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Michel Koutchouk, Infotel : Dématérialiser c’est GREEN !

mai 2009 par Marc Jacob

Actuellement, on constate que, malgré l’utilisation massive des e-mails et autres supports numériques, les entreprises communiquent encore en grande partie par le biais de documents papier. Selon Ipsos Globalen, les entreprises françaises dépensent 400 millions d’euros par an en impressions inutiles.

On voit alors tous types de document s’entasser au sein des services de l’entreprise. Et nombreuses sont les entreprises qui se plaignent des problèmes rencontrés par l’archivage de documents papier, pour des raisons de place et de coût. Par exemple, l’envoi d’une facture papier inclut le coût de l’affranchissement, de l’impression, du papier mais aussi de l’intervention humaine ! Ainsi l’envoi non automatisé de 10 factures par courrier papier coûte à l’entreprise 16 euros. Et que dire de l’absence totale de sécurité ! Les archives papiers sont souvent conservées dans de mauvaises conditions et se détériorent sous l’effet de l’humidité, de la chaleur ou des rongeurs. Non seulement l’archivage pose problème, mais, de plus, la communication par support papier ralentit considérablement les processus « métier ».

Or, une entreprise, pour fonctionner de façon optimale, a besoin d’échanger rapidement les informations en interne comme en externe pour devenir plus flexible et plus réactive. Si les échanges de documents sont ralentis c’est tout le processus métier de l’entreprise qui est ralenti. Ceci provoque une perte de productivité et donc d’argent.

Il existe un autre problème lié au document papier. On sait que la production de 100 millions de feuilles de papier A4 équivaut à la destruction de plus de 30 hectares de forêts. Sachant que, rien que dans le secteur public français, on utilise plus de 500 millions de feuilles par an, on imagine aisément la nécessité de trouver une alternative pour endiguer un tel phénomène. Réduire cette consommation de papier permettrait aux entreprises d’aligner leur positionnement avec les enjeux du développement durable et notamment l’impérieuse nécessité de protéger notre environnement.

Comment limiter cette consommation ? Comment améliorer l’archivage et la rapidité de circulation des documents ? Comment garantir la conservation durable des documents ? Et surtout comment limiter l’impact des entreprises sur l’environnement ?

Les nouvelles technologies informatiques actuelles permettent d’apporter une réponse pertinente et efficace : la dématérialisation c’est GREEN !




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