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Le centre hospitalier de Bielefeld en Allemagne choisit LEGIC pour sa gestion horaires et présence

juillet 2008 par Marc Jacob

A l’heure actuelle, le centre hospitalier constitue l’un des principaux employeurs de la
ville et, par conséquent, une entreprise importante qui doit gérer ses activités de
manière optimale. Le planning de service et la gestion du temps des 2 000 membres
du personnel en sont deux bons exemples. A l’époque, de nombreuses opérations
dans ce domaine étaient effectuées manuellement : les plans de service ainsi que les
attestations des prestations étaient rédigés à la main, puis signés par les chefs de
service et enfin saisis manuellement dans le système informatique de la comptabilité
des salaires. « Ce processus était très fastidieux et totalement obsolète », commente
Monsieur Ulrich Winkelbach, DRH du centre hospitalier. « Par conséquent, nous avons cherché une solution électronique pour la planification des activités et la comptabilité
du personnel ».

Le nouveau système a pour but de faciliter l’élaboration des plans de service et de
fournir toutes les données de comptabilité pour les salaires. Bien entendu, toutes les
réglementations en matière de tarification devaient également être intégrées. Dans
cette recherche, le système de gestion horaires et présence PER-RES (Personal-
Ressourcen-Management-System) de la société mgm Gesellschaft für
Organisationsberatung, Information und Datenverarbeitung im Gesundheitswesen mbH
(consultant en matière d’organisation, d’information et de traitement de données dans
le domaine de la santé) de la ville de Grünstadt spécialisée dans le domaine hospitalier
a été présenté aux responsables du centre hospitalier.

« Nous avons testé le programme très intensivement et observé rapidement que ce
système était parfaitement adapté à nos besoins », explique M. Ulrich Winkelbach. Le
système électronique de gestion horaires et présence a été introduit progressivement.
Après une phase pilote dans le service d’urgence de la clinique Rosenhöhe, le système
a été élargi progressivement dans tous les domaines de soins et dans tous les services
fonctionnels comme, par exemple, l’anesthésie. Dans un premier temps, le planning
électronique de service a été lancé avec une saisie négative du temps, ce qui signifie
que les heures planifiées ont été automatiquement utilisées comme heures
effectivement travaillées pour la comptabilité. Cependant, la pratique a montré qu’il y
avait toujours des imprévus : les membres du personnel devaient noter tout
changement de leur temps de travail, le faire signer par leurs supérieurs. Ensuite ces
données devaient être saisies manuellement par le responsable de la gestion horaires
et présence du service dans le système PER-RES. « Nous avons cherché un moyen
pour éviter ces opérations », explique le DRH, Monsieur Winkelbach, d’où la décision
de passer à une deuxième phase du dispositif.

Grâce à une recommandation de la société mgm, le centre hospitalier a décidé de
choisir les terminaux de gestion horaires et présence de la société Kaba. Ces
terminaux ont été adaptés aux exigences spécifiques des cliniques, ce qui a permis de
développer un passe-partout spécifique pour le terminal B-Net 93 60 permettant aux
utilisateurs de procéder à des enregistrements complémentaires. Ainsi, le personnel
peut effectuer, par une sélection dans la zone affichée, des enregistrements de base
spécifiques, par exemple : « enfant malade », « changement service régulier/garde »,
« formation professionnelle », « garde », « disponibilité », « disponible pour garde ou
travail supplémentaire » etc. Au total, 12 terminaux B-Net 9340 et B-Net 9360 ont été
installés aux différentes entrées des bâtiments. Conformément à l’accord d’exploitation
signé en novembre 2005, le système a été mis à l’essai dans quatre services, dans la
clinique de chirurgie Rosenhöhe, dans certains services techniques, dans le service
informatique et RH, dans le bureau de la société de nettoyage et dans le bureau du
comité d’entreprise. Cette phase s’étant bien déroulée, le système a été
progressivement étendu, à partir du mois d’avril 2006, à tous les autres services de
façon à leur permettre d’élaborer leurs plans de service avec le système PER-RES.

Les membres du personnel utilisent leurs porte-clés LEGIC non seulement pour pointer
mais également pour consulter leurs crédits de temps et de congés au niveau des
terminaux. En outre, ils peuvent utiliser leur puce LEGIC pour le paiement électronique
dans le restaurant d’entreprise. Les touches de fonction spécifiques permettent de
libérer les responsables de gestion horaires et présence des différents services ainsi
que la direction des ressources humaines. « La gestion horaires et présence est
importante pour nos services car elle permet d’éviter tous les enregistrements manuels
 », souligne le DRH, Monsieur Winkelbach. « Les terminaux ont fonctionné sans faille
dès le début. Jusqu’à présent, le système est absolument fiable. Et, côté rentabilité, il
répond parfaitement à nos attentes. Désormais, nous disposons d’un processus
automatisé qui nous permet de gagner beaucoup de temps au niveau des plans de
service, de la gestion horaires et présence et de la comptabilité. Par conséquent, les
travaux administratifs ont pu être réduits considérablement ». -


A propos de :

Le centre hospitalier « Städtischen Kliniken » de Bielefeld, composé de deux
sites en centre ville et dans le quartier Rosenhöhe en Allemagne, est le plus grand
établissement hospitalier de Bielefeld et de sa région (1000 lits environ). Doté de toute
une série de services spécialisés hautement qualifiés répartis dans ses 17 cliniques et
instituts uniques dans la région de Westphalie de l’Est / Lippe, il assure des soins
médicaux de haut niveau. Le centre hospitalier (qui est en même temps le CHU de
l’Université « Westfälische Wilhelms-Universität » de la ville de Münster) emploie près
de 2 000 personnes.


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