L’expertise comptable est essentielle pour l’équilibre financier et la pérennité d’une société. La profession n’est pas épargnée par la nécessaire transformation digitale qui continue de bouleverser bon nombre d’entreprises et qui consiste à saisir les opportunités du digital pour créer davantage de valeur et optimiser le fonctionnement de l’entreprise.

Cette transition vers le digital était un double défi pour le cabinet Agora SEA : faire preuve d’agilité, sans résistance au changement de la part des collaborateurs, et garantir la sécurité des fichiers confidentiels.

La protection des données est cruciale pour les cabinets d’expertise-comptable qui manipulent des données confidentielles à caractère personnel et financier, alors que les entreprises de taille intermédiaire sont de plus en plus la cible de cyberattaques aux conséquences potentiellement désastreuses pour leur santé financière.

Auparavant, Agora SEA sauvegardait l’ensemble de ses documents sur ses propres serveurs, situés au sein des locaux du groupe et accessibles depuis un réseau local. Cette méthode nécessitait la mobilisation de ressources humaines et financières pour l’entretien et la gestion de l’infrastructure informatique et présentait d’autres limites. Tout d’abord en matière de volume de stockage : l’augmentation des capacités de sauvegarde nécessitait de nouveaux investissements en matériel informatique et l’intervention d’un technicien. L’accès aux documents à distance ou pour une personne externe à l’organisation n’était pas fluide et nécessitait l’utilisation d’un VPN. Enfin, la sécurité et la sauvegarde des fichiers n’étaient pas optimisées.

La question d’une migration de leurs données dans le Cloud pour faciliter le stockage des documents et leur partage en toute sécurité s’est donc posée.

Gains de productivité et sécurité des données renforcée
En 2018, Agora SEA choisit d’adopter la solution de stockage dans le Cloud et de partage de fichiers Dropbox. Ces solutions ont rapidement permis de fluidifier les échanges et de nombreuses tâches courantes, en interne et avec les clients d’Agora SEA. Une fois la migration des documents vers Dropbox effectuée, les différentes agences et équipes ont eu accès à l’ensemble des fichiers du cabinet de manière simple et rapide et ont commencé à collaborer à distance en temps réel sur un même document, ce qui n’était pas possible auparavant.

“Nous sommes ravis d’avoir adopté Dropbox qui permet non seulement de sécuriser nos données puisque les fichiers sauvegardés sont cryptés, mais également de faciliter l’accès aux documents pour nos clients, et en interne entre toutes les agences et collaborateurs du cabinet. Nous pouvons accéder rapidement et simplement à nos documents communs via un simple raccourci depuis nos bureaux d’ordinateurs pour collaborer sans multiplier les échanges de mails ou les réunions.” explique Vanessa Schauffler, Responsable Marketing et Communication chez Agora SEA.

Une gestion optimisée des documents et une prise en main facile
L’organisation des fichiers a été optimisée avec la création de dossiers par agence ; des fichiers dédiés aux responsables et d’autres aux collaborateurs ou encore aux clients. La solution Dropbox permet aussi la synchronisation de certains dossiers en local et d’accéder aux documents en étant hors-ligne.

“Pour les collaborateurs du cabinet, pouvoir générer des liens de transfert a grandement facilité le partage de fichiers avec leurs clients, notamment pour les fichiers lourds. Non seulement les mails et les pièces jointes ne sont plus nécessaires, mais la réduction des e-mails accompagnés de fichiers lourds a également un impact environnemental positif”, précise Vanessa Schauffler.

Pour les équipes, la nouvelle solution a été très intuitive et facile d’utilisation. Un module de formation a été mis en place pour aider les collaborateurs à se familiariser avec la solution, et un support en ligne est disponible à tout moment pour répondre aux éventuelles questions des utilisateurs. Enfin, avec un hébergement des données en Irlande, la solution Dropbox est conforme au RGPD (Règlement général européen sur la protection des données).

Lorsque la pandémie est survenue en 2020, les équipes utilisaient déjà Dropbox depuis 2 ans et étaient déjà largement sensibilisées à l’utilisation des outils de collaboration à distance. Le cabinet avait donc un temps d’avance sur les méthodes de travail à distance de manière optimisée et sécurisée.