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Parapheur électronique : une politique du changement s’impose

décembre 2009 par Emmanuelle Lamandé

Dans le schéma traditionnel, la signature des parapheurs carton est un processus lourd et consommateur de temps, qui soulève de plus des problèmes de sécurité, confidentialité et traçabilité. L’utilisation du parapheur électronique permettrait, selon la société MT Software, d’enrayer ces problématiques. Toutefois, il apparaît essentiel de le positionner tout au long du cycle de vie du document et de comprendre comment il peut lui donner une véritable valeur probante.

Selon une étude européenne, en France, le taux d’utilisation de l’e-administration serait de 43% pour les particuliers, contre 28% en Europe, souligne Jean-Marc Rietsch, Président de FedISA. En ce qui concerne les entreprises, 75% l’utiliseraient, un taux proche de la moyenne européenne qui avoisine les 68%. Le portail de l’administration française s’est d’ailleurs enrichie récemment de « Mon.service-public.fr », un guichet unique pour les démarches administratives. Un seul identifiant et un seul mot de passe vous permettent dorénavant d’accéder à différents services administratifs personnalisés et de retrouver au sein d’un espace unique vos démarches en cours.

La loi de mars 2000 reconnaît, en effet, la même valeur à un écrit numérique qu’à un écrit papier. Il doit cependant répondre aux exigences suivantes :
- l’intelligibilité : l’information doit être reconstituée de manière compréhensible pour l’homme,
- l’identification de l’auteur : d’où vient le document ? C’est à ce niveau-là qu’intervient la signature électronique. Celle-ci assure l’authentification du signataire, l’intégrité technique et signifie l’engagement du signataire sur les données signées.
- l’intégrité informationnelle, - la pérennité : il s’agit de conserver les documents pendant les durées nécessaires.

Le parapheur électronique vient en remplacement du parapheur carton, le dossier dans lequel on place des documents à faire signer. Dans ce schéma traditionnel, la signature des parapheurs est un processus lourd et consommateur de temps, d’où l’intérêt de passer à un mode électronique. Toutefois, le passage du monde papier au monde électronique constitue un profond bouleversement culturel, c’est pourquoi une bonne conduite du changement s’impose. En outre, un parapheur électronique doit être commun avec toutes les applications existantes, de manière à éviter que chaque application ait son workflow et son parapheur.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles ?
- Elaboration des circuits de validation
- Signature par lot
- Signature à distance
- Traçabilité des opérations
- Archivage électronique des documents. Ce dernier aspect doit être pensé dès le début du projet.

MT Software est un éditeur de solutions de dématérialisation. Pour Alain Laniesse et Pablo Vidal, MT Software, le schéma traditionnel des parapheurs a pour principal inconvénient le non-respect du circuit hiérarchique, des délais parfois trop longs, voire le risque de pertes des parapheurs. Il soulève également des problèmes de sécurité, confidentialité et traçabilité. L’utilisation de parapheurs électroniques permettrait, selon eux, d’enrayer ces problématiques et de garder la valeur probante des actions réalisées sur chaque document.

MT Software propose la solution MPI, une gamme de parapheurs électroniques composée de : MPI bureautique (dématérialisation des processus métiers internes), MPI courrier (pour vos courriers), MPI confiance (signature probante de vos documents), MPI performance (dématérialisation des processus documentaires et leur gestion électronique) et MPI sérénité (en ce qui concerne les processus intégrant la mobilité).

Daniel Rigault, Responsable des systèmes d’information Plaine Communes, Président du Coter Club (association de DSI des collectivités territoriales), utilise le parapheur électronique depuis 9 mois environ et nous a fait part de son retour d’expérience. Son groupe a choisi de déployer la solution de MT Software en mode SaaS afin de gérer ses bons de commande, soit environ 500 à 600 bons de commande par an. Pour lui, le fait de pouvoir signer ces documents de n’importe quel endroit représente un gain de temps certain. Cette solution devrait d’ailleurs s’étendre dans le futur à d’autres services.

MT Software propose également des parapheurs électroniques intégrant un système biométrique. La carte de signature biométrique intègre des informations sur le porteur de la carte, des données biométriques, un code PIN, la technologie Match on card, un certificat électronique et une signature électronique. La biométrie permet à l’entreprise de s’affranchir d’un système de mot de passe. De plus, l’intégration des données directement dans la carte à puce est synonyme d’une plus grande sécurité.




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