Il ressort des entretiens d’Iron Mountain avec des professionnels de l’informatique, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, en Espagne et au Royaume-Uni[i], un sentiment de frustration des équipes IT qui dénoncent les pratiques négligentes de stockage des données mais qui ne font rien pour inciter leurs collègues à changer de comportement.

Les raisons évoquées pour expliquer ce comportement des salariés sont principalement les compétences insuffisantes en informatique, suivies par une tendance générale à la négligence et au défaut de vigilance, la mauvaise gestion des versions des documents, des pratiques de nommage des fichiers incohérentes ou incomplètes (qui les rendent difficiles à trouver) et les difficultés liées aux données non structurées, en particulier pour les équipes de création. Concernant les RH, les professionnels de l’informatique conviennent que ce sont des salariés souvent débordés, qui ont tellement de données à traiter chaque jour qu’il leur est difficile de garder le contrôle sans jamais faire d’erreurs.

Voici le Top 10 des services dont les professionnels de l’informatique en Europe pensent qu’ils sont les moins performants dans l’enregistrement des documents :

RH
Finance
Marketing
Ventes
Développement commercial
Créatifs
Service client/Assistance
IT et développeurs de logiciels
Haute direction
Administration

Pour une société de services en France, avec près de 100 salariés : « Les pires sont les chargés du développement commercial. Ils ne sont pas férus de technologie et sont toujours sous pression. Conclusion : ils commettent des erreurs, enregistrent leurs documents au mauvais endroit et peinent à les retrouver quand ils en ont besoin. » Dans une autre société de services en France, avec près de 1 000 salariés cette fois, c’est le service marketing qui est montré du doigt : « Ils manipulent de très nombreux fichiers, des présentations, des descriptifs de processus, et autres documents liés aux thématiques du marketing. Souvent, ils s’y perdent et ne parviennent pas à retrouver le fichier dont ils ont besoin. Leurs mauvaises pratiques de nommage et d’indexation des fichiers ne les aident pas non plus. »

Dans une agence spécialisée dans les médias au Royaume-Uni, qui emploie près de 150 personnes, ce sont les équipes de création qui sont le plus souvent incriminées : « Ils reviennent sans cesse sur les versions précédentes de leurs présentations, ils ajoutent des éléments au gré des nouvelles idées et des concepts et, au final, ils enregistrent leurs fichiers un peu n’importe comment. » Une grande société de services financiers avec plus de 1 000 collaborateurs explique que ce sont surtout les agents du service client qui gèrent mal leurs fichiers : « C’est une question d’état d’esprit : ils savent qu’ils peuvent se tourner vers le service IT à tout moment pour récupérer des données. Mais c’est une exception : les salariés des autres services ne comptent pas sur nous comme eux le font. »

En Espagne, dans une société de services qui emploie 350 personnes, on évoque le manque de connaissance de l’outil informatique des professionnels des ressources humaines. « Le fait qu’ils manipulent autant d’information au quotidien les amène à commettre des erreurs, d’enregistrement et de classification des fichiers notamment. »

En Allemagne, une agence de presse de taille moyenne, avec plus de 500 employés, pointe du doigt les créatifs : « Ils traitent chaque jour un nombre incroyable de contenus multimédias et s’y perdent parfois entre les différentes versions d’un même fichier. Il faut absolument qu’ils se forment aux bonnes pratiques de gestion des données non structurées et qu’ils appliquent les règles. »

Aux Pays-Bas, on désigne surtout les services de développement commercial, de vente et de marketing. C’est le cas dans une société d’ingénierie et de fabrication industrielle qui emploie 350 personnes : « La gestion des données est mal organisée si bien que les responsables du développement commercial égarent très souvent leurs fichiers. » Dans une petite société de services financiers avec moins de 100 employés : « Les commerciaux sont négligents, mais c’est parce qu’ils pensent que toutes les données sont sauvegardées et qu’ils pourront les récupérer à tout moment qu’ils s’autorisent à être désinvoltes. » Les membres du personnel administratif et opérationnel ne sont pas exempts de reproches comme dans cette société d’hébergement-restauration qui emploie 200 personnes : « Il n’y a pas de procédure établie pour les sauvegardes et le stockage des fichiers, pas plus qu’il n’y a de norme de nommage et d’indexation. Conclusion, les documents sont enregistrés n’importe comment. » Un employé du service informatique d’une petite société de fabrication de 100 personnes reconnaît ceci : « J’ai longtemps pensé que les salariés du marketing procédaient ainsi parce qu’ils savent que les agents de l’informatique les aideront à retrouver leurs données au besoin, mais j’ai compris depuis que le problème vient d’une méconnaissance de l’informatique. »

« Les salariés qui ont assisté au déploiement progressif dans les entreprises de systèmes plus sophistiqués et stratégiques pour les sauvegardes et restaurations de données, avec la coexistence de solutions sur site et distantes, à base de Cloud, de serveurs, de disques ou de bandes, y voient un fantastique filet de sécurité en cas de perte de document ou d’organisation défaillante », déclare Marc Delhaie, PDG d’Iron Mountain France et Suisse. « Ils ont souvent en commun une méconnaissance des outils informatiques. Pour alléger cette surcharge de travail, les professionnels de l’informatique devraient former leurs collègues des autres services aux bonnes pratiques de nommage et d’enregistrement des documents, encourager l’utilisation de plates-formes collaboratives de partage de documents pour mieux gérer et contrôler les versions des fichiers et mettre à la disposition des salariés un référentiel central où ils rechercheraient eux-mêmes leurs documents. »