La société Manutan, spécialisée dans la vente à distance, s’est lancée il y a deux dans un projet de dématérialisation. Pour Eric Duverger, Responsable des ventes e-business, l’objectif était de pouvoir apporter un nouveau service au client. « C’est un levier business avant un levier gain ». Le traitement des fax de commandes fut la première étape du processus, suivi par la dématérialisation fiscale. L’enjeu de ce projet européen portera à terme sur 400.000 factures par an.

La facture électronique signée représente une difficulté au niveau européen, en raison des divergences entre les différents pays, remarque Eric Caprioli. Chaque pays y met sa touche personnelle. En Allemagne par exemple, un certificat qualifié est nécessaire, pas en France. En Espagne, il faut un certificat espagnol, qui ne peut pas être utilisé par les 27. En France, les dispositifs ne sont pas les mêmes pour la sphère privée et la sphère publique. Aucune passerelle n’existe entre les deux, d’où l’obligation d’être certifié pour l’une et pour l’autre.

« En cas d’inondation ou d’incendie, 70% des entreprises feraient faillite »

Pour Pascal Handy, chef de marché et directeur marketing produits Epson Business, l’impression est un domaine qui s’accroît année après année, avec une augmentation d’environ 25% par an. Phénomène surprenant puisque les gens font de plus en plus attention et ont tendance à réduire le nombre d’impressions, mais qui s’explique, selon lui, par la quantité toujours croissante du nombre d’informations numériques qu’ils reçoivent. Au final, ils impriment tout de même plus qu’avant. Qu’elles soient papier ou non, toutes les entreprises doivent gérer toutes ces archives, ce qui n’est pas chose simple. Les hôpitaux de Paris, par exemple, ont 17 km d’archives. Comment faire pour gérer ce phénomène, surtout pour une petite entreprise ? Comment les numériser ? Qui y aura accès ? Une problématique majeure, surtout quand l’on sait qu’en cas d’inondation ou d’incendie, 70% des entreprises feraient faillite car la plupart d’entre elles sont des TPE et PME.

« 90% de l’information professionnelle se retrouverait au final sur papier »

Les entreprises ont du mal à appréhender mais elles numérisent de plus en plus. Pour ce faire, elles ont besoin d’outils de numérisation. 400.000 unités de scanners ont été vendues en 2009.
Néanmoins, selon certaines études, 90% de l’information professionnelle se retrouverait au final sur papier, dont la plupart serait au final perdue ou mal classée. Le gâchis et la perte sont énormes. Pour rechercher un document, un employé mettrait en moyenne 18 minutes. Une entreprise dépenserait 20 dollars pour classer un document et 120 dollars pour retrouver un document mal classé. Une économie importante peut donc être réalisée en terme de productivité.

Dans le processus de dématérialisation, la société Brocade s’occupe de cette partie flux de données et archivage. L’objectif, comme le souligne Bruno Guiet, Senior System Engineer chez Brocade, est de pouvoir accéder à tout moment aux données, soit à la donnée elle-même, soit à la sauvegarde.

Au niveau de la conservation des documents, la Loi a réformé la prescription de droit commun de 30 ans à 5 ans, souligne Eric Caprioli. Le législateur français a benchmarké sa législation en regardant ses homologues anglais. Avec une durée réduite à 5 ans, ils ont fait mieux que les anglais. Cependant, si un événement survient dans les 5 ans, le délai passe alors à 20 ans. Ces nouvelles législations ne sont néanmoins valables que pour les documents futurs, pour l’instant il faut gérer le stock ancien.

« La valeur de la signature électronique est la même que la signature papier »

Cryptolog s’occupe de la signature électronique des documents et de la dématérialisation de document signé. Un document signé est un document à valeur ajoutée. « La valeur de la signature électronique est la même que la signature papier », souligne Eric Caprioli. « Elle fait foi de la même manière, mais peut aussi être remise en cause, comme la signature papier ». La signature électronique va permettre de dématérialiser les documents qui n’auraient pas pu l’être sinon. Cependant, le problème de compatibilité entre les certificats des différents pays ne fait qu’accroître les coûts. Une harmonisation claire serait nécessaire.

Est-ce un bon outil pour franchir la crise ?

Généralement, en période de crise, on stoppe les projets et on ne change pas le matériel. Cependant, les tendances sont vraiment contrastées selon les entreprises. De nombreux projets sont reportés dans le temps. Pourtant, il n’y a jamais eu autant de documents dématérialisés que cette année.

La dématérialisation s’inscrit-elle dans une démarche de Green IT ?

L’énergie nécessaire pour la sauvegarde, les serveurs, le refroidissement, …, est très importante. Ce n’est pas du tout écologique. Alors, imprimer une feuille ou la numériser, que faire ? A l’heure actuelle, il est difficile, selon les experts, de répondre à cette question. Il faut attendre une évolution des technologies qui permettront de réduire l’impact écologique. Pour Pascal Handy, un juste milieu doit être trouvé entre l’impression papier et la sauvegarde. Mais sachant qu’un document est en moyenne sauvegardé 2 fois ½ de trop, il est clair que des économies restent à faire.

Qu’est-ce qui freine le développement d’un tel système ?

En France, le frein est surtout psychologique, c’est une question d’habitudes. Il faudrait un changement de culture dans les entreprises. De plus, la réalité des TPE et PME se situe bien loin de ces problématiques. Une incitation gouvernementale forte montrerait la voie pour ce type de pratique (style diminution fiscale). L’Italie, la Belgique, le Luxembourg, la Suisse, l’Espagne sont beaucoup plus en avance que nous en la matière, d’ailleurs la signature électronique est une vraie réalité en Italie.