Locarchives L’archivage est une obligation légale. Les durées de conservation varient en fonction des typologies des documents mais aussi de la législation correspondante (droit civil, droit commercial, droit du travail…).

Le maintien de la valeur probante d’un document ne doit pas être perçu seulement sous l’angle « obligation », dans la mesure où il peut aussi impacter la continuité d’activité de l’entreprise. Cette préservation est un paramètre important dans le cadre de la gestion des risques, l’un des principes fondamentaux du Records Management. Ainsi, les délais de conservation portent principalement sur la durée minimale de conservation mais aussi, dans certains cas, sur la durée maximale. Par exemple le principe du droit à l’oubli des données personnelles, recommandé par la CNIL, précise que, dans le cas d’un dossier de crédit refusé, les documents justificatifs ne doivent pas être conservés au delà de 6 mois à partir du refus du prêt.

La première étape du travail de Locarchives consiste à mener une analyse approfondie des documents de ses clients, du contexte de l’entreprise…, pour définir une politique d’archivage qui garantisse le respect des lois, normes et impératifs de gestion.

« Les archives sont à la fois un instrument de communication, un moyen de preuve et un outil de mémoire. Veiller à la conformité de sa politique d’archivage est essentiel à une bonne maîtrise des risques », précise Xavier Berloty, Directeur Général de Locarchives.