Les équipes du Samusocial de Paris et ses entités partenaires en Île-de-France sont amenées à stocker et à échanger des informations relatives aux personnes rencontrées sur le terrain, aidées et suivies, pour certaines, dans la durée. Mais depuis 2018, l’Etat a souhaité que tous les Samu sociaux de France aient une seule base de données. Dans un souci de sécurisation de ces informations, par nature personnelles et confidentielles, le Samusocial de Paris s’est tourné en 2019 vers NetExplorer, acteur spécialisé dans le partage de fichiers dans le Cloud et certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé).
Frédéric Lamagdelaine, Chef de projet du pôle informatique au Samusocial de Paris revient sur la mise en place de cette solution.

Choisir une solution certifiée HDS pour sécuriser les échanges

Le Samusocial de Paris travaille quotidiennement avec diverses entités d’Île-de-France, chargées de l’hébergement ou du suivi des personnes et des familles secourues. Cette coopération nécessite le stockage et l’échange de données, notamment l’identification et l’état de santé des personnes en difficulté, recueillies sur le terrain lors de maraudes. Ce partage d’information a conduit depuis 2018 à la mise en place d’une base de données centralisée.
Auparavant, les différentes équipes partageaient des données par mail sous forme de fiches Excel. Cette solution s’est avérée peu fiable : pas de centralisation systématique, protection des informations insuffisante. L’équipe informatique a ensuite essayé une solution open source qui compressait les fichiers mais là encore, la solution n’était pas satisfaisante en termes de sécurité.

Le Samusocial de Paris a donc dû prendre en compte plusieurs facteurs pour choisir sa solution d’échange et de stockage centralisé :

– Elle devait être éditée et gérée par une entité française ou européenne ;

– Être certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé) ;

– Être en capacité de créer/désactiver des comptes à distance. Une exigence motivée par le très important turn-over au sein de la structure.

– Contrôler la gestion des accès, des groupes. Etre en capacité d’accéder aux droits des utilisateurs.

– Offrir un accès en mobilité lors des maraudes

– Avoir une tarification en ligne en accord avec les moyens du secteur social

« À la fin de l’année 2019, nous avons choisi de nous tourner vers NetExplorer, une solution de gestion de fichiers française et certifiée HDS. Cela s’est traduit par la mise en place d’une plateforme utilisée dans un premier temps, en interne, pour le partage de nos documents. Cette solution nous a permis d’abandonner nos fichiers Excel et de bénéficier d’une solution totalement sécurisée. Ce qui nous intéressait c’était la possibilité d’avoir beaucoup de comptes pour anticiper les turn-over au sein de notre structure », précise Frédéric Lamagdelaine, Chef de projet du pôle informatique au Samusocial de Paris.

Une solution mobile et collaborative

Dans un premier temps, la solution, utilisée en interne, sert pour plusieurs missions :
– Le partage de fichiers sécurisé. La solution permet de créer des espaces de partage entre utilisateurs de différents services, qui peuvent échanger des fichiers et des données avec un accès contrôlé. Côté informatique, cela évite notamment d’avoir à configurer des VPN.
– La saisie et l’échange de données en mobilité. Lors des maraudes, travailleurs sociaux et infirmiers peuvent saisir sur le terrain, via leur tablette, les informations relatives aux personnes rencontrées et secourues. Ces données sont ainsi immédiatement à disposition des équipes sédentaires qui peuvent apporter un soutien adapté à la situation (suivi des personnes rencontrées, signalements.)

Au total, ce ne sont pas moins de 120 nouveaux utilisateurs qui ont été créés depuis la fin 2019

Dans un second temps, la solution est présentée à la DRIHL (Direction régionale et interdépartementale de l’hébergement et du logement) début 2020, pour équiper les 8 PASH (Plateforme départementale d’accompagnement social à l’hôtel) et les différentes entités du Samusocial qui partagent leurs informations. Ces structures accompagnent les familles en difficulté, en les hébergeant quelques nuits dans des hôtels. Le besoin était clair : disposer d’un espace où chaque PASH pourrait stocker et échanger des informations de manière sécurisée sur les familles suivies. Ces données sont accessibles aux travailleurs sociaux et aux juristes pour faciliter les démarches comme les demandes de papiers, d’asile ou la facturation d’une partie de l’hébergement.
« Malgré quelques appréhensions lors du déploiement de NetExplorer sur les différentes PASH, liées principalement au grand nombre d’utilisateurs dans ces structures, nous avons rapidement et facilement pris en main la solution. Nous avons été rassurés de voir que l’on pouvait exporter et exploiter le paramétrage réalisé pour nos besoins internes.

Par ailleurs, la possibilité d’utiliser des APIs s‘est révélée précieuse. Nous pouvons connecter et automatiser des échanges d’informations entre les environnements de stockage NetExplorer et les bases de données de gestion du Samusocial. Cette automatisation facilite grandement la tâche de nos travailleurs sociaux qui n’ont pas tous une culture informatique. Et surtout NetExplorer a su adapter son prix à notre structure sociale, ce qui a été très apprécié par notre direction, » conclut Frédéric Lamagdelaine, Chef de projet du pôle informatique au Samusocial de Paris.