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Charles du Boullay, DG de CDC ARKHINÉO / L’archivage numérique à valeur probatoire pour un particulier, luxe ou assurance tout risque ?

juillet 2010 par Charles du Boullay, Directeur général de CDC ARKHINÉO

Les entreprises et collectivités utilisent aujourd’hui la dématérialisation et l’archivage électronique à valeur probante dès qu’elles le peuvent. Les premières le font notamment pour leurs documents administratifs et de gestion, les secondes dans le cadre des marchés publics, de leur comptabilité publique et du contrôle de légalité. Pour elles, accéder rapidement à une archive, gagner de la place, être en position de prouver qu’elle n’a pas été altérée dans le temps sont autant d’éléments qui justifient ce passage à l’archivage numérique à valeur probante. Qu’en est-il pour le particulier ?

Depuis quelque temps, des spécialistes mais également de grands groupes proposent pléthore d’offres de coffres-forts électroniques destinés au grand public. Il convient, sur ces produits, de rester vigilant. Les espaces sécurisés en ligne qu’ils ouvrent aux particuliers n’intègrent pas tous la valeur probante. Les documents archivés n’ont donc pas de valeur juridique et ne garantissent pas leur intégrité ! D’où la nécessité de passer par les tiers de confiance qui apportent les garanties nécessaires (signature électronique, traçabilité, …)

Il est certain qu’aujourd’hui l’archivage électronique à valeur probante pour le grand public est un luxe ! Certes, il lui permet de gagner de la place, d’accéder plus rapidement, et de n’importe quel lieu, à ses documents… mais la majorité de ces derniers qu’il manipule aujourd’hui comme, par exemple, les documents fiscaux, ceux relatifs à un crédit, les relevés bancaires, les factures, sont papiers. C’est ce format qui a valeur d’original, alors que nous ne pourrions activer que des copies de ces orignaux, donc sans valeur juridique. Le niveau de sécurité apporté par un service d’archivage à valeur probatoire perd alors une grande partie de son intérêt !

En revanche, la tendance qui se profile est nette : le particulier commence à recevoir des documents dématérialisés, d’autant plus que les administrations, mais également de nombreux fournisseurs et prestataires, l’incitent à recevoir ou à émettre des documents sous forme électronique. Et si l’on se projette dans le futur, on mesure l’intérêt évident de l’archivage à valeur probante : télédéclarations, factures, contrats, bulletins de salaire, titres de transport électroniques, relevés de compte,… autant de documents auxquels nous accéderons en ligne et que nous devrons archiver. Pour enfoncer le clou de la légitimité à venir de l’archivage électronique à valeur probante, faisons un petit retour en arrière qui devrait nous inciter à la prudence.

Nous avons tous connu un crash informatique, des archives perdues suite à un déménagement, des catastrophes naturelles comme la tempête Xynthia par exemple… c’est là où l’archivage électronique va prendre tout son sens : s’appuyer sur des infrastructures indépendantes sécurisées, c’est comme prendre une « assurance-vie informatique » sur ses données.

Si le marché de l’archivage électronique à valeur probante n’est pas encore mature, il va l’être naturellement dans les prochaines années. Et pour le grand public il s’agira de bien choisir son prestataire… car que se passera-t-il pour les archives nécessitant une durée de vie de dix, vingt ans voire plus si celui-ci cessait son activité ?




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