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"Devoir de protection et respect de la vie privée : Un équilibre nécessaire pour les entreprises"

février 2020 par Hélène Goumard, Senior Solutions Consultant chez SAP Concur

La mondialisation et la conquête de nouveaux marchés imposent de plus en plus aux entreprises d’envoyer leurs collaborateurs (déplacements ponctuels ou expatriation) à l’étranger. Mais la recrudescence d’incidents extérieurs, tels que le terrorisme ou les crises géopolitiques, associée aux risques de catastrophes naturelles (séismes, maladies infectieuses, etc.) force les organisations à se doter de mesures particulières pour assurer la protection de leurs collaborateurs. Mais comment garder un œil sur eux sans empiéter de façon intrusive sur leur vie privée ?

Assurer la protection de ses salariés : une obligation pour les entreprises Depuis 1989, une directive européenne fixe le droit des employeurs en matière de protection de leurs salariés. Dans le droit français, l’employeur est considéré comme « débiteur d’une obligation de sécurité à l’égard de ses salariés ». Ainsi, les entreprises sont tenues de mettre en place les moyens adéquats pour assurer la sécurité et protéger la santé de leurs salariés, en France comme à l’étranger. Dans le cadre d’un déplacement temporaire ou d’une expatriation, cela se traduit par un devoir d’information avant leur départ sur les conditions sanitaires et sécuritaires du pays de destination, en mettant l’accent sur la prévention des risques. Les entreprises ont également une « obligation de résultat ». Autrement dit, si un salarié est victime d’un accident (séisme, attaque terroriste, explosion d’un entrepôt…) à l’étranger et que la justice considère que sa société n’a pas mis en œuvre les moyens suffisants pour le prévenir ou lui venir en aide, celle-ci sera condamnée à indemniser le salarié ou sa famille à hauteur du préjudice subi.

Pour assurer correctement ce devoir de protection et d’assistance, les entreprises doivent donc relever plusieurs défis : obtenir une visibilité en temps réel de toutes les réservations effectuées par les collaborateurs ; pouvoir les informer avant, durant et après le déplacement ; être en capacité de réagir rapidement en cas de besoin 24 h/2 et 7 j/7 ; enfin, s’appuyer sur des moyens de communication fiables et robustes.

Aller le plus loin possible dans l’exploitation de la donnée disponible

Les technologies modernes permettent aux entreprises de garantir cette sécurité au travers de plates-formes et solutions logicielles très intuitives et performantes. Ces dernières vont notamment permettre de localiser dynamiquement les employés et d’évaluer avec le plus de précision possible leur exposition au risque. Les collaborateurs peuvent être visualisés partout dans le monde sur une carte alimentée par différentes sources de données. Ces technologies donnent également la possibilité d’analyser les projets de déplacements, les voyages en cours et d’identifier les changements d’itinéraires.

Grâce à ces solutions, l’envoi de messages de prévention est automatisé tout comme celui d’alertes pour confirmer un statut « safe » ou demander une assistance d’urgence. Ces dispositifs ont en outre l’avantage de proposer une communication bidirectionnelle, c’est-à-dire de l’employeur à l’employé et inversement, ce qui permet d’obtenir un maximum de précision sur le besoin et de prioriser les actions à mener pour y répondre.

Respect des données personnelles : véritable préalable de la confiance

Une entreprise qui s’investit dans la protection de ses collaborateurs leur démontre qu’elle se préoccupe de leur bien-être. Reste que toutes ces technologies ne sont rien si l’entreprise ne dispose pas de la bonne data, à savoir à la fois les données RH, Travel et Expense. Cela pose la question du respect de la vie privée et de la confidentialité des informations personnelles, thématiques phares de la CNIL, récemment traduites dans la RGPD.

Pour se prémunir d’une amende et inciter ses collaborateurs à communiquer des informations clés pour assurer leur sécurité, l’entreprise veillera donc à bien les informer sur sa politique de confidentialité. En termes de bonnes pratiques, elle leur demandera toujours leur accord préalable pour l’enregistrement et donc l’utilisation de leur position (latitude et longitude). Enfin, elle garantira la non-conservation des données et une localisation active uniquement en cas d’alerte d’un certain niveau.

Pour pouvoir bénéficier de toute la valeur d’une solution de gestion intelligente des risques, les salariés devront donc être formés aux outils et aux procédures mis en place dans le cadre de leur protection. C’est ainsi que les entreprises pourront contrebalancer le manque de confiance, qui prédomine actuellement, avec seulement 48 % de collaborateurs* qui ont foi dans la capacité de leur employeur à leur apporter aide et secours en cas de besoin !

* Étude SAP Concur en collaboration avec Innofact, menée auprès de 5 500 salariés en France, Allemagne, Royaume-Uni, Afrique du Sud et Pays-Bas.




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