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Le centre hospitalier de Bielefeld en Allemagne choisit LEGIC pour sa gestion horaires et présence

juillet 2008 par Marc Jacob

A l’heure actuelle, le centre hospitalier constitue l’un des principaux employeurs de la ville et, par conséquent, une entreprise importante qui doit gérer ses activités de manière optimale. Le planning de service et la gestion du temps des 2 000 membres du personnel en sont deux bons exemples. A l’époque, de nombreuses opérations dans ce domaine étaient effectuées manuellement : les plans de service ainsi que les attestations des prestations étaient rédigés à la main, puis signés par les chefs de service et enfin saisis manuellement dans le système informatique de la comptabilité des salaires. « Ce processus était très fastidieux et totalement obsolète », commente Monsieur Ulrich Winkelbach, DRH du centre hospitalier. « Par conséquent, nous avons cherché une solution électronique pour la planification des activités et la comptabilité du personnel ».

Le nouveau système a pour but de faciliter l’élaboration des plans de service et de fournir toutes les données de comptabilité pour les salaires. Bien entendu, toutes les réglementations en matière de tarification devaient également être intégrées. Dans cette recherche, le système de gestion horaires et présence PER-RES (Personal- Ressourcen-Management-System) de la société mgm Gesellschaft für Organisationsberatung, Information und Datenverarbeitung im Gesundheitswesen mbH (consultant en matière d’organisation, d’information et de traitement de données dans le domaine de la santé) de la ville de Grünstadt spécialisée dans le domaine hospitalier a été présenté aux responsables du centre hospitalier.

« Nous avons testé le programme très intensivement et observé rapidement que ce système était parfaitement adapté à nos besoins », explique M. Ulrich Winkelbach. Le système électronique de gestion horaires et présence a été introduit progressivement. Après une phase pilote dans le service d’urgence de la clinique Rosenhöhe, le système a été élargi progressivement dans tous les domaines de soins et dans tous les services fonctionnels comme, par exemple, l’anesthésie. Dans un premier temps, le planning électronique de service a été lancé avec une saisie négative du temps, ce qui signifie que les heures planifiées ont été automatiquement utilisées comme heures effectivement travaillées pour la comptabilité. Cependant, la pratique a montré qu’il y avait toujours des imprévus : les membres du personnel devaient noter tout changement de leur temps de travail, le faire signer par leurs supérieurs. Ensuite ces données devaient être saisies manuellement par le responsable de la gestion horaires et présence du service dans le système PER-RES. « Nous avons cherché un moyen pour éviter ces opérations », explique le DRH, Monsieur Winkelbach, d’où la décision de passer à une deuxième phase du dispositif.

Grâce à une recommandation de la société mgm, le centre hospitalier a décidé de choisir les terminaux de gestion horaires et présence de la société Kaba. Ces terminaux ont été adaptés aux exigences spécifiques des cliniques, ce qui a permis de développer un passe-partout spécifique pour le terminal B-Net 93 60 permettant aux utilisateurs de procéder à des enregistrements complémentaires. Ainsi, le personnel peut effectuer, par une sélection dans la zone affichée, des enregistrements de base spécifiques, par exemple : « enfant malade », « changement service régulier/garde », « formation professionnelle », « garde », « disponibilité », « disponible pour garde ou travail supplémentaire » etc. Au total, 12 terminaux B-Net 9340 et B-Net 9360 ont été installés aux différentes entrées des bâtiments. Conformément à l’accord d’exploitation signé en novembre 2005, le système a été mis à l’essai dans quatre services, dans la clinique de chirurgie Rosenhöhe, dans certains services techniques, dans le service informatique et RH, dans le bureau de la société de nettoyage et dans le bureau du comité d’entreprise. Cette phase s’étant bien déroulée, le système a été progressivement étendu, à partir du mois d’avril 2006, à tous les autres services de façon à leur permettre d’élaborer leurs plans de service avec le système PER-RES.

Les membres du personnel utilisent leurs porte-clés LEGIC non seulement pour pointer mais également pour consulter leurs crédits de temps et de congés au niveau des terminaux. En outre, ils peuvent utiliser leur puce LEGIC pour le paiement électronique dans le restaurant d’entreprise. Les touches de fonction spécifiques permettent de libérer les responsables de gestion horaires et présence des différents services ainsi que la direction des ressources humaines. « La gestion horaires et présence est importante pour nos services car elle permet d’éviter tous les enregistrements manuels  », souligne le DRH, Monsieur Winkelbach. « Les terminaux ont fonctionné sans faille dès le début. Jusqu’à présent, le système est absolument fiable. Et, côté rentabilité, il répond parfaitement à nos attentes. Désormais, nous disposons d’un processus automatisé qui nous permet de gagner beaucoup de temps au niveau des plans de service, de la gestion horaires et présence et de la comptabilité. Par conséquent, les travaux administratifs ont pu être réduits considérablement ». -


A propos de :

Le centre hospitalier « Städtischen Kliniken » de Bielefeld, composé de deux sites en centre ville et dans le quartier Rosenhöhe en Allemagne, est le plus grand établissement hospitalier de Bielefeld et de sa région (1000 lits environ). Doté de toute une série de services spécialisés hautement qualifiés répartis dans ses 17 cliniques et instituts uniques dans la région de Westphalie de l’Est / Lippe, il assure des soins médicaux de haut niveau. Le centre hospitalier (qui est en même temps le CHU de l’Université « Westfälische Wilhelms-Universität » de la ville de Münster) emploie près de 2 000 personnes.




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