1. Sécurité des informations

Grâce à la gestion des droits, il est possible d’avoir un contrôle total sur les personnes qui peuvent accéder aux informations aux différentes étapes d’un processus. L’accès sera automatiquement modifié lorsque des personnes quitteront un projet ou occuperont un nouveau rôle. Lorsque la gestion documentaire repose sur des méta-données, il est possible d’attribuer les droits de manière automatique, en fonction des projets, des sujets, des clients, pour une gestion simplifiée. Généralement, les logiciels ont leur propre système de gestion des droits ou peuvent s’intégrer avec les solutions existantes de single sign-on, LDAP, ou MDM.

L’information numérique est ainsi plus sécurisée que les archives papiers, et sa protection tout comme son accès sont plus faciles.

La numérisation permet le chiffrement, la duplication des données pour une récupération en cas de sinistre et éviter la perte de données. La protection est assurée quel que soit l’usage, que les données soient consultées sur un ordinateur au bureau ou ailleurs, sur mobile ou dans le cloud.

Les outils de gestion documentaire peuvent également permettre ou interdire l’impression, le téléchargement ou la capture d’écran sur mobile de certains documents confidentiels, pour encore plus de sécurité et éviter toute fuite.

2. Respect de la politique d’entreprise

La gestion documentaire permet de diffuser des procédures internes et de suivre les affectations d’apprentissage. Elle permet d’avoir une visibilité sur ce que fait chacun, à quel moment, et au personnel de signaler les problèmes qui pourraient nécessiter des actions correctives.
Le workflow intégré dans les logiciels de gestion documentaire définit le cadre des procédures et facilite la gouvernance. Il permet de se conformer aux règles de l’entreprise, aux normes du marché et aux réglementations légales. Les certifications en sont facilitées.

Le document est automatiquement orienté vers les bonnes personnes qui peuvent apporter leurs révisions et leurs signatures.

Une gestion documentaire intelligente permet d’avoir un seul document, à jour, disponible pour tout le monde, tout en ayant accès aux versions précédentes et aux modifications effectuées par les uns ou les autres pour un suivi précis.
L’erreur humaine est souvent à l’origine des failles de sécurité et des fuites accidentelles. La gestion documentaire peut intégrer des garanties pour éviter ces incidents, par la gestion des droits et le workflow, mais aussi par la mise en place de bonnes pratiques de gestion de l’information, essentielles pour la sécurité et l’intégrité des données. Elle permet d’avoir le contrôle sur les données de l’entreprise et de ses clients.

3. Préparation aux audits

Les pistes d’audits sont conservées et accessibles en temps réel, grâce à la gestion documentaire. Ainsi, il est facile de retrouver en quelques clics les preuves réclamées par un client ou un organisme réglementaire concernant un événement, et de fournir des informations précises.
La centralisation de l’ensemble des informations de l’entreprise, qu’elles soient issues de SharePoint, Teams, Outlook, Gmail, Salesforce et autres, facilite grandement cette préparation aux audits. Et quel temps gagné !
Dans le cadre de la gestion des contrats, de la version préliminaire à l’archivage, chaque étape peut être gérée par des workflows et faire l’objet d’un suivi pour les futurs audits.

Les atouts de la gestion documentaire en matière de sécurité sont donc la protection des informations contre une attaque, une erreur, une fuite de données ou un préjudice, la garantie de leur confidentialité, de leur respect de la politique de l’entreprise, des normes et des réglementations, et l’assurance de leur fiabilité et de leur disponibilité rapide en cas d’audit.