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Mettre en œuvre un Système d’Archivage Electronique : les règles d’or

avril 2016 par Luc Chudant – Directeur Technique et Sécurité Informatique du Groupe Jouve

L’évolution constante des technologies et des contraintes réglementaires amène les entreprises à repenser leurs dispositifs historiques et à se poser la question de l’externalisation de leurs Systèmes d’archivage Electronique. Dans ce contexte, l’un des principaux enjeux des entreprises est de maîtriser le budget lié à la mise en œuvre d’un système d’archivage respectant les obligations légales de conservation.

Si le budget influe évidemment sur le choix de la solution SAE, un autre levier important concerne la maîtrise du processus amont d’acquisition numérique.
Les 3 concepts structurants de la norme Z 42-013 :

Afin de garantir la valeur probante des documents déposés, un SAE doit nécessairement se conformer à un ensemble de règles : la norme conceptuelle ISO 14721 issue des travaux de l’OAIS (Open Archival Information System) ou la norme technique AFNOR NF Z42-013, qui est la référence pour beaucoup d’acteurs en France.

Trois concepts sont aujourd’hui essentiels pour gérer l’ensemble du cycle amont de traitement numérique des documents :

 Un SAE doit garantir l’intégrité documentaire et la traçabilité des traitements opérés sur les documents
 Un système d’archivage doit disposer de métadonnées suffisantes et cohérentes avec les objectifs métiers
 Le SAE est d’abord un système ouvert et standardisé

Les 3 contraintes à intégrer dans le déploiement d’un SAE :

De ces trois concepts structurants découlent trois contraintes fortes à intégrer dans le processus d’acquisition numérique :
 L’utilisation d’un orchestrateur de processus industriel
 La mise en place d’une sphère de sécurité pour l’acquisition numérique
 Une véritable démarche d’intégration de systèmes

En conclusion :

L’optimisation du ROI d’un projet SAE et sa réussite passent d’abord par la mise en œuvre d’un processus d’acquisition numérique maîtrisé. Celui-ci implique des acteurs disposant de technologies avancées (orchestration, OCR, RAD/LAD) capables d’intégrer leurs solutions de traitement documentaire dans des environnements hétérogènes tout en garantissant la sécurité de l’ensemble. C’est cette équation que tout pilote d’un projet SAE devra intégrer dans ses choix stratégiques.


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