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Le Père Noël aussi dématérialise son courrier grâce à EMC
décembre 2009 par Marc Jacob
Father Christmas Inc. est une entreprise internationale située au Pôle Nord. Considérée comme étant l’une des organisations à but non-lucratif la plus importante au monde, elle existe dans l’unique but de délivrer des cadeaux aux enfants ayant été sages durant l’année. Chaque année, la société met à jour sa base de données d’enfants méritants à travers le monde. Chaque enfant est classé dans une catégorie fonction du comportement qu’il a eu lors des 12 derniers mois. Fonction de sa catégorie, il se voit récompensé d’un cadeau, distribué par le réseau de traîneaux.
Plus de dizaines de millions de lettres sont reçues par le Père Noël ! Elles doivent toutes être vérifiées pour confirmer le comportement d’un enfant avant d’être traitées.
L’année dernière, afin de répondre au nombre de plus en plus important de lettres reçues, le Père Noël a déployé des solutions de gestion de contenu et d’archivage EMC, utilisant les solutions Documentum, Captiva et Doc Science pour automatiser les processus et réduire ses coûts opérationnels.
Le système automatisé déployé permet de gérer le processus depuis l’arrivée d’une lettre au Pôle Nord jusqu’à la livraison du cadeau : Lorsqu’une lettre arrive, elle est scannée par le logiciel de capture Captiva et envoyée vers le département adéquat. Le système classe, indexe et envoie automatiquement le courrier, permettant aux Elfes de se concentrer sur des tâches plus critiques. Une fois la lettre traitée et le cadeau en stock, le logiciel Document Science d’EMC produit automatiquement un courrier personnalisé envoyé aux parents leur confirmant que le cadeau sera bien livré à une heure spécifique le 25 décembre.
Ce système permet au Père Noël d’archiver les détails sur le comportement d’un enfant et sur le cadeau qui lui a été envoyé. Une demande de cadeau est archivée pendant 3 ans, les demandes de remplacement pendant 5 ans et les demandes de garanties pendant 10 ans.
La Technologie EMC Documentum s’assure que les données ne sont pas dupliquées inutilement et vérifie que les enfants ne reçoivent pas les mêmes cadeaux année après année.
D’après Madame Noël : « Depuis que nous avons automatisé Noël, mon mari est plus heureux que jamais. Il n’est plus inquiet à l’idée que les parents et les enfants iront ailleurs pour leurs cadeaux, parce qu’il sait que notre qualité de service est incomparable. Il n’a plus à passer du temps à essayer de retrouver des demandes perdues. Il a suffisamment d’espace dans son bureau maintenant que la paperasserie a été réduite, et les couloirs résonnent du « ho, ho, ho » au lieu de « oh non, non, non ».
D’autre part, le Père Noël s’est également mis au Web 2.0. La solution EMCxCP lui a permis de développer un portail Web 2.0 pour recevoir les demandes des enfants et aussi gérer ses ressources externes.
Le Père Noël a ainsi :
Automatisé plus de 90% de ses processus
Réduit ses coûts de 50%
Réduit sensiblement les erreurs de cadeaux et le temps entre la réception d’une lettre et l’envoi d’un cadeau
Amélioré la satisfaction client
Permis à tout le monde de passer un Noël encore meilleur
