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Dématérialisation des factures : le marché se heurte à une législation trop complexe et changeante

octobre 2012 par Marc Jacob

Lors de la conférence FedISA, animée par Jean-Louis PAscon son Vice-Président, Eric Barbry, Avocat, Cabinet Bensoussan, Pierre Patuel, Directeur Général DPii et Séverine Denys, Responsable Solutions Archives Electroniques Locarchives, le thème de la dématérialisation des factures a été au centre des discussions. Force est de constater qu’après plus de 10 ans, la première directive en la matière date en effet de décembre 2001, son déploiement est loin d’atteindre les objectifs de l’époque d’où une nouvelle directive en 2011, plus permissive avec une troisième voie encore bien mal définie par l’EU. Pourtant des solutions techniques existent et qui répondent aux impératifs législatifs et réglementaires.

Jean-Louis Pascon en introduction a rappelé les principales missions de FedISA : développer le marché, assurer la veille juridique et être un référant de l’état de l’art du marché. Ces missions passent par des événements : congrès, petits déjeuner et bientôt en province et des formations, publication de livres blancs... Il a rappelé qu’un nouveau BADGE ouvrira en janvier 2013. Puis il a expliqué comment gérer les factures de la mise en page à l’archivage en passant par l’émission, l’impression, la mise sous plis... Si le monde était idéal, on saisirait simplement la facture et on l’enverrait par mail et le paiement se ferait par virement avec un système sans papier. Malheureusement, ce monde idéal n’existe pas... Aujourd’hui de nombreux problèmes émergent du entre autre à un sous équipement des PME, du fait que plus de 400 plateforme de transferts existent, il y a des différences entre les pays avec en moyenne 3 à 5% des factures dématérialises. Pourtant, il y a des pays où les administrations on tout dématérialiser : le Danemark et la Suède. Il en sera de même en Espagne en novembre, les finlandais le feront intégralement avant la fin 2013. L’Italie prend aussi ce chemin. Dans les Etats du Nord, les banques analysent un réseau européen pour faire de l’e-voicing. Quant à l’UE elle propose une nouvelle directive qui fait office de 3ème voie. Ainsi, chaque assujetti pourra déterminer la manière dont l’authenticité m’intégralité du contenu et la lisibilité de la facturés. En conclusion, Jean-Louis Pascon a regretté que la facture universelle n’existe pas...

Eric Barbry, Pierre Patuel et Séverine Denys

Dématérialisation des factures : la loi et les réglementations génèrent des problèmes pour les utilisateurs

Pour Eric Barbry, Avocat à la Cour du Cabinet Alain Bensoussan, effectivement, la facture dématérialisée n’existe pas réellement dans le droit... Par contre, les enjeux sont clairs : la réduction des coûts, la fluidification du traitement, la réduction des problèmes de saisie. Toutefois, les défis concernent surtout les problèmes de compréhension la règlementation : il y a des directives, des lois, des instructions et des labels qui sont tous différents. Le problème pour les utilisateurs est d’être en conformité totale. Par contre, au 1er janvier 2013, il sera possible de faire ce que l’on veut en ce domaine selon la nouvelle directive européenne sous certaines réserves qui concernent l’intégrité et l’archivage sur le long terme.

Il ya des différences entre la facture numérique qui est scannée et la facture digitalisée qui est conservée électroniquement, la Facture électronique : EDI facture traitée électroniquement et la Facture sécurisée ou dématérialisée qui est signée électroniquement.

La facture scannée ne sert à rien sur un plan juridique n’est qu’une copie d’une facture.
Le double électronique n’est valable que si il y aune garantie de conservation et d’intégrité.
La troisième voie c’est l’EDI et la facture sécurisée mais sous réserve du respect des réglementations et directives. Ces dernières changent régulièrement depuis les années 2000 à nos jours.

De plus, la facture est un objet complexe qui contient des éléments come les obligations, les justifications, les émissions...

La directive 2010/45 met en avant le principe d’égalité qui propose de rendre identique une facture électronique et papier. Par contre, cette égalité reste conditionnelle. L’article 233 de cette même directive permet à chaque assujetti de déterminer le format de ses factures sous réserve des systèmes de contrôles. Le texte européen précise que des exemples de dématérialisation sont donnés mais n’imposent aucun format particulier.

En revanche, Eric Barbry a souligné que dans le CGI, on parle encore de transmission « télématique » alors que le Minitel n’existe plus alors qu’aujourd’hui on parle de signature électronique des factures. Il y a des directives particulières pour l’EDI, pour els procédures de conservations entre 5 et 6 ans, localisation géographique : souvent, on ne peut pas sortir les factures hors de la France et prochainement de l’Europe. On ne demande pas aujourd’hui d’émettre des factures sécurisées dans son instruction 2003. Quant à la facture numérisée le CGI préconise comment la conserver.

Pour les entreprises qui travaillent hors de la France : En Europe certains pays n’en veulent pas aujourd’hui comme l’Autriche et l’Allemagne, Ceux qui autorisent sous réserve comme la France. Enfin ceux qui l’encouragent comme les pays du Nord.

Dans le secteur privé accord préalable mettre les acteurs clients fournisseurs. Par contre, les formes de l’accord ne sont pas précisées. Comment le faire : les mettre dans les conditions de ventes ou d’achats. Doit-on faire une convention de preuve et que mettre à l’intérieur ? Mais, il faudrait aussi dématérialiser

Il a recommandé de faire appel à un prestataire extérieur afin d’être couvert vis à vis de l’administration fiscale. Il a proposé aussi d’établir un mandat de facturation et surtout de mettre en place un Contrat de Gouvernance. Il a souligné que les risques sont nombreux : irrégularité face aux services fiscaux, mais aussi des problèmes par rapport à la durée de conservation : soit pas assez longue qui induit des problèmes avec le fisc, soit trop longue qui induit des problèmes avec la CNIL. Il a aussi mis en garde par rapport aux problèmes liés au prestataire qui peut être défaillant, disparaitre, perdre son label, ou du fait que le client final impose un nouveau prestataire...

Eric Barbry a rappelé qu’il faut pour le client construire dés à présent un projet de dématérialisation des factures ! En n’oubliant de penser à informer les clients, les salariés, à se mettre en conformité avec la CNIL aux réglementations fiscales, aux durée de conservation. Côté des prestataires : Il faut faire attention à obtenir des labels,

Pour le secteur Public depuis le 1er janvier 2012 l’Etat ne peut refuser, les collectivités Territoriales c’est un volontariat.

En conclusion il a donné 5 conseils : procéder à un audit de conformité, généraliser les conventions de preuves recours au pré-requis, faire les démarches auprès de la CNIL et vérifier ses Assurances.

Quand Lagrange Voyage dématérialise ses factures

Pierre Patuel et Séverine Denys ont montré que des solutions unifiées et conformes existent en s’appuyant sur l’un de leur client : Lagrange Voyage. Pour faire de la facture il faut faire de la signature électronique, de l’horodatage et un système d’archivage électronique. Ces processus ont un coût important lorsqu’on le fait en interne. Ainsi, pour DPII et Locarchives passer par une société de services spécialisée permet de bénéficier d’économie d’échelle. Les deux entreprises proposent même d’archiver par numérisation l’ensemble des historiques des factures selon les conditions imposées par les législations en vigueur. L’économie aux dires des deux fournisseurs seraient de passer un prix de 3,19€ la facture papier à 39 centimes. Ce service propose plusieurs services comme des accusés de réceptions avec adresse IP, nom et adresse mail de la personne qui a ouvert la facture. Mais aussi un service de relance automatique des factures, des informations sur les factures non lues...

Chez Lagrange Voyage : existant AS400 sous SPOOL, PDF et avec des comptes rendu de mission pour l’émission des factures. Les clients recevaient de l’EDI, du PDF, de l’XML en AS2 mais aussi des factures papiers adressés par la Poste. Il a fallu former les salariés pour qu’ils n’impriment plus les factures. Pour passer à la dématérialisation une maquette a été faite Lagrange Voyages aurait économisé environ 27000€ en 6 mois d’exploitation. Actuellement, un tiers des factures avec la solution DPII – Locarchives, dans le futur toutes les factures devraient être émises de façon dématérialisée.

En conclusion, Pierre Patuel et Séverine Denys ont expliqué que leurs solutions étaient adaptées pour des entreprises émettant plus de 300 factures par mois. Des solutions pour les PME existent mais ne sont rentables qu’à partir de 50 factures minimum par mois. Pour les autres cas, il reste les solutions pré-payées.




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