Une modernisation significative de l’Etat

En grande majorité, les collectivités se sont équipées de plateforme de dématérialisation de marchés publics. Depuis un an, elles ont dépassé le stade de la simple publication de l’offre et utilisent maintenant pleinement ces plateformes, même si elles n’ont pas encore d’obligation légale particulière. Elles commencent à se familiariser et à tirer partie de l’utilisation de ce type d’outil. Les collectivités n’ayant pas encore utilisé les plateformes de dématérialisation sont amenées à le faire au rythme de leurs besoins, si elles n’ont pas forcément de gros achats à effectuer chaque année.

Contrairement à un a priori sur la réactivité des administrations, le marché des appels d’offres dématérialisés connaît une forte croissance auprès des collectivités en raison de la praticité des plateformes. La dématérialisation offre de plus grandes possibilités pour répondre à des appels d’offres lourds et permet à toutes les entreprises de télécharger et poster directement les documents sur les plateformes en quelques clics. Faire appel à de tels outils assure une relation équitable et non commerciale avec les différentes entreprises.
L’Etat amorce donc une nécessaire modernisation du processus d’appels d’offres. Nous pouvons également y voir une action éco-responsable compte tenu du volume papier que représente une réponse.

Il faut noter une structuration du marché durant les six dernières années.
Pour preuve, en 2011, les réponses dématérialisées sur le marché public de la santé ont augmenté de 15%. Sur la même année, plus de 35% des réponses ont été électroniques, et depuis 3 ans, plus de 70% des réponses dématérialisées sont effectuées sur deux plateformes principales (achat-hapital.com et achats-hopitaux.com).

Cette structuration du marché de la santé s’explique par la levée des freins techniques liée à l’utilisation de seulement deux plateformes. En revanche, la multiplication des plateformes dans d’autres secteurs engendre une diversité de formats, de certifications et de trames qui freine les réponses aux appels d’offres. Dans le secteur de la Santé, les entreprises peuvent ainsi plus facilement mettre en forme des documents numériques structurés et gérer leur temps, à la différence des contraintes et délais liés à l’acheminement papier.
L’archivage électronique va peu à peu devenir la norme de par sa facilité de recherche et de stockage. Il libère l’entreprise des contraintes du papier, et favorise les démarches écologiques.

Un projet d’arrêté qui va affirmer la tendance
Ce projet d’arrêté relatif à la signature électronique des documents mentionnés par le code des marchés publics, met fin à l’ingérence de l’Etat et des collectivités dans le domaine des appels d’offres dématérialisés.
La signature électronique va permettre aux entreprises d’utiliser un parapheur interne pour signer leurs documents de réponse électroniques, sans être limitées par des outils diversifiés exigés par les collectivités et directement intégrés aux différentes plateformes. Les entreprises auront ainsi la capacité de répondre, selon le procédé mis en place au sein de leur société, ce qui lève un frein considérable.

Le projet d’arrêté encourage et favorise donc les échanges électroniques des appels d’offres en libérant les entreprises des contraintes techniques et de forme.

Aujourd’hui, une collectivité peut imposer une réponse dématérialisée. En janvier 2012, le CHU de Rouen a publié un appel d’offre imposant une réponse dématérialisée. Le CHU de Rouen a ainsi envoyé un signal fort qui marque le début des réponses exclusivement dématérialisées.
Aussi, depuis le 1er janvier 2010, les entreprises informatiques ont obligation de répondre de façon dématérialisée aux appels d’offres supérieures à 230 000 €.
Le projet d’arrêté et les mesures prises ces dernières années accélèrent donc la pénétration de la dématérialisation sur les marchés publics.

Le point de vue des parties prenantes

Le marché connaît un rééquilibrage des contraintes entre les services publics et les entreprises.
Les entreprises ont aujourd’hui une facilité à répondre aux appels d’offres électroniques de façon immédiate. Les prestataires ne sont plus contraints à modifier leur processus de signature en fonction de chaque client.
Pour les collectivités, elles ont maintenant à résoudre le problème potentiel d’avoir des formats de signatures non reconnus par leur plateforme. Une solution simple : les services publics doivent maintenant aussi fournir l’outil de vérification des signatures des prestataires.
Rares sont les textes de loi qui imposent de telles données techniques. L’hypothèse est donc de voir émerger un standard entre les différentes plateformes et outils de signature. Le ministère des finances semble en tout cas espérer que le projet d’arrêté fera naître une homogénéisation des plateformes.

Vers une uniformisation du marché de la dématérialisation des appels d’offres publics

Le marché s’oriente vers une diminution du nombre de plateforme de dématérialisation des appels d’offres. Il se concentre de plus en plus. Les opportunistes vont disparaitre ou être rachetés. Le marché va se structurer autour de quelques éditeurs, 3 ou 4, et permettra ainsi une nécessaire uniformité des plateformes. La structuration du marché sera la preuve de sa croissance.

L’étape suivante est le déploiement massif du projet Helios qui couvre la dématérialisation du système utilisé par les comptables publics français. Il permettra de poursuivre la chaine de la dématérialisation des marchés vers les trésoriers payeurs. Le comptable public est pour l’instant le dernier maillon à ne pas être équipé d’un système de dématérialisation.

Lorsque la dématérialisation sera effective auprès du comptable public, le marché pourra se consacrer à la facture dématérialisée et bénéficier de l’interopérabilité des documents. Chaque collectivité utilise aujourd’hui le format de son choix (doc, excel, pdf…) et ne permet pas d’interagir entre les différentes parties prenantes. L’objectif est donc, à terme, de collaborer et interagir sur des documents structurés (XML) qui permettront à tous les acteurs de pouvoir traiter les informations qui transitent dans les appels d’offres.