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Getlink (Eurotunnel) accélère sa transformation digitale avec DocuSign

février 2019 par Marc Jacob

Getlink fait le choix de la plate-forme System of Agreement de DocuSign, Inc. (DocuSign®). Aujourd’hui, grâce à des procédures entièrement dématérialisées, l’ensemble du département Fret de Getlink a divisé par cinq le temps de gestion des accords.

Automatiser et accélérer la gestion des accords : une nécessité pour Getlink

Gérer le trafic de marchandises dans le tunnel sous la Manche jusqu’en 2086 est la mission du service Fret au sein de Getlink. Plus spécifiquement, la division Navette, qui fait transiter près de 1 700 000 camions entre la France et le Royaume-Uni par an, a pour objectif prioritaire de fluidifier ces passages, notamment grâce à l’optimisation des contrats.

Commercialiser ces transports à bord des navettes s’avère être un réel défi en termes de gestion des accords. Avec plus de 2000 clients issus d’une trentaine de pays à travers le monde, la question de la dématérialisation des processus contractuels est rapidement devenue une priorité lorsque la société a entrepris son virage vers le digital.

« Big Data, outils digitalisés… nous avons commencé il y a près de deux ans à transformer les démarches et les processus en interne à tous les niveaux, pour faire fonctionner nos trains et nos systèmes, dans l’optique de moderniser l’entreprise. Notre service demande une gestion des accords conséquente, nécessitant de nombreux envois postaux, c’est pourquoi nous avons souhaité dématérialiser rapidement ces échanges afin de gagner en productivité, » précise Christian Dufermont, Directeur commercial adjoint chez Eurotunnel.

Complémentarité, simplicité, fiabilité : la solution de DocuSign s’est imposée comme le meilleur choix

Durant l’été 2017, le service Achats a réalisé un appel d’offres afin de trouver une solution capable d’accompagner le service Fret dans ses missions. Parmi les impératifs du cahier des charges, la solution devait être opérationnelle en octobre 2017, période clé pour la gestion des contrats et s’intégrer pleinement à l’outil de CRM présent chez Getlink, Microsoft Dynamics CRM, mais aussi plus largement aux technologies Microsoft (Office 365, SharePoint, Active Directory) et enfin à SAP.

Une implémentation réussie en un temps record

DocuSign s’est imposée comme la solution la plus optimale pour répondre aux besoins du service grâce à sa facilité d’intégration avec le CRM, son ergonomie et sa fiabilité. Afin d’accompagner les équipes du service fret dans l’utilisation de DocuSign au quotidien, l’intégrateur BeWe a été sollicité pour déployer la solution en seulement 40 jours.

Les sessions de formations réalisées et la mise en place d’une plateforme de test en amont ont permis à la solution DocuSign d’être rapidement intégrée et adoptée par l’ensemble des membres de la division fret, commerciaux y compris.

« Nous sommes ravis d’avoir réussi à déployer la solution DocuSign au sein de Getlink efficacement en un temps record. Nous avons pour ambition d’accompagner nos clients dans les étapes cruciales de leur transformation numérique afin de leur offrir de nouveaux modes de travail, innovants et collaboratifs, pour maximiser leur productivité et optimiser leur métier. Ce sont les raisons pour lesquelles Getlink nous a confié ce projet, » commente Xavier Gendron, PDG et fondateur de BeWe.

Un gain de temps considérable dans la gestion des accords

Grâce à l’intégration de DocuSign, envoyer, suivre, faire signer et récupérer les contrats se fait désormais en quelques minutes. Des processus qui prenaient auparavant plus de 15 jours sont aujourd’hui réalisés en 3 jours maximum.

Ainsi, les conditions tarifaires transmises chaque fin d’année par l’équipe commerciale ont pu être envoyées et reçues par tous les clients en quelques jours, contre plusieurs semaines auparavant. DocuSign permet notamment de gérer des envois en masse de documents à la manière d’un publipostage, le tout directement depuis l’application Microsoft Dynamics CRM.

Enfin DocuSign offre la possibilité de garder une trace juridiquement recevable des accords échangés de façon numérique, un point majeur pour Getlink. En effet, la prise de connaissance du document par le client sans pour autant y avoir apposé sa signature a une valeur légale.

En un an d’utilisation de la signature électronique, Getlink a largement dépassé ses prévisions initiales et a d’ores et déjà éliminé toute transaction papier de ses opérations Fret. Convaincu par la facilité d’utilisation, la rapidité de déploiement et de prise en main ainsi que par les bénéfices de la plateforme, Getlink prévoit maintenant le déploiement de la signature électronique au sein d’autres départements du groupe (RH, Achats, Qualité…).




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