L’évolution de l’archivage en ligne est également poussée par les processus de modernisation de l’Etat, qui permet aujourd’hui aux entreprises de dématérialiser un ensemble d’échanges, notamment au niveau des factures, à
condition qu’il y ait un archivage industriel auprès d’un organisme
reconnu.

La FNTC ouvre ainsi à distinguer les tiers archiveurs justifiant des
qualités requises.

Mais au-delà des obligations réglementaires en vigueur, l’archivage
électronique peut également jouer un rôle de premier plan dans la
productivité des entreprises. En effet, il occupe une place importante
dans
la logique de travail collaboratif et permet de décloisonner l’information
en la rendant aisément accessible à l’ensemble des collaborateurs de l’
entreprise. Les données doivent alors être structurées, indexées et
conservées mais il faut également prévoir leur restitution et leur
accessibilité dans un contexte technologique changeant.

Ainsi, les collaborateurs d’une entreprises pourront par exemple accéder à
des informations clients (dossiers de constitution.) en temps réel, mieux
connaître leurs profils et besoins et donc améliorer leur satisfaction.
Nous
sommes ainsi bien loin des traditionnels archivages papier ou COLD
(archivage de spools d’impression) souvent synonymes de difficultés
d’accès
aux documents souhaités voire de pertes de dossiers, notamment pour les
établissements comptant plusieurs millions clients. La notion de
conservation à long terme et d’intégrité du document est également une
donnée majeure de l’archivage électronique.

Grâce à des systèmes de GED complémentaires, les entreprises pourront
également contribuer à enrichir les dossiers existants et intégrer les
modifications lors de archivage. Cette démarche à valeur ajoutée doit être
pensée et mise en ouvre en parallèle pour permettre notamment de faciliter
l’accès aux documents recherchés. L’on comprend dès lors l’intérêt de l’archivage électronique et de son impact sur les résultats opérationnels de
l’entreprise. De plus, il convient de se pencher sur deux autres points
stratégiques dans la mise en ouvre d’un système d’archivage réellement
industriel : la sécurité et la disponibilité.

Facteurs clés d’un archivage électronique réussi, les notions de sécurité
et de disponibilité des infrastructures d’archivage sont indispensables à
plusieurs titres : au niveau réglementaire par exemple ou tout simplement
au niveau organisationnel. Ainsi, l’on comprend parfaitement qu’il n’est pas
envisageable de donner « libre accès » au patrimoine documentaire de l’entreprise ; l’accès doit être préalablement pensé en fonction des profils.
Il convient également de définir quelles pièces peuvent être enrichies et
quelles pièces doivent être figées. La signature électronique est
également un point clé du processus sécuritaire.

Enfin, la notion de disponibilité immédiate est une donnée stratégique qui
justifie souvent le déploiement d’une infrastructure d’archivage
électronique. Il est en effet indispensable de s’adapter à un environnement
économique changeant et de trouver la bonne information au bon moment et
en tout lieu en se débarrassant des problèmes de stockage physique.
Un archivage électronique réussi réunit donc des connaissances
informatiques, des techniques métier et approches archivistiques et doit
prendre en compte les aspects réglementaires de l’archivage. Ainsi, les
archives occupent ainsi une place dynamique dans la productivité des
entreprises et se débarrassent progressivement d’une image poussiéreuse
pour devenir un véritable outil de compétitivité !