Aujourd’hui les statistiques mondiales montrent qu’un utilisateur produit et reçoit 6 à 10 fois plus d’emails que de fichiers ! Mais fort du succès de ce mode de communication, l’utilisateur doit faire face à une gestion quotidienne entre 50 à 150 emails par jour !... Soit un minimum de plus de 10 000 emails à l’année !

Dans ce cadre, le logiciel de messagerie est devenu tout naturellement le 1er logiciel sur son bureau du matin au soir, et l’utilisateur court avec le temps pour tenter de ne pas couler sous le flot des échanges… Il « écope » comme il peut pour ne pas sombrer dans l’angoisse d’oublier de répondre à un email, de perdre le fil de l’échange à travers les jours qui passent, de relancer un transfert ou une copie d’email vers d’autres personnes par manque de retour d’information, ou encore, de manquer un échange important en n’étant pas lui-même en copie… Bref, l’email n’a jamais autant marié la (mauvaise) gestion de l’information et la (mauvaise) gestion du temps… L’homme court donc devant l’impossible, d’une toile toujours plus grande d’interrelations d’information qui se tisse dans sa tête et dans un stockage sans fin d’emails !

L’utilisateur a choisi… c’est l’email qu’il capitalise ! Quant au simple fichier produit il devient une ressource ponctuelle et jetable… mais l’Entreprise fait l’inverse depuis des années, il tente de capitaliser désespérément des fichiers (sans plus y croire maintenant) et laisse l’utilisateur avec la gestion INDIVIDUELLE de SA boite aux lettres… n’est-ce pas extraordinaire cet aveuglement !

L’utilisateur a tranché. Quand est-ce que l’Entreprise ouvrira les yeux de cette évidence : un collaborateur ne veut pas utiliser une plateforme collaborative de partage de documents… il veut accéder à des bases de connaissances pour exercer son activité. La différence est très importante : dans un cas, il est un acteur d’un patrimoine commun vivant dans un environnement partagé, et dans l’autre cas il est « un consultant » d’une base non modifiable dans son intégrité !... En d’autres termes, dans un cas il perd du pouvoir et dans l’autre, il gagne du pouvoir !

Seul « l’email » est donc capable de répondre à cet objectif sur le fond… et pour plusieurs grandes raisons :
a) L’objet d’un email est plus clair qu’un nom de fichier
b) Un fichier important finira toujours par devenir une pièce jointe DANS un email
c) Un email contient potentiellement le fil d’un échange avec la traçabilité d’une chronologie de l’information transmise et reçue
d) Au bureau, à distance connecté ou non, l’utilisateur travaille toujours de la même manière avec son logiciel de messagerie… ce qui n’est pas le cas avec le stockage des fichiers non synchronisés

L’email s’est donc un peu « SATAN » par le nombre quotidien d’échanges et sa peur de sombrer et c’est aussi la source principale de « CONNAISSANCE », car sa richesse informationnelle est plus forte qu’un fichier… devenu uniquement la notion de « pièce jointe »
Alors devant cet état de fait, l’utilisateur « s’exécute » plusieurs fois par jour dans la servitude d’un travail de classement des emails pour continuer à VOIR et donc à gérer son travail… sa fonction !

Et là, c’est encore une fois très intéressant de voir comment l’utilisateur c’est adapté : il a créé une arborescence de dossiers dans sa messagerie souvent qu’à 2 niveaux avec beaucoup d’emails à l’intérieur… Démarche totalement différente que celle qu’il vit dans la gestion de fichiers avec souvent 4 à 8 niveaux de dossiers pour mettre souvent moins de 10 fichiers dans un dossier !

Et oui, ce sont les chiffres de mes expertises dans différentes sociétés :
• 70 % des dossiers Windows contiennent moins de 10 fichiers
• 10 % des dossiers Windows contiennent entre 11 à 30 fichiers
• 20 % des dossiers Windows sont vides

L’Entreprise est donc en sur-structuration et dans l’infiniment grand dans son système de navigation de fichiers… « l’explorer » Windows finalement porte donc très bien son nom… car trouver un document dans un serveur d’Entreprise est une réelle « aventure » !

Imaginez maintenant :
a) si l’unification du classement et du stockage « Email et Fichier » ne soit plus du rêve,
b) si l’entreprise était capable de mettre en place des automatismes pour recueillir et regrouper une copie des emails émis et reçus par chaque collaborateur sur des filtrages vitaux et « déclarés » comme LES CLIENTS, LES FOURNISSEURS, LES PARTENAIRE,
alors INSTANTANEMENT sans changer la façon de travailler de chacun, sans formation, sans accompagnement au changement, sans effort… chacun pourrait avoir accès à des bases de connaissances sur des sujets donnés, composés d’emails de plusieurs personnes, exploitable par un moteur de recherche dans le contenu et accessible par une interface Windows, un Intranet ou un Extranet « full web »

Ce rêve est devenu une réalité pour ma société et mes clients qui détiennent enfin une solution politique et stratégique (avant d’être « techno ») destinée tant à la Présidence, qu’au Manager ou Collaborateur. Une solution seule garante d’une mémoire perpétuellement à jour ave une complétude automatique vous permettant de passer de moins de 8 % de capitalisation dans l’entreprise (statistique mondiale) à plus de 60 % !

Au bout du compte, ce « bon sens » simplifie instantanément votre organisation, augmente naturellement la communication interne au profit quotidien d’une diminution des risques et du stress.

Je ne vous parle même pas de la « tête » de votre interlocuteur quand, depuis un ordinateur ou votre Smartphone, vous accédez instantanément au contenu d’un email important d’un membre de votre équipe pour argumenter vos propos ou remporter une décision…

À vous maintenant de vous simplifier la vie !