La croissance des échanges électroniques professionnels, notamment via internet, pose des problèmes accrus de sécurité, de protection et d’archivage pour les entreprises. Celles-ci ne peuvent pas faire l’impasse sur la dématérialisation des documents électroniques, source de sécurité, de gain de productivité et de process simplifiés. Reste pour elles à disposer de solutions de confiance adaptées à leurs spécificités métiers et à leurs moyens.

CertiEspace Pro, pour les organisations souhaitant proposer des services à leurs clients autour de la dématérialisation et CertiEspace Entreprises, pour les entreprises souhaitant mettre en place un modèle collaboratif fiable et sécurisé, forment le premier service qui regroupe, au sein du même espace, la totalité des fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation et qui respecte tous les standards et normes en vigueur.

En choisissant CertiEspace Pro ou CertiEspace Entreprises, les organisations peuvent dématérialiser leurs factures, contrats, bons de commande, fiches de paie,… fournir des mails recommandés, et bien d’autres documents selon leur métier. La confidentialité des échanges est garantie par un chiffrement systématique des données pendant leur transfert et tout au long de leur stockage. En outre, l’envoi des documents à partir du CertiEspace génère un accusé de réception, juridiquement opposable au tiers. En effet, le destinataire du document doit "venir" récupérer ce dernier à l’aide de son certificat électronique (pour ce faire, un mail de notification lui est adressé) ; un jeton d’horodatage est automatiquement émis et valide de manière probante la réception du document. Grâce à l’infrastructure de gestion de la preuve de CertEurope, fournir une preuve électronique complète devient possible : c’est la première fois que sont regroupées preuves d’intégrité, de date, d’auteur et que d’un simple clic de souris, la preuve de l’ensemble peut être vérifiée grâce à l’outil de vérification. Toute la chaîne de confiance est respectée ce qui confère aux documents une valeur probante incontestable.

Dans le cadre de cette offre, CertEurope met à la disposition de ses clients :

Un disque dur en ligne sécurisé : 1Go pour déposer, sauvegarder et consulter ses documents, accessibles depuis n’importe quel poste relié à Internet et dont l’accès est sécurisé grâce à de l’authentification forte par certificat électronique de classe 3+.

Un outil de signature électronique : la signature garantit l’intégrité du document et l’identité du signataire, elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite en cas de litige.

Une plate forme pour échanger des documents en toute confidentialité : le destinataire ne peut récupérer le document envoyé qu’en s’identifiant avec son certificat électronique.

Des preuves d’envoi et de réception : l’équivalent du recommandé avec accusé de réception

L’archivage légal : en partenariat avec CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations, un espace d’archivage à valeur probante permet de conserver ses contrats, factures, etc, en respectant les contraintes légales sur les durées imposées par la loi.

Des entreprises de toute taille et de tout secteur d’activité font déjà confiance à CertEurope.

Infogreffe, le GIE réunissant les Greffes des Tribunaux de Commerces Français, a notamment retenu la solution CertiEspace Pro de CertEurope pour offrir à ses clients un service sur mesure : Monespace CertiGreffe. Les entreprises du bâtiment, par exemple, ont souscrit à ce service pour sécuriser leurs plans non modifiables ; les experts comptables y déposent leurs lettres de mission ; les agences de publicité y déposent leurs créations ; les imprimeurs leurs bons à tirer ; les avocats s’envoient des documents confidentiels et non modifiables ; le secteur de la santé échange les dossiers de patients en toute confidentialité ; les professions libérales ou encore les consultants y déposent leurs propositions et propriétés intellectuelles en vue de protéger leurs savoir faire