Rechercher
Contactez-nous Suivez-nous sur Twitter En francais English Language
 











Abonnez-vous gratuitement à notre NEWSLETTER

Newsletter FR

Newsletter EN

Vulnérabilités

Se désabonner

Iron Mountain annonce la création de sa nouvelle division BPM Europe

novembre 2010 par Marc Jacob

Iron Mountain, prestataire de services de gestion de l’information, annonce la création d’une nouvelle division opérationnelle de BPM (Business Process Management-gestion des processus métier) au niveau européen. En France, cette nouvelle division s’appuiera sur le savoir-faire et l’expérience de la société Anamnis GDM, PME française rachetée par Iron Mountain en 2008, qui a développé des solutions innovantes en matière de dématérialisation de factures et de workflow.

La société se donne ainsi les moyens de répondre aux besoins des entreprises cherchant à
renforcer l’efficacité de leurs processus métier en externalisant des activités stratégiques
telles que, par exemple, le traitement des factures entrantes. Les entreprises peuvent ainsi
confier à Iron Mountain l’une des étapes ou bien la totalité du processus de gestion des
factures entrantes, dont le traitement rapide et efficace devient de plus en plus crucial. Iron
Mountain prend en charge à la fois les factures papier et électroniques, tout au long de leur
cycle de vie. Les entreprises bénéficient donc de l’intégration de leurs informations
physiques et numériques dans leurs processus internes, au sein de leurs systèmes ERP
(Enterprise Resource Planning).

Externalisation des problèmes

La mondialisation soumet les services comptables des entreprises et des administrations à
de nouvelles exigences. Aujourd’hui, celles-ci peuvent en effet recevoir des factures
rédigées en plusieurs langues et non plus seulement en français. Alors qu’un système
comptable classique offre des capacités limitées pour le traitement des factures, Iron
Mountain extrait les détails pertinents de chaque document, quelle qu’en soit la langue.
Tout aussi problématiques sont les obligations croissantes auxquelles les entreprises doivent
faire face en matière de conformité, de protection des données et de normes de sécurité et
de qualité. Elles doivent respecter ces obligations supplémentaires alors même que
des contraintes économiques imposent une normalisation des workflows pour la gestion
des processus métier.

Les processus métier traditionnels tels que le stockage « artisanal » ou « non structuré » des
documents papier engendrent des coûts disproportionnés et présentent le risque de perte de
données. Les problèmes résultant de la perte d’informations et de la gestion des exceptions
viennent encore compliquer la situation. C’est un scénario typique, que l’on retrouve souvent
avec des systèmes comptables français obsolètes. De nos jours, les échanges
d’informations et de documents à grande vitesse sont essentiels aux succès des entreprises.
La plupart d’entre elles effectuent des opérations avec des centaines voire des milliers de
clients et de partenaires commerciaux. Le traitement efficace de ces échanges constitue un
défi majeur à relever. En outre, les entreprises désireuses d’optimiser la gestion de leurs
processus métier en interne sont d’abord amenées à investir massivement dans du matériel,
des logiciels, du personnel informatique et des mises à jour régulières de leurs systèmes.

En externalisant la gestion des processus auprès d’Iron Mountain, les entreprises peuvent
s’en remettre à un prestataire de confiance pour toutes ces obligations, ce qui leur permet
de se concentrer sur leur coeur de métier, de gagner du temps et de réaliser des économies.
Les investissements supplémentaires et la formation du personnel deviennent alors
de l’histoire ancienne.
Iron Mountain livre rapidement et de façon sécurisée des données de facturation qui
s’intègrent dans le système d’information comptable de l’entreprise. Cela permet un
traitement directement au sein des processus internes tout en renforçant l’efficacité et la
transparence pour le client. Dans le même temps, les entreprises bénéficient de l’expérience
et des bonnes pratiques éprouvées par Iron Mountain ainsi que de ses méthodes
sécurisées, conformes à la loi et structurées pour le traitement des documents nouvellement
reçus.

Un processus métier en trois étapes

Iron Mountain traite les factures entrantes en trois phases. D’abord, toutes les nouvelles
factures reçues sont automatiquement transmises à Iron Mountain, qui numérise
immédiatement les documents papier. Iron Mountain vérifie que les informations sont
complètes et exemptes de doublons ou d’erreurs dans les différentes rubriques,
ce qui permet de détecter avec rapidité et fiabilité d’éventuelles erreurs de calcul,
par exemple dans le montant de la TVA.
Ensuite, Iron Mountain vérifie la conformité de la comptabilité avec le Code Général des
Impôts. Des rapports de performance détaillés permettent aux clients non seulement de
vérifier l’efficacité et la qualité du service externalisé, mais aussi d’identifier immédiatement
les goulets d’étranglement et les améliorations nécessaires dans les processus de
l’entreprise. A tout moment, cette dernière peut accéder rapidement et facilement à ses
données numérisées. Enfin, Iron Mountain indexe les documents pour en accélérer la
recherche.

Une fois le traitement terminé, Iron Mountain indexe les documents aussi bien imprimés
qu’électroniques, de sorte qu’ils soient localisables en permanence, et les archive
en appliquant les plus hauts niveaux de sécurité. Le personnel habilité du client a accès
à l’ensemble des données 24 / 7, via des portails Web sécurisés. Grâce à ces capacités de
traitement accéléré des factures, les entreprises peuvent bénéficier d’éventuelles remises
pour règlement dès réception ou encore éviter les doubles règlements. A cela s’ajoute une
transparence accrue qui améliore elle aussi la productivité du service comptable.

Une transparence de bout en bout

Le traitement des factures entrantes par Iron Mountain peut également être intégré
au système ERP interne de l’entreprise. Dans ce cas, Iron Mountain prend en charge
l’ensemble du traitement des données et numérise tous les documents au format natif
de l’ERP. La gestion des processus métier d’Iron Mountain s’intègre indépendamment dans
toute infrastructure existante, quelle qu’en soit l’origine, à un stade quelconque de la chaîne.
Le personnel habilité a accès aux données à tout moment pendant et après le traitement et,
lorsque cela est nécessaire, peut récupérer les documents en ligne via un portail Web ou
sous forme d’originaux livrés par l’un des véhicules sécurisés de la flotte d’Iron Mountain.

A l’expiration de la période de conservation réglementaire, la société se charge également
de la destruction « conforme » des données. De la sorte, aucune facture n’est jamais perdue
et le respect de toutes les obligations légales est garanti.
« Le traitement des factures entrantes représente une tâche complexe pour toutes
les entreprises, en particulier pour celles disposant de plusieurs filiales dans différents pays.

Notre nouvelle division offre des services normalisés qui automatisent les processus et
assurent la transparence de bout en bout ainsi que l’exactitude des données.

Ce sont des
exigences auxquelles les entreprises ne peuvent répondre en interne qu’au prix de lourds
investissements », souligne Charles Compagnon, Directeur Commercial d’Iron Mountain
BPM France, « En externalisant la gestion de leurs processus métier, les entreprises
bénéficient en outre de données pré-structurées. Cela permet une exploitation plus efficace
des informations pour des prises de décisions importantes ou des analyses de coûts
d’exploitation.


Voir les articles précédents

    

Voir les articles suivants