Le secteur hospitalier figure parmi les premiers chantiers de dématérialisation massive. Les dossiers médicaux sont par conséquent de plus en plus hybrides, à la fois papier et numériques. Dans les deux cas, les métadonnées associées à ces dossiers sont au format numérique, ce qui impose de concilier plusieurs impératifs en termes de gestion :

– Accéder aux dossiers médicaux pour les soins ;

– Conserver ces derniers à très long terme ;

– Respecter le secret médical en préservant la confidentialité des archives et de leurs métadonnées ;

– Optimiser leur gestion et ses coûts.

Les établissements de santé qui souhaitent externaliser leurs archives de santé électroniques doivent obligatoirement faire appel à un prestataire agréé.
LOCARCHIVES s’est donné les moyens (humains, techniques et méthodologiques) pour répondre aux 73 impératifs précisés par l’agrément, parmi lesquels : une politique de confidentialité et de sécurité concernant le respect des droits des personnes concernées par les données hébergées, la sécurité de l’accès aux informations, la pérennité des données hébergées, l’organisation et les procédures de contrôle internes.

Voici en résumé, le périmètre couvert par LOCARCHIVES en termes de gestion des dossiers des établissements de santé :

Périmètre couvert / Agréments et normes

– Dossiers patients papier & métadonnées : NF Z 40-350 (privé) / agrément SIAF (public)
– Dossiers patients électroniques & métadonnées : NF Z 42-013 (privé) / agrément SIAF (public)
– Données de santé à caractère personnel (papier et électronique) : Agrément HDS