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Xerox Global Services propose un nouveau service d’archivage à valeur probante
avril 2008 par Marc Jacob
Grâce à son nouveau service d’archivage à valeur probante, Xerox Global Services (XGS) garantit à ses clients le respect de la législation relative à l’archivage électronique, tant au niveau opérationnel que technique. Cette offre s’appuie essentiellement sur la loi du 13 mars 2000 qui établit l’équivalence de preuve entre le papier et l’électronique, si et seulement si l’intégrité du document est garantie, sa provenance identifiée et les changements enregistrés et visibles.
Le service proposé par Xerox se décline en 4 étapes :
– Le versement, qui consiste à intégrer les documents électroniques en vérifiant l’intégrité du document et des index pendant le transfert ;
– L’enregistrement, phase durant laquelle le document, ses méta-données et l’historique des modifications effectuées sont enregistrés dans un coffre-fort électronique Xerox. Afin d’enregistrer l’authenticité et l’intégrité, ces fichiers sont par ailleurs signés électroniquement, puis enregistrés sur deux sites XGS sur des supports magnétiques sécurisés ;
– La gestion de l’archive sur l’intégralité de sa durée de vie, afin d’assurer la pérennité du document archivé, via des contrôles de lisibilité périodiques et le renouvellement régulier des supports d’archivage ;
– La restitution, qui permet quant à elle aux utilisateurs de consulter leurs archives par le biais d’une interface de recherche multi-critères sécurisée, et de les faire imprimer et certifier conformes par Xerox.
Afin de garantir à ses clients un cadre optimal, tant au niveau légal, qu’opérationnel ou technique, Xerox s’est par ailleurs engagé à respecter la norme d’archivage NF Z42-013 et à utiliser les standards d’archivage les plus neutres du marché :
• conformité avec le Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI) conçu par la DGME pour les échanges avec l’Etat
• format d’archivage PDF-A correspondant à la norme ISO 19005
L’offre XGS réunit donc les conditions nécessaires en termes de sécurité et d’intégrité des données. Les données sont en effet stockées en trois endroits différents : dans un coffre-fort électronique, sur un site de back up et sur une bande magnétique placée dans un coffre-fort ignifugé. Par construction, les documents disposent également d’une signature électronique permettant d’en identifier l’auteur et d’offrir la garantie de non-répudiation. Ils sont enfin horodatés, ce qui permet de suivre leur traçabilité et les changements opérés depuis leur archivage.
Conscient que le cycle de vie des documents est aujourd’hui bien plus long que celui des composants informatiques, XGS a choisi de modifier les supports d’archivage tous les 3 ans et, par mesure de sécurité, de revoir le coffre-fort électronique tous les 5 ans.
Plusieurs entreprise dans les secteurs de la banque et des services ont d’ores et déjà fait appel à Xerox pour leur archivage électronique à valeur probante.
