« Nous sommes l’association représentative des Correspondants à la protection des données. En 2009, nous souhaitons poursuivre cette activité ainsi que les travaux intellectuels déjà entrepris. Nous voulons également mettre l’accent sur nos productions afin qu’elles puissent être utiles à l’association ou permettre de développer une culture Informatique et Libertés en France ». L’AFCDP fêtera ses 5 ans en 2009.

Au cours de l’année 2008, Jean-Pierre Rémy, CIL dans le secteur bancaire, et Bruno Rasle, Chargé de Mission AFCDP, ont mené une étude sur la mise en place de la fonction CIL en entreprise, à travers l’analyse du retour d’expérience de 50 correspondants. Lors de cet événement, Jean-Pierre Rémy nous livre les principaux résultats de cette enquête.

La quasi-totalité des CIL exercent une autre fonction dans l’entreprise

52 personnes ont été sollicitées pour cette étude, 30 d’entre eux ont accepté d’y participer. En moyenne, ils sont CIL depuis 2 ans et font partis des organismes pionniers. La quasi-totalité d’entre eux exercent une autre fonction à côté de celle de CIL. La plupart ont été désignés en moins de 6 mois.

Avant d’accéder au poste de CIL :
– 12 des 30 personnes interrogées étaient informaticiens,
– 5 juristes,
– 3 gestionnaires de risques,
– 3 en économie/ comptabilité/ gestion,
– 2 dans la branche commerciale,
– 5 autres.

Surcharge de travail et manque de temps : le quotidien du CIL

1/5 d’entre eux passent moins d’une demie journée par semaine à exercer la fonction de CIL, contre ¼ qui y consacrent entre les ¾ du temps et le temps plein. Avant d’occuper le poste, il apparaît cependant difficile d’en évaluer la charge, et, en conséquent, de lui allouer le temps et les ressources nécessaires. Néanmoins, la surcharge de travail et le manque de temps reviennent régulièrement dans les réactions des correspondants. La plupart d’entre eux sont rattachés au responsable du traitement, à la DG (11) ou à la DSI (6).

Pour ce qui est de la prise de décision de mettre en place un poste de CIL au sein de l’entreprise :
– pour certains, cette décision représente un enjeu pour l’entreprise et son image. Il s’agissait également de répondre à une politique de conformité du groupe, ou encore de se protéger contre le risque interne.
– pour d’autres, la décision a été plus difficile, de par l’incompréhension de l’intérêt à désigner un CIL, la crainte d’une structure lourde et administrative, sans omettre l’aspect financier.

Une « phase projet » peut vous aider à déterminer vos besoins réels

Parmi les principaux écueils déplorés par les CIL, on notera :
– le manque de moyens et de formations, de manière à élargir les compétences,
– le temps alloué à la fonction
– l’implication des directions et des collaborateurs est généralement insuffisante
– le statut et le support juridique associé à cette nouvelle fonction ne sont pas toujours bien délimités.
– sans visibilité, comment pouvoir apprécier les besoins et les argumenter ?

Pour conclure, quelques conseils pour aider les CIL à l’avenir : préparez bien le terrain, assurez-vous de bénéficier de formations ainsi que du soutien du responsable du traitement. Une solution envisageable serait de nommer officiellement un CIL dans l’organisme, sans le notifier à la CNIL. Constituez une équipe, définissez les procédures, les acteurs et les rôles, communiquez avec les autres, et réfléchissez aux besoins pour ce faire. Puis, notifiez la déclaration du CIL à la CNIL. Cette « phase projet » ne vous engage ni dans la durée ni vis-à-vis de la CNIL.