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Energie : il faut améliorer l’efficacité et la conformité réglementaire de l’accès mobile aux contenus critiques

mai 2021 par Martin Richards, directeur des solutions pour le secteur énergétique chez OpenText

La pandémie de Covid-19 a contraint des secteurs et des effectifs entiers à entrer dans une nouvelle normalité qui nous est tout sauf familière. Cependant, il existe certains fondamentaux dont nous ne pouvons imaginer nous passer, quels que soient nos efforts d’adaptation aujourd’hui. La lumière doit s’allumer lorsque nous actionnons l’interrupteur. Nos smartphones et nos ordinateurs doivent se connecter aux réseaux de communications. La flotte de camions ravitaillant nos magasins d’alimentation a besoin de carburant. Tous ces besoins sont essentiels.

C’est pourquoi, tandis que la santé des populations et de l’économie est en jeu, les entreprises énergétiques redoublent d’efforts pour assurer la disponibilité de ces éléments indispensables. Dans bien des cas, les ingénieurs qui veillent à notre approvisionnement en électricité doivent se rendre dans les centrales et les techniciens qui effectuent des réparations vitales sur les infrastructures doivent toujours s’aventurer sur le terrain, au risque de se mettre en danger.

Aucune entreprise énergétique ne manque de données ou d’informations. En fait, elle en possède tellement qu’il devient de plus en plus ardu de les analyser et de les valoriser. Au fil du temps, les contenus accumulés ont formé des silos, difficiles d’accès et d’utilisation. Il en résulte des documentations obsolètes, qui augmentent la durée et le coût des réparations et des opérations de maintenance et compliquent la collaboration avec les équipes internes et les sous-traitants. Il est crucial de réduire au minimum le temps passé par les ingénieurs au bureau et de favoriser au maximum l’efficacité des techniciens de maintenance pour faciliter la tâche de ces travailleurs essentiels. C’est ici que les technologies de gestion de contenu d’entreprise (ECM) peuvent se révéler utiles.

Améliorer l’efficacité

En mettant en place un accès mobile via un service de partage dans le cloud, les entreprises énergétiques peuvent accéder à leurs bibliothèques de contenus critiques pour optimiser leurs opérations et accroître leur résilience en améliorant l’efficacité des ingénieurs terrain. Ils gagneront du temps et réaliseront des économies en évitant d’imprimer de la documentation au bureau. Cela renforce également la sûreté de la conception, de la construction, de l’exploitation et de la maintenance des centrales ou du réseau en permettant de gérer les versions et la publication des contenus critiques.

Gestion des versions des documents

La mise à jour automatique des terminaux mobiles des ingénieurs terrain garantit la disponibilité constante des versions les plus récentes des documents critiques, tandis que des notifications alertent les utilisateurs sur l’arrivée de nouvelles versions. Des capacités hors connexion permettent d’accéder à ces documents sur des sites distants, les mises à jour s’effectuant automatiquement lorsque l’appareil se reconnecte à un réseau. Cela réduit le risque d’exposition des ingénieurs à la Covid-19 en leur évitant des visites superflues au bureau ainsi que l’utilisation de documents papier.

Maintien de la conformité

En ayant accès aux documents les plus à jour dans la bibliothèque technique de l’entreprise, les ingénieurs ont l’assurance que leur travail sera conforme aux dernières versions en date des réglementations sectorielles et des normes de sécurité internes. Cela facilite également un accès direct pour les instances réglementaires aux fins d’audit de conformité.

Réduction des coûts et des risques

Les acteurs de l’énergie sont aussi confrontés à de multiples problématiques métier liées à la nécessité de tenir à jour une bibliothèque de documents techniques et opérationnels, comprenant des réglementations, des normes, des procédures, des schémas et des plans. Ces documents servent à assurer la conformité et la sûreté de la conception et de l’exploitation des centrales ou des infrastructures (le réseau de gaz, d’eau ou d’électricité). Leur contenu est continuellement actualisé et diffusé à un grand nombre d’ingénieurs terrain. En évitant les retours à leur bureau ou sur d’autres sites centraux, ceux-ci peuvent gagner du temps et réaliser des économies, en particulier en situation d’urgence ou de crise.

La valeur de l’ECM

Un système ECM regroupant l’ensemble des procédures opérationnelles standard (SOP) et des plans dont un ingénieur a besoin, en offrant un accès sécurisé à ce contenu depuis un appareil mobile, fait gagner en efficacité les intervenants sur le terrain, facilite la gestion des versions des documents, assure la conformité et réduit les coûts. Ceux-ci conservent ainsi la garantie de recevoir les informations à jour qui leur sont nécessaires pour accomplir leur mission et maintenir le fonctionnement de services vitaux.

Le rythme des progrès numériques est à son paroxysme, raison pour laquelle il est essentiel pour les entreprises du secteur énergétique de se concentrer sur l’évolution de leurs activités métier stratégiques et sur la gestion des risques. Dans le même temps, la surveillance assidue effectuée par les autorités de régulation souligne la nécessité d’accélérer l’innovation. Les opérateurs d’énergie à travers le monde font constamment face à des changements et des défis et doivent faire preuve de résilience pour assurer la continuité de l’approvisionnement. En l’absence d’une gestion efficace des informations relatives à l’ingénierie et aux équipements, l’exécution de grands projets techniques et l’exploitation des infrastructures peuvent présenter des risques importants en termes de cadrage, de calendrier, de coût et de non-conformité. En intégrant un système ECM, ces entreprises peuvent donner à leurs ingénieurs et techniciens accès à un référentiel unique pour le stockage et la gestion des documents techniques et des procédures de travail. Pour s’octroyer un avantage concurrentiel sur un marché chaque jour de plus en plus encombré et complexe, elles doivent insuffler l’excellence opérationnelle à chaque aspect de leur activité.




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