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Klaus Schulz, PFU Fujitsu : Le Scan-to-Cloud et le Scan-to-Mobile révolutionnent le marché de la numérisation
juin 2012 par Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Fujitsu
De nombreuses sociétés, qu’il s’agisse de grands comptes ou de petites et moyennes entreprises, ont, avec l’émergence des nouvelles technologies mobiles telles que les Smartphones ou les Tablettes, intégré la mobilité dans leur stratégie. Elles sont constamment à la recherche de nouveaux dispositifs afin de rendre le travail de leurs salariés mobiles plus facile. L’étude iPass Global Mobile Workforce Report réalisée en T3 2011 et publiée le 16 Novembre 2011 auprès des travailleurs mobiles dans plus de 1100 entreprises du monde entier, sur les tendances d’achat ainsi que les habitudes dans l’utilisation des outils mobiles en entreprise, révèle que 95 % des travailleurs mobiles ont désormais des Smartphones et 91 % l’utilisent pour le travail. De même, ils sont 44% à utiliser une tablette.
Cette transformation a amené les fournisseurs de solutions de numérisation à prendre en compte cette nécessité. On a ainsi vu émerger des concepts innovants de numérisation à savoir : le Scan-to-Cloud, c’est-à-dire le transfert des documents papiers dans des applications Cloud telles que Evernote, Google Docs, Salesforce CRM, Salesforce Chatter ou SugarSync, et le Scan-to-Mobile qui permet de numériser des documents papier et de les envoyer directement vers un iPhone ou un iPad, par exemple. Ensemble, ces nouveaux concepts rendent les connaissances du travailleur mobile beaucoup plus souples et beaucoup plus productives.
La mise en place de processus électroniques : un préalable à toute mobilité
Cette tendance va changer la façon dont on travaille. Cela veut dire, d’une part, que les processus doivent s’adapter, mais qu’il faudra aussi de nouvelles solutions techniques. En matière de process, cela concerne, en particulier, les procédures papier. Si le personnel est souvent sur la route, il sera difficile d’échanger des documents papier qui sont encore les plus répandus. Il est souvent tout simplement impossible d’emporter avec soi tous les documents qui pourraient se révéler nécessaires. C’est pourquoi, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à positionner la numérisation des documents au début de leur chaîne de processus, permettant ainsi d’obtenir des processus électroniques homogènes.
Beaucoup de changements concernent également la technologie. Aujourd’hui, de nombreux scanners sont tout aussi mobiles que leurs utilisateurs. Les travailleurs mobiles sont en mesure d’intégrer l’information papier dans les processus numériques à tout moment et où qu’ils soient. La force des aides à la mobilité réside dans trois éléments de base. Le premier est le degré de mobilité auquel sont parvenus les périphériques de numérisation portables. Le second est le fait que les appareils portables sont tout aussi productifs que les plus grands scanners. Le troisième est l’utilisation de documents en relation avec des services et des applications offertes via le Cloud.
Le Scan-to-Cloud : la première étape
La mobilité est effectivement étroitement liée au Scan-to-Cloud, car il est logique de s’appuyer sur des services de Cloud computing tels que Google Docs, Evernote, Salesforce ou SugarSync, en particulier lorsque l’on est en déplacement. Seule une connexion Internet est nécessaire pour avoir à sa disposition toutes les données et les outils logiciels dont on a besoin. Grâce au Scan-to-Cloud, la flotte de salariés mobiles a accès aux documents importants où qu’elle soit. Elle n’a qu’à utiliser un scanner pour numériser directement dans une application Cloud, comme TMS Archive de Tec Media Services. Par un simple clic sur l’icône Scan to TMS Archives, les documents papiers sont transférés en quelques secondes, dans l’archive Cloud. Il existe aujourd’hui beaucoup d’applications qui permettent la transmission directe des documents numérisés dans le Cloud : Google Docs, Evernote, etc.
Du Scan-to-Cloud au Scan-to-Mobile
Mais, si les utilisateurs peuvent aussi facilement traiter, transférer, classer les documents et y avoir accès dans des applications Cloud, cela n’est que le début. L’étape d’aujourd’hui, pour les solutions de numérisation, est de pouvoir se connecter directement avec les terminaux mobiles. Le Scan-to-Mobile simplifie grandement le travail avec les appareils intelligents. Les utilisateurs sont libres de choisir avec quel appareil ils veulent accéder à l’information. L’avantage pour les entreprises est un meilleur accès aux informations et une diffusion plus rapide de celles-ci. Un autre avantage est le fait que la numérisation directe sur les terminaux mobiles fait gagner du temps. Le Scan-to-Mobile allège également le poids des porte-documents. Le travail sur la route ne peut être efficace que dans la mesure où les personnes ont avec elles toutes les informations nécessaires sans besoin d’aller les chercher ailleurs.
Ainsi, les nouveaux concepts de Scan-to-Cloud et de Scan-to-Mobile révolutionnent le marché de la numérisation, le transforment littéralement pour offrir, aux entreprises désormais désireuses d’entrer dans la nouvelle ère de la numérisation, des outils capables d’accroître l’efficacité et la productivité de leur personnel.
