Chez Systra, ce mois de mars n’est pas tout à fait un mois comme les autres. « En mars, nous lançons la nouvelle ergonomie de nos newsletters de veille », indique Brigitte Verchère, responsable du département Management des Connaissances de l’entreprise. « Pour cela, nous avons travaillé en collaboration avec nos collègues de la direction de la Communication. Nous nous sommes adaptés, avons mis en place des pages d’accueil différenciées qui permettront à chacun d’opter pour un design personnalisé… en espérant séduire un peu plus encore de personnes en interne. »

« KB Crawl correspondait le plus à nos besoins »

Société d’ingénierie spécialisée dans les solutions de transport public guidé et issue du rapprochement de la SNCF et de la RATP, Systra rassemble des ingénieurs, des architectes et des experts en planification territoriale. Créée en 1957, la société emploie actuellement 8 000 collaborateurs, dont une majeure partie à l’international. « Nous sommes à l’origine de 50% des lignes à grande vitesse et d’un réseau de métros sur deux à l’échelle mondiale », résume
Brigitte Verchère, qui a participé à la création du service de veille de l’entreprise il y a une petite dizaine d’années. « L’objectif était alors de mettre en place une veille commerciale, en amont des appels d’offres auxquels nous participons. Il s’agissait également de jeter les bases d’une veille réputationnelle, mais aussi d’une veille concurrentielle, demandée alors par notre top management et qui demeure plus que jamais d’actualité. »

Après un premier tour de table réalisé auprès de sept prestataires de services potentiels, la sélection se resserre autour de quatre d’entre eux. Parmi ces derniers figure KB Crawl SAS, qui finit par l’emporter. « KB Crawl correspondait le plus à nos besoins : du multilinguisme, une forte capacité à ‘crawler’ l’information, un excellent niveau en termes de design et de communication, sans compter la possibilité d’envoyer de nombreuses newsletters », explique la responsable du département Management des Connaissances.

Une veille en évolution permanente

Alertes, ergonomie séduisante, mise en place de veilles ponctuelles : depuis que Systra utilise KB Suite – qui comprend à ce jour les solutions Crawler Pilot et Platform – la veille n’a eu de cesse de se développer au sein même de l’entreprise, tant à l’échelle nationale qu’à l’international. « Depuis deux années, nous enregistrons même une forte poussée des demandes, en lien avec un monde qui change de plus en plus », indique Brigitte Verchère. « En 2020, nous avions 900 utilisateurs, dont un tiers d’abonnements ; nous en sommes désormais à 1400, et pensons progresser encore notamment grâce à notre nouvelle formule. »

Les améliorations ont été constantes chez Systra, en lien avec les équipes techniques de KB Crawl SAS. « Nous nous sommes beaucoup adaptés à la demande, avec notamment la mise en place d’une newsletter dédiée à l’éthique ou celle de pages d’accueil différenciées selon l’appartenance des personnes, leur pays d’origine, leur langue... Notre objectif est de rendre nos collaborateurs en capacité de nous proposer des articles à partager. Ce partage d’articles est d’ailleurs un élément important pour nous, y-compris lorsqu’il s’agit d’une information payante. C’est possible dans la mesure où nous nous acquittons, ainsi que KB Crawl, d’une redevance qui le permet. »

Un outil qui donne de la visibilité au département de Veille

L’équipe de veilleurs de Systra, composée de trois personnes, met régulièrement en ligne ces articles sur le réseau social interne de l’entreprise, lequel fait l’objet d’une approche éditoriale spécifique. « Grâce à notre ingénierie de veille, nous publions sur ce réseau social, appelé Yammer, de plus en plus de sujets de société. Nous nous sommes rendus compte du fait que certains thèmes, à l’image du droit des femmes, passionnaient nos collaborateurs. » C’est ainsi qu’en 2021, Systra a publié 3 500 articles, totalisant en moyenne 1 300 lectures chaque mois. Quant à la nouvelle ergonomie de la newsletter, elle a permis à l’entreprise de battre, au cours du mois de mars, tous les records de lectures d’articles depuis 2013. Quant aux lectures sur mobile, elles ont doublé par rapport au mois précédent : un succès !

Mais l’équipe ne compte pas s’arrêter là. Elle a encore de nombreux projets, à l’image du développement de son application mobile ou encore d’une meilleure mise en valeur de la data visualisation. « Même si tout n’est pas possible pour des raisons techniques, l’équipe de KB Crawl est toujours réactive et prend en compte toutes nos demandes », conclut Brigitte Verchère. « Au final, je dirais que l’outil de veille proposé par KB Crawl est très important pour notre département : il nous donne une forte visibilité et permet à la veille d’être très appréciée par l’équipe de direction. Cette solution nous a permis de mieux nous positionner, de transformer notre service de Documentation classique en un département qui communique très largement. Nous souhaitons poursuivre encore cette dynamique, en nous ouvrant à des équipes internationales de Systra, bien loin de l’Europe. »