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B.A.D.G.E. « Management de la Dématérialisation et de l’Archivage Electronique » : la « multi-compétence » au service de l’archivage

juillet 2010 par Emmanuelle Lamandé

Depuis 2008, MINES ParisTech et DEMATEUS, organisme de formation certifié par FedISA, proposent conjointement un B.A.D.G.E.* sur le thème « Management de la Dématérialisation et de l’Archivage Electronique (DAE) ». Ce B.A.D.G.E., qui s’inscrit dans le cadre de la formation continue, correspond à la création de la fonction pluridisciplinaire de Responsable de la Dématérialisation en entreprise. Ainsi, pendant 7 semaines, réparties sur 6 mois, les participants développent leurs connaissances et compétences dans le domaine de la DAE à travers une approche pluridisciplinaire : informatique, organisationnelle, juridique, sécuritaire et managériale.

« Aux Mines, nous cherchons à développer des formations continues et diplômantes » souligne Fabien Coelho, Coresponsable MINES ParisTech - Enseignant-chercheur du CRI. « Pour ce faire, le partenariat avec certaines associations, telles que FedISA, est un facteur clé. En ce qui concerne le B.A.D.G.E, les participants sont choisis selon un processus de qualification. Nous tenons compte du niveau de diplôme et de l’expérience de chacun, sachant que l’un peut parfois compenser l’autre. Sur les 8 participants inscrits cette année, les profils retenus sont très différents (profils techniques, juridiques, spécialistes de l’archivage,…). Cette diversité créé une dynamique dans le groupe, puisque les participants s’enrichissent aussi les uns les autres ».

« La formation s’adapte aux évolutions du monde de l’archivage »

Le programme propose, sur 7 semaines, une remise à niveau et dresse un état des lieux des connaissances et des méthodologies, à travers une vision française et internationale. Chaque semaine de formation est axée sur un thème spécifique : archivage électronique, normes et certification, techniques de stockage, aspects juridiques, outils de la confiance, gestion des projets de dématérialisation et d’archivage électronique, aspect économique et prise en compte du risque, et visite de sites opérationnels. Dans chacun de ces domaines, des professionnels spécialisés dans l’archivage électronique (avocats, ingénieurs, assureurs, …) viennent partager leurs expériences avec les participants. « A la fin de chaque semaine, les participants évaluent la formation, ce qui nous permet de déterminer les points forts et ceux qui restent à développer » complète Fabien Coelho. « De plus, la formation n’est pas figée car elle s’adapte aux évolutions du monde de l’archivage, qu’il s’agisse de nouvelles lois, normes, techniques, acteurs,… »

Sur les 8 participants du B.A.D.G.E. 2010, qui vient de se finir au mois de juin, on observe des profils et motivations divers et variés, toutefois avec une même envie de parfaire ses connaissances et de développer une expertise dans le domaine de la dématérialisation et de l’archivage électronique. Nous avons rencontré 4 d’entre eux qui nous expliquent leurs attentes et objectifs.

L’archivage : un regroupement de compétences

« J’entame une nouvelle carrière après avoir passé 25 ans chez HP » nous explique Alain Clément, Consultant en Archivage Electronique et en Stockage. « J’ai ainsi créé une société spécialisée dans l’archivage électronique. Afin de parfaire mes connaissances et d’avoir une expertise pointue dans ce domaine, j’ai choisi de suivre cette formation. Grâce aux interventions variées des professionnels, nous avons pu voir toute la théorie appliquée à travers leur expérience concrète. Le B.A.D.G.E apporte à la fois des connaissances sur l’archivage, les aspects juridiques, la gestion des risques, la cryptologie… La formation permet, en outre, de mieux comprendre les enjeux et les discours des uns et des autres au sein d’une entreprise. Et même si nous n’avons pas toujours de réponse à tout, cette formation s’avère dans son ensemble très positive. Aujourd’hui, je saurai aborder un client qui a une problématique d’archivage. De plus, la rencontre avec les différents professionnels a permis la création d’un réseau de spécialistes, auxquels nous pourrons faire appel en cas de besoins. L’archivage ne peut pas se faire seul, c’est un regroupement de compétences ».

« Le B.A.D.G.E apporte des réponses technico-fonctionnelles… »

Matthieu Pinoît est, quant à lui, Directeur des Systèmes d’Information. Il a profité d’une période d’inactivité entre deux postes pour suivre cette formation. « J’avais besoin de me poser et me repositionner afin de relancer ma carrière, sans pour autant reprendre de vraies études. J’étais à la recherche d’une formation technique, complémentaire et porteuse d’avenir dans le domaine IT. Depuis, je suis à nouveau en poste. Les expertises apportées par les différents professionnels lors de ce B.A.D.G.E me permettent aujourd’hui, en tant qu’expert technique, de mieux comprendre et communiquer avec les autres acteurs de l’entreprise, notamment la direction. Mettre en place un système de dématérialisation en entreprise nécessite, en effet, de repenser le process et de remettre en cause la problématique métier. Cette formation apporte toutes les réponses technico-fonctionnelles. Au final, elle m’aura permis de poser des problématiques techniques et de les entourer du minimum de connaissances me permettant de comprendre et parler le même langage qu’un directeur juridique, financier,… ».

« … une plus grande crédibilité vis-à-vis des clients et prospects … »

En s’engageant dans cette formation, Marc Cuningham, fondateur et associé de la société CECSI, souhaitait principalement formaliser et positionner les connaissances techniques acquises pendant de longues années, connaître l’état de l’art sur les technologies d’archivage électronique et développer les aspects juridiques de l’archivage. « La valeur juridique d’un document électronique se fait au niveau de l’archivage, pas de la GED. Cette formation m’a permis de traiter ces différents aspects, de manière satisfaisante et précise, à travers une vision professionnelle. Etant d’ores et déjà spécialiste des problématiques de GED et dématérialisation, je pourrai dorénavant proposer, en plus, mes compétences en archivage électronique à mes clients. Ce troisième aspect me permet aujourd’hui de couvrir l’ensemble de la chaîne. Au final, le B.A.D.G.E apporte une plus grande crédibilité vis-à-vis de mes prospects et clients. On reste très proche du terrain et des préoccupations de nos clients. Elle apporte à la fois une vision théorique, via l’intervention de Jean-Marc Rietsch, Coresponsable DEMATEUS/FedISA - Président de FedISA, et très concrète grâce aux interventions des différents professionnels qui ont une vision terrain ».

… et une meilleure compréhension du discours entre les différents types d’acteurs

Aude Banabera est juriste auprès de la Direction Juridique des archives et de la documentation de la Communauté Urbaine de Bordeaux. Dans le cadre du management du service des archives, l’archivage électronique apparaît comme une problématique de plus en plus prépondérante pour son entité. Afin d’anticiper et de suivre cette évolution, elle a choisi de s’inscrire à cette formation. « L’objectif était, en premier lieu, d’avoir une meilleure compréhension des enjeux techniques mais aussi du « jargon » technique. Je souhaitais également obtenir des conseils en matière d’organisation et être guidée dans mes lectures et documentations. Etant juriste et non technicienne, je craignais de ne pas tout comprendre. Au final, la formation s’est avérée tout à fait compréhensible, accessible et pédagogique. J’ai vraiment apprécié la qualité des intervenants, l’alternance entre connaissances théoriques et approche concrète des intervenants. De plus, il y a eu énormément d’échanges et d’interactions, que ce soit avec les intervenants ou les autres élèves. J’ai apprécié, en outre, la construction des cours, marqués de piqûres de rappel régulières.
Cette formation m’a permis de comprendre le discours entre différents types d’acteurs, avec les techniciens par exemple. J’ai ainsi pu m’imprégner de manière intensive d’une culture qui n’est pas la mienne. Le BADGE m’aura permis au final de devenir un interlocuteur fiable, mais aussi de me tenir prête lorsque le projet d’archivage électronique sera bien défini au sein de ma structure. Je me sens aujourd’hui plus à l’aise et sereine face à celui-ci. Enfin, j’ai ainsi pu développer de nouvelles compétences par rapport aux miennes ».

« Management du patrimoine informationnel » : un second B.A.D.G.E. à venir

Antoine Paoli, Secrétaire Général de l’Imprimerie Nationale, a suivi la formation l’an passé. Il est ainsi l’une des 4 personnes à avoir étrenné le B.A.D.G.E. Il se souvient d’une formation enrichissante avec des gens qui connaissaient très bien leur métier. « J’ai travaillé sur la redéfinition du plan stratégique de l’Imprimerie Nationale, et la formation que j’ai suivi l’an passé m’a permis de ne pas faire d’erreurs. Elle me permet aujourd’hui de pouvoir suivre les projets qui se montent et de les évaluer correctement. Ce fut une très bonne expérience. La plus grande difficulté de cette formation fut l’apprentissage de tous les acronymes et de toutes les normes. A ce sujet, un travail de clarification reste à faire, avec peut-être la mise en place d’un lexique, qui sera utile à beaucoup. De plus, il faut faire preuve d’une grande motivation et d’un appui de son entreprise, car elle monopolise 7 semaines sur 6 mois, ce qui n’est pas sans impact sur son travail. En ce qui me concerne, mon entreprise avait très bien compris les enjeux et l’a donc tout de suite acceptée. Pour ma part, cette formation fut vraiment enrichissante et la diversité des échanges s’est avérée très positive. D’ailleurs, j’ai l’ambition de suivre le B.A.D.G.E. n°2 afin d’aller jusqu’au Mastère « sauvegarde du patrimoine informationnel ».

Un second B.A.D.G.E. est effectivement prévu sur le thème du « Management du patrimoine informationnel » destiné à montrer comment valoriser l’information une fois protégée. Ce dernier devrait prochainement être mis en place et suscite déjà les intérêts. En effet, Alain Clément et Matthieu Pinoît, comme Antoine Paoli, seraient potentiellement intéressés de poursuivre cet apprentissage.

Au final, la diversité des profils, connaissances et compétences apparaît être l’un des points forts de ce B.A.D.G.E. « Management de la Dématérialisation et de l’Archivage Electronique (DAE) ». Il n’est pas toujours facile d’enseigner à une population qui n’a pas le même niveau de connaissances, et parfois difficile de réussir à capter l’attention de quelqu’un qui en sait trop ou pas assez. Toutefois, ce qui aurait pu devenir un obstacle s’est transformé en atout. La multi-compétence, la cohésion, les échanges et interactions apparaissent comme un facteur essentiel de la réussite de cette formation, car ne l’oublions pas « l’archivage ne peut pas se faire seul, c’est un regroupement de compétences ».


* B.A.D.G.E. : Bilan d’Aptitude Délivré par les Grandes Ecoles




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