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Paul Dujancourt, Kroll Ontrack France : Différentes méthodes pour restaurer les données sur un serveur Microsoft Office SharePoint

avril 2009 par Paul Dujancourt, Directeur Général de Kroll Ontrack France

Les entreprises sont chaque jour plus nombreuses à découvrir les gains de productivité que promettent certaines solutions dotées de fonctions de partage des informations, de collaboration et de travail en équipe et beaucoup investissent dans des outils de référentiels de données collaboratifs. Grâce à ces outils, les informations et les connaissances stratégiques de l’entreprise restent organisées et disponibles à tout moment pour garantir aux utilisateurs un accès permanent et efficace. Du responsable clientèle qui a besoin d’un listing des clients au développeur à la recherche de spécifications produits en passant par le dirigeant qui doit communiquer à son équipe un changement de planning sur un projet en cours, l’information est véritablement au cœur de l’entreprise. Microsoft® Office SharePoint® Server est l’un des produits de collaboration les plus populaires du marché. Cette solution permet de créer, stocker, gérer et partager toutes sortes d’informations. Quels sont les problèmes auxquels sont confrontés les administrateurs informatiques lorsque des données SharePoint sont perdues ? Quelles sont les difficultés que pose la restauration de ces données ainsi que les différentes options possibles à leur récupération ?

Restauration suite à la perte de données

Que ce soit le résultat d’une mauvaise manipulation, d’un acte intentionné ou d’une catastrophe naturelle, les accidents et les pertes de données sont difficiles à éviter. Si des informations vitales stockées sur un serveur SharePoint sont perdues, quelles sont les options viables pour les récupérer ? Il est bien évidemment possible de restaurer toute la base de données de contenu à partir de la dernière sauvegarde ou copie snapshot. Mais est-ce souhaitable d’écraser toutes les données du serveur de production alors qu’il s’agit simplement de rechercher et de récupérer quelques éléments critiques ? Quel serait l’impact sur l’activité de l’entreprise ? Un système Microsoft® SQL Server® « de secours », à utiliser comme serveur de restauration, est en en effet une possibilité, mais pour le moins coûteuse ! Et là encore, pourquoi dépenser autant de temps et d’énergie à restaurer toute la base de données alors que seuls quelques éléments manquent ?

L’intérêt d’une restauration granulaire

Il existe différentes méthodes pour récupérer des données SharePoint perdues. Si ces éléments ont simplement été supprimés et que les corbeilles de premier et deuxième niveaux dans SharePoint n’ont pas été vidées, les données peuvent être récupérées dans l’une d’elles. Dans le cas contraire, les données doivent être restaurées à partir d’une sauvegarde ou copie snapshot de la base de données de contenu. Deux méthodes sont alors envisageables.

L’une d’elles consiste à restaurer directement sur le serveur de production l’ensemble de la sauvegarde ou de la copie snapshot. Cette solution dispense de la mise en place d’un serveur de restauration, et permet donc d’économiser les coûts associés. En revanche, la restauration de toute la base de données risque de prendre plusieurs heures durant lesquelles la disponibilité du serveur SharePoint peut ne plus être assurée, d’où la nécessité de bien évaluer l’impact pour l’activité d’une entreprise. Par ailleurs, une procédure de restauration directe sur le serveur de production écrasera tout le contenu qui y réside. Et cela est rarement souhaitable.

Autre solution, mettre en place un serveur de restauration qui soit un miroir de la configuration du serveur de production SharePoint. La restauration sur ce second serveur est immédiate. Et puisque qu’aucune intervention directe n’est effectuée sur le serveur de production, les risques inhérents sont éliminés. Ce type de serveur représente néanmoins un coût considérable, et l’investissement supplémentaire dans le matériel requis paraît tout bonnement exorbitant s’il ne s’agit que de rechercher et de récupérer quelques éléments critiques. Par ailleurs, pour que la restauration fonctionne, le serveur de restauration doit être configuré exactement comme le serveur de production. Or, configurer correctement le serveur de restauration mobilise beaucoup de temps. Enfin si la configuration du serveur de production n’a pas été entièrement documentée, toute restauration devient alors impossible.

S’il n’est pas nécessaire de restaurer l’ensemble du site, ces méthodes semblent inadaptées en termes de temps perdu et de coûts. Il existe alors d’autres méthodes pour retrouver et restaurer facilement quelques éléments perdus.
Outre la nécessité de récupérer des éléments stratégiques pour l’entreprise, il ne faut pas perdre de vue un autre impératif. A mesure que les différentes équipes de l’entreprise prendront l’habitude d’utiliser SharePoint pour stocker, gérer et partager des informations, la taille des sites va augmenter. Les directeurs informatiques sont alors amenés à les restructurer beaucoup plus souvent. Il devient dès lors crucial de pouvoir migrer aisément des bibliothèques d’un site à un autre, existant ou entièrement nouveau.

Préserver l’intégrité des données

L’une des conséquences quasiment inévitables de la restauration de données SharePoint avec bon nombre des outils disponibles aujourd’hui est le risque de perte ou de modification des métadonnées d’origine. En fait, l’élément récupéré est créé sous le nom de la personne en charge de la restauration, généralement l’administrateur SharePoint. Ce changement non volontaire des enregistrements peut être source de confusion dans la mesure où l’administrateur est rarement l’auteur initial des documents.

Or la loi Sarbanes-Oxley impose des stipulations et exigences auxquelles doivent se plier les entreprises cotées sur les marchés américains à des fins de reporting financier. Face au nombre de dossiers créés, édités et stockés dans SharePoint, il est aujourd’hui vital de préserver l’intégrité des métadonnées (auteur initial, date et heure de création, date et heure de la dernière modification, etc.). Il est à ce titre impératif que le personnel informatique comprenne et respecte les obligations réglementaires afférentes à la production de documents et autres éléments comme enregistrements formels, pour ne pas se contenter de restaurer ces éléments à des fins internes.

Rechercher des éléments perdus

Souvent, rechercher un document ou un élément SharePoint à restaurer s’apparente à chercher une aiguille dans une botte de foin. Avec bon nombre des outils disponibles aujourd’hui, la seule option consiste à restaurer un peu au hasard des sauvegardes ou copies snapshot une par une sur un serveur de restauration, puis à se lancer dans une recherche fastidieuse du document manquant. A se demander dans certains cas s’il ne serait pas plus rapide que l’utilisateur réécrive le document plutôt que de le rechercher et de le restaurer… Cela étant rarement envisageable, les administrateurs n’ont ainsi d’autre choix que d’essayer de réussir l’impossible.

Il serait alors fort utile de disposer d’une solution de recherche sur plusieurs bases de données à l’aide de critères précis, comme le type d’élément recherché, un mot-clé, un nom d’auteur ou une date de création. Une telle fonctionnalité de recherche permettrait de faire gagner des heures, voire des jours, et de réutiliser plus utilement le temps ainsi libéré.

Des solutions de nouvelles générations

Avec l’essor des outils de collaboration comme SharePoint apparaît sur le marché une nouvelle catégorie de solutions qui résout ces problèmes en permettant aux administrateurs SharePoint de restaurer des éléments (documents, listes, bibliothèques, dossiers, tâches, agenda, pièces jointes) à partir d’une sauvegarde ou d’une copie snapshot antérieure complète de la base de données de contenu. Ces outils permettent de lancer des recherches sur une ou plusieurs bases de données. Il n’est alors pas nécessaire de restaurer intégralement une ancienne sauvegarde ou copie snapshot puisque ces solutions sont capables de rechercher et de récupérer des éléments à partir d’une sauvegarde ou d’une copie snapshot non montée de la base de données de contenu SharePoint. Cibler les recherches au moyen de différents critères, comme le type d’élément, des mots-clés, le sujet, la date et des utilisateurs spécifiques, faire une recherche sur le flux de fichiers en pièces jointes, tout ceci permet de récupérer plus rapidement les données perdues et ainsi réduire au minimum le coût de la recherche et l’impact sur l’activité. Les gros utilisateurs de SharePoint peuvent ainsi gagner un temps précieux et permettre à l’entreprise de faire des économies.

Il existe donc différentes méthodes de restauration de données SharePoint perdues ; il appartient aux administrateurs de choisir celle qui convient le mieux à leur entreprise et à chaque cas de figure. Des solutions innovantes et alternatives sont aujourd’hui disponibles. De plus en plus répandus, les portails SharePoint attirent chaque jour de nouveaux utilisateurs qui y stockent leurs données ; de ce fait, un outil permettant une localisation et une restauration efficaces des éléments, listes, bibliothèques et dossiers SharePoint sur le serveur de production SharePoint ou à un autre emplacement devient immanquablement nécessaire pour garantir la continuité des opérations.




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