GSM : Pouvez-vous nous présenter Iron Moutain ?

Pascal Drouet : Iron Moutain est une société américaine qui a été créée en 1951 en Pennsylvanie. Nous sommes aujourd’hui le leader mondial de la gestion des médias avec un CA de 2,6 milliards de $. Nous avons une présence dans 37 pays. Nous sommes coté au NYSE, et j’ai l’habitude de dire que nous n’avons rien à cacher au contraire. Nous sommes spécialisés dans la protection de l’information. Nous protégeons l’information de nos clients comme si c’était la nôtre.

GSM : Que présentez-vous sur l’édition 2008 de Documation ?

Pascal Drouet : Nous présentons notre système de gestion de documents actifs. Aujourd’hui la problématique est que les documents sont très vivants en interne. Ils évoluent très rapidement, doivent être accessible très rapidement et en toute sécurité. En général, nos clients sont confrontés à de nombreux acteurs pour obtenir une prestation globale. Nous proposons une solution qui va de l’archivage physique à l’archivage numérique. Nous comblons donc ce fossé avec notre offre appelée le Centre de Documents Numériques.

GSM : Quel est le principe de cette offre ?

Pascal Drouet : Disponible à la demande, le Centre de Documents Numériques combine un service de stockage hébergé et un portail Web permettant d’accéder facilement aux images numérisées, PDF et fichiers électroniques de tous formats. Il convient aux entreprises traitant d’importants volumes de documents actifs. Chaque jour, des centaines de milliers de pages peuvent être ajoutées et stockées pour chaque client. Plusieurs utilisateurs peuvent simultanément mener des recherches et récupérer leurs documents archivés, à tout moment, via un navigateur Web. Ils ont ainsi la possibilité, en fonction de leurs droits d’accès, de prévisualiser des vignettes des documents, de zoomer, de faire pivoter les images et de télécharger, d’imprimer et de transmettre des fichiers au moyen d’une technologie de streaming extrêmement performante. Ce service qui s’appuie sur le logiciel IBM Content Manager OnDemand, est facturé en fonction du nombre d’utilisateurs.

• Gestion des dossiers actifs

Gestion de documents à libre accès - Stockés sur notre site de conservation, les documents actifs ne sont pas placés dans des boites à archives mais classés pour faciliter leur récupération et leur rangement après consultation.

Gestion de documents en interne – Nous proposons ce service aux entreprises préférant conserver leurs archives courantes dans leurs locaux. Ainsi, les experts de la société développent des programmes de gestion de documents sur mesure incorporant les meilleures pratiques et garantissant de satisfaire à toutes les exigences de conformité.

• Numérisation et Indexation

Là encore, nous mettons à disposition une offre complète permettant de choisir en fonction de quatre types de besoins.

La numérisation de fichiers anciens pour la conversion de documents papier au format numérique.

Imagerie abstraite et sélective - Il s’agit de deux méthodes de « numérisation intelligente » de documents. Nous ne numérisons alors que certaines parties de documents, ou met en oeuvre une identification automatique des documents les plus susceptibles d’être consultés.

Numérisation continue – nous aidons à mettre en place un processus de numérisation qui s’intègre aux processus commerciaux existants.

Image à la demande - Ce service concerne la numérisation des documents stockés dans nos centres de conservation européens. Nous avons deux serveurs redondants qui permettent d’assurer un continuité d’activité en 24/24H et 7j/7. Plusieurs milliers d’utilisateurs peuvent ainsi avoir accès en même temps au même document.

Un flux de travail type pour numériser et indexer des documents comprend 9 phases : la conception du projet, la livraison des documents papier, le contrôle et l’inventaire, la préparation des documents, leur numérisation, leur indexation, l’extraction de texte (optionnel), le contrôle qualité et l’émission de documents (mise à disposition dans le Centre de Documents Numériques, DVD, via FTP, etc.).

Dans certain, nous sommes capable grâce à notre logiciel d’interface avec le workflow de nos clients de restituer des données dans des délais d’une quinzaine de minutes.

GSM : Pour conclure quel serait votre message ?

Pascal Drouet : Nous sommes les seuls fournisseurs capables de combler le fossé entre l’archivage physique et numérique.