en Italie, en Pologne, à Singapour et en Nouvelle-Zélande. Elle inclut les réponses de 720 experts informatiques au sein d’entreprises et de prestataires de services informatiques.

Les résultats démontrent que les administrateurs informatiques sont régulièrement sous pression pour accéder, identifier et restaurer des données spécifiques à partir de cartouches d’archives, que ce soit pour soutenir une enquête interne impliquant des données héritées, pour répondre à une demande réglementaire d’une agence gouvernementale ou dans le cadre d’une procédure d’ediscovery impliquant des données archivées. 30 % des participants à l’étude reçoivent des demandes de restauration chaque jour, chaque semaine ou au minimum chaque mois, tandis qu’ils sont 32 % à devoir restaurer des données à partir de cartouches au moins plusieurs fois par an. Cependant, 22 % des participants confirment qu’ils ne sont pas en mesure de répondre aux demandes de restauration exigées par leur entreprise et qu’ils ne peuvent pas toujours retrouver et accéder aux données souhaitées.

« La plupart des entreprises sont tenues par la loi de conserver et de garantir l’accès aux données réglementées pendant une période définie allant de 3 à près de 30 ans selon les entreprises », explique Antoine Valette, responsable marketing chez Kroll Ontrack France. « Par conséquent, il est non seulement crucial de maintenir l’accès aux données héritées et mais surtout de pouvoir répondre rapidement aux demandes de présentation des données alors que les services informatiques sont débordés et que près du tiers des entreprises ne savent pas quelles sont les données stockées sur leurs cartouches de sauvegarde ou d’archives ; les entreprises sont confrontées à un réel défi et peuvent se retrouver en danger si elles ne parviennent pas à produire les données demandées dans les temps impartis. »

Lorsqu’on les interroge sur ce qui les empêche d’avoir une idée précise des informations contenues dans leurs archives sur cartouches, les administrateurs informatiques évoquent la difficulté et le temps nécessaire pour accéder ou consulter le contenu des cartouches (43 %), le fait que leur entreprise n’a plus l’infrastructure (logicielle ou matérielle) en place pour accéder aux cartouches héritées (24 %), les dépenses liées au maintien de l’infrastructure héritée (18 %) et les cartouches endommagées (7 %).

L’étude a également donné lieu aux constats suivants :

• Protocoles de sauvegarde. Près de deux tiers des personnes interrogées (62 %) archivent les données quotidiennement, mais 38 % ne le font pas. 13 % sauvegardent leurs données une fois par mois seulement, voire moins souvent. Cela représente un risque important pour leur entreprise, car elle pourrait perdre l’équivalent d’un mois de données ou même plus et donc ne plus avoir de sauvegarde viable.

• Abondance et ancienneté des bandes héritées. 34 % des participants stockent plus de 100 cartouches héritées dans leur entreprise, dont 12 % qui en ont plus de 500. En outre, plus de la moitié (56 %) des personnes interrogées gèrent des cartouches qui ont plus de 5 ans, contre 34 % qui gèrent des cartouches vieilles de 5 à 10 ans. 21 % gèrent des cartouches de plus de 10 ans. Gérer la perte des données ou l’endommagement des cartouches n’est pas une science exacte, si l’on y ajoute un grand nombre d’opérations de lecture et écriture, la mauvaise manipulation pendant le stockage ou l’absence du matériel ou des logiciels adéquats, les entreprises encourent de sérieux risques.

« Compte tenu de la diversité des solutions de sauvegarde et de cartouches utilisées par les entreprises, la gestion efficace des cartouches et la mise en place de processus pour répondre rapidement aux demandes de données reposent sur deux piliers : l’appréciation de la qualité des archives sur cartouches et la connaissance des données stockées au sein de l’archive », indique Antoine Valette. « Les entreprises feraient bien d’auditer leurs cartouches héritées et cataloguer les informations et l’emplacement des données qui y sont stockées. Comme cette tâche peut être coûteuse et chronophage, nous constatons une demande croissante pour une solution conviviale permettant de consolider les catalogues de différents systèmes et supports dans un même inventaire. »




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