Ces dernières années ont été marquées par une perte complète de transparence et par conséquent de vue d’ensemble des licences SAP requises et utilisées du fait de nouveaux produits ainsi que de « nouvelles » métriques de licence (octroi de licences HANA, moteurs SAP, utilisation indirecte ou sur le cloud). Cela n’a pas dérangé pour autant de nombreux clients puisqu’ils disposaient parait-il du « meilleur contrat SAP » et des « meilleures conditions ». Pourquoi auraient-ils donc ressenti la nécessité de se pencher de plus près sur l’utilisation des licences ? Aujourd’hui pourtant, il semblerait qu’ils auraient mieux fait de le faire. En effet, ils doivent désormais faire face à de nombreux défis concernant ces dernières. Et les outils d’audit de SAP ou les solutions manuelles sur Excel sont loin d’offrir une réponse satisfaisante à ce problème. Le besoin de licences SAP (droits d’utilisation) s’évalue directement en fonction de l’utilisation de SAP, laquelle est en constante évolution, comme on le sait, depuis longtemps déjà, du côté de l’administration des rôles et des utilisateurs.

1. Les achats de licences SAP se basent sur l’évaluation faite de leur future utilisation. Lors de l’introduction de produits SAP, le stock de licences déjà détenu par le client n’est généralement jamais pris en compte. Cela tient au fait que le service commercial de l’éditeur de logiciels soumet son offre aux clients à partir des données que ceux-ci ont, au préalable, eux-mêmes chiffrées. Or, les clients ne peuvent la plupart du temps pas savoir précisément en amont du projet (introduction du produit) combien de collaborateurs auront besoin d’une licence, ni qui seront exactement ces collaborateurs à l’avenir. Le nombre de droits d’utilisation requis doit par conséquent être estimé. Ceci amène inévitablement à l’acquisition par les clients de nouvelles licences pour des collaborateurs déjà en possession du droit d’utilisation requis. D’où un excès de licences quasiment incontournable.

2. Interprétation des différents types de licences : SAP propose depuis quelques temps déjà dans ses tarifs de nouveaux types de licences utilisateur. Les prix de ces types de licences sont extrêmement intéressants par rapport aux licences onéreuses pour « utilisateurs SAP professionnels ». Les descriptifs, malheureusement, sont quant à eux tout sauf clairs. Ils laissent en effet, comme auparavant, une trop grande marge d’interprétation. Par exemple, aucune liste précise des transactions qu’un utilisateur a le droit d’exécuter avec la licence correspondante n’est fournie. Comment décider alors, sans cette liste, du type de licence requis dans l’entreprise ? Le constat tombe généralement une fois la mesure ultérieure du système SAP effectuée, lorsque SAP « prétend » que le type de licence n’est pas suffisant pour l’utilisation requise. Le mauvais type de licence a généralement été acheté et on se retrouve à payer en plus une maintenance coûteuse alors qu’on ne peut même pas l’utiliser.

3. Attribution des types de licences utilisateurs attitrées : d’après les conditions générales de vente, les clients doivent attribuer les licences en fonction de l’utilisation faite. Or, avant qu’un utilisateur puisse utiliser SAP, il a besoin des autorisations correspondantes. Ces deux notions sont souvent confondues. Ainsi, l’attribution des licences utilisateurs attitrées sur la base des rôles SAP octroyés peut s’avérer financièrement lourde de conséquences. En effet, toute personne connaissant bien le système d’autorisation de cette marque sait que chaque utilisateur dispose de bien plus d’autorisations qu’il n’en a en fait l’utilité. Il est aussi difficile d’empêcher cela efficacement, car les droits afférents aux rôles SAP ne cessent d’augmenter avec le temps, le monde de l’entreprise étant toujours plus exigeant. L’attribution manuelle du type de licences dans SU01 n’est pas non plus un système aisé au regard des utilisations qui changent en permanence. Un collaborateur qui avait besoin, par exemple, d’une licence « SAP Worker User » peut le mois plus tard avoir besoin d’une licence « SAP Project User » parce qu’il aura changé de service et donc de domaine de travail. De tels changements ne sont en général pas communiqués au service de la base SAP, avec pour conséquence une mauvaise attribution des droits d’utilisation et un stock de licences ne concordant pas avec l’utilisation effective.

4. Évolution permanente du besoin en licences : Comme décrit précédemment, les utilisations des systèmes SAP évoluent en permanence. Des collaborateurs quittent l’entreprise, de nouveaux sont embauchés ou bien changent d’activité. Le stock de licences possédées aujourd’hui peut ainsi être obsolète l’année suivante. Mais comment faut-il alors surveiller l’évolution de ces modifications ? Quelles licences parmi celles devenues inutiles peuvent alors être gelées ? La gestion de listes Excel manuelles ne permet pas d’apporter de réponses à ces questions. Il en va de même pour les moteurs SAP. Du point de vue de SAP, le stock ou le besoin ne cesse d’augmenter. De nouveaux produits remplacent les anciens qui ne sont plus développés. Le cas échéant, les licences peuvent être transformées. Mais comment ne pas s’y perdre ? Qu’est-ce qui a été installé ? Qu’est-ce qui est encore utilisé, et qu’est-ce qu’il ne l’est pas ? Sachant que de nombreux moteurs SAP ne sont toujours pas ou mal mesurés par SAP, l’audit SAP n’est d’aucune aide sur ce point.

5. Défis d’ordre commercial liés aux évolutions permanentes de la Liste des Prix et des Conditions (LPC) : une nouvelle LPC sort tous les trimestres. La DSAG (association regroupant les utilisateurs germanophones) s’efforce de documenter les changements. Mais qui est en mesure de lire cette longue liste tous les trois mois ? Par quelle modification est-on affecté le cas échéant ? Les modifications sont-elles pertinentes ? En fait, seule la LPC selon laquelle on acquiert par la suite des licences SAP doit intéresser l’acheteur. Toutefois, si l’on souhaite optimiser de façon proactive son stock de licences, il est primordial de savoir quelle métrique de licence a changé, à quel moment. Le produit que j’ai acheté voici un an existe-t-il encore aux mêmes conditions au tarif actuel ? Ou bien dois-je à court ou moyen terme évoluer vers une autre métrique ? La nouvelle métrique est-elle pour moi plus intéressante ou plus onéreuse ?

6. Contrats et LPC non spécifiques : même si l’on connaît son ou ses contrat(s) et la LPC correspondante, les descriptions ne permettent pas de les interpréter de façon univoque. On ne sait en fait jamais si la distribution SAP (service de conformité) ne vous démarchera pas de façon impromptue avec de nouvelles exigences lors de la prochaine négociation de contrat. Ceci représente, tel que le cas actuel de l’« utilisation indirecte » l’illustre, un risque financier impossible à calculer pour tous les clients. Ceci dépend par ailleurs du moment auquel SAP NetWeaver a été lancé. À l’occasion de notre dernière table ronde d’experts à Cologne, Madame Renate Thomas-Marcinkowski de la société Continental Automotive GmbH a attiré mon attention sur le fait qu’en fonction du choix de licence NetWeaver 2007, le thème de l’« utilisation indirecte » était intégralement couvert. Un fait probablement méconnu de la plupart des commerciaux SAP ou des clients. Il en va de même pour le produit SAP « Open Hub » : les systèmes externes connectés via Open Hub n’ont eux aussi pas besoin d’être couverts de façon supplémentaire par des licences d’« utilisation indirecte ». En plus de l’analyse du contrat et de l’analyse de l’utilisation du système SAP, une analyse de l’architecture de ce système doit également être effectuée initialement, ici afin de déterminer le besoin effectif en licences.

7. Mesure du système SAP : chaque client aura donc maintenant compris que les outils d’audit de SAP ne permettent pas de déterminer les besoins effectifs en matière de licences. Il faut savoir en effet que, pour SAP, ces audits ont un seul but : générer plus de chiffre d’affaires avec les clients existants. Ce n’est plus un secret pour personne que ces outils d’audit sont erronés et que leurs calculs peuvent s’avérer inflationnistes dans certaines conditions parce que le récapitulatif utilisateur ne fonctionne pas de façon optimale ou que la consolidation des licences ne tient pas correctement compte des types de licences spécifiques aux clients. Le « nettoyage du système » réalisé manuellement par de nombreuses entreprises est une source d’erreurs, terriblement chronophage de surcroît. J’ai déjà évoqué ci-dessus le thème de la mesure des moteurs. L’« utilisation indirecte » n’est absolument pas mesurable. Les systèmes Java ? Hana ? BusinessObjects ? SAP n’a évidemment cesse de développer ses outils d’audit. La prudence est de rigueur, plus particulièrement en ce qui concerne LAW 2.0. Sachant qu’il a fallu une année complète à SAP avant que celui-ci ne soit fonctionnel, force est de constater qu’il accuse encore des dysfonctionnements dans de nombreux domaines. Aussi je ne peux que déconseiller à quiconque de l’employer à l’heure actuelle. Mais quelles sont toutes les choses que SAP sera capable de mesurer à l’avenir ? Pourra-t-elle s’apercevoir qu’un utilisateur SAP a effectué une transaction avec une licence « SAP Worker User » qui ne fait pas partie du package ? Si j’étais responsable de ce domaine chez SAP, je ferais en sorte que cela puisse être à l’avenir contrôlable à l’issue de la mesure du système SAP.

8. Respect des exigences légales en matière de conformité : la conformité en matière de licences SAP est un sujet délicat. Une conformité intégrale est fondamentalement impossible. Les contrats SAP, les LPC et les descriptifs sont à cet égard trop flous. Or, les CEO sont personnellement responsables des violations de droits d’auteur. Ces droits sont notamment enfreints lorsque l’on utilise les systèmes SAP sans avoir préalablement acquis les droits d’utilisation correspondants, ce qui est, autrement dit, le cas, lorsque l’on est en situation de sous-licence. Voilà pourquoi je considère les descriptifs vagues de SAP comme une sorte d’astuce, dont cette société fera encore usage à l’avenir. Par peur d’être en situation de sous-licence, les clients préfèrent aussi souscrire plus de licences qu’ils n’en ont réellement besoin. C’est un moyen pour eux de se sentir en sécurité. Et tant que le service commercial de SAP est satisfait, le CEO l’est aussi. En compensation des licences inutiles achetées en trop, SAP consent une remise généreuse. Le client a ainsi bénéficié une nouvelle fois du « meilleur contrat ». Mais ne serait-il pas préférable d’acheter uniquement ce dont on a réellement besoin ? Car c’est également une façon de se mettre en conformité.

Conclusion

L’attribution de licences est un sujet de plus en plus complexe pour lequel SAP ne prête aucune assistance à sa clientèle. Au lieu d’aider ses clients en la matière, elle les accable de douteuses exigences a posteriori et les déstabilise encore plus par des outils d’audit insuffisants. Avec pour conséquence l’acquisition par la suite de licences inutiles qui se chiffrent en millions, et ce par peur de se trouver en situation de sous-licence. Le « nettoyage du système » réalisé manuellement en amont de la mesure du système SAP ou bien la consignation de l’utilisation sur Excel ne permettent pas de dénouer la situation. Les clients qui ont pris conscience de ce dilemme cherchent l’assistance d’experts externes en matière de licences SAP : eux au moins ont les connaissances et les outils requis pour rétablir la transparence dans ce maquis. Seules les entités qui ont une visibilité claire et permanente sur l’utilisation de leurs systèmes SAP savent quel produit acquérir à quel moment et de quel droit d’utilisation se débarrasser.
L’attribution de licences SAP requiert un savoir-faire technique et juridique. Seule l’optimisation des licences permet de ne pas payer plus que nécessaire, à défaut de quoi il faut vivre avec le risque de devoir payer plus ultérieurement.