Créé en 2005, l’INS HEA œuvre pour la scolarisation, l’éducation et la formation des publics à besoins éducatifs particuliers. L’institut compte près de 150 collaborateurs aux fonctions diverses et propose une palette de formations initiales et continues qui s’inscrivent dans une optique de professionnalisation et de recherche. Elle répond à l’émergence de nouveaux métiers liés aux questions de l’accessibilité pédagogique et sociale et de l’insertion professionnelle. Diplômants ou qualifiants, les programmes de formation s’adossent aux travaux de recherche et d’expertise de l’institut.

La variété des profils des personnels ainsi que la multiplication des mots de passe pour se connecter aux différentes applications et aux différents annuaires entraînaient une certaine lourdeur du processus d’authentification. L’institut avait mis en place une solution Open Source qui, en fin de compte, nécessitait plus de temps et mobilisait plus de ressources que prévu. C’est donc au vu de ce constat, que l’INS HEA a décidé de passer à une solution plus simple ne mobilisant pas trop de ressources internes. Par ailleurs, confronté à de nombreuses problématiques comme les ralentissements des temps d’activité et le manque de rapprochement des différents annuaires, Séjiane SOCCALINGAM, Responsable du centre de ressources Informatiques au sein de l’INS HEA, à la tête d’une petite équipe de trois personnes, s’est mis en quête d’outils dits « centralisés ».

Après un rapide tour d’horizon, 4 solutions répondant aux besoins sont identifiées, trois sont retenues pour consultation. Très vite, les solutions proposées par Tools4ever s’imposent par leur simplicité d’utilisation et leur rapidité et simplicité de mise en œuvre. Si la sécurité est un élément essentiel, le gain de temps pour l’utilisateur et la facilité d’utilisation sont des critères importants qui ont contribué au choix de la solution. Autre facteur prédominant, le coût de la solution qui s’intègre dans une enveloppe budgétaire de fonctionnement informatique sans générer de sur-dépenses.

Grâce à la solution UMRA (User Management Resource Administrator) associée à une solution PSM (Password Service Management), l’institut règle les difficultés liées à l’hétérogénéité de ses annuaires et applications. Concrètement, à l’arrivée d’une nouvelle ressource, les applications RH et de gestion des formations enregistrent directement les informations dans une table UMRA qui les synchronise automatiquement avec l’Active Directory et l’annuaire LDAP dans des délais très courts. Dès lors, l’utilisateur n’a plus de saisie fastidieuse de plusieurs combinaisons identifiant/mot de passe à effectuer dans une même journée pour accéder à plusieurs applications.
Au quotidien, un réel gain d’efficacité est constaté car les utilisateurs sont autonomes dans la gestion de leurs mots de passe.