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Le Père Noël aussi dématérialise son courrier grâce à EMC

décembre 2009 par Marc Jacob

Father Christmas Inc. est une entreprise internationale située au Pôle Nord.
Considérée comme étant l’une des organisations à but non-lucratif la plus
importante au monde, elle existe dans l’unique but de délivrer des cadeaux aux
enfants ayant été sages durant l’année. Chaque année, la société met à jour sa base
de données d’enfants méritants à travers le monde. Chaque enfant est classé dans
une catégorie fonction du comportement qu’il a eu lors des 12 derniers mois.
Fonction de sa catégorie, il se voit récompensé d’un cadeau, distribué par le
réseau de traîneaux.

Plus de dizaines de millions de lettres sont reçues par le Père Noël ! Elles doivent
toutes être vérifiées pour confirmer le comportement d’un enfant avant d’être
traitées.

L’année dernière, afin de répondre au nombre de plus en plus important de lettres
reçues, le Père Noël a déployé des solutions de gestion de contenu et d’archivage
EMC, utilisant les solutions Documentum, Captiva et Doc Science pour automatiser
les processus et réduire ses coûts opérationnels.

Le système automatisé déployé permet de gérer le processus depuis l’arrivée d’une
lettre au Pôle Nord jusqu’à la livraison du cadeau :
Lorsqu’une lettre arrive, elle est scannée par le logiciel de capture Captiva et
envoyée vers le département adéquat. Le système classe, indexe et envoie
automatiquement le courrier, permettant aux Elfes de se concentrer sur des tâches
plus critiques.
Une fois la lettre traitée et le cadeau en stock, le logiciel Document Science
d’EMC produit automatiquement un courrier personnalisé envoyé aux parents leur
confirmant que le cadeau sera bien livré à une heure spécifique le 25 décembre.

Ce système permet au Père Noël d’archiver les détails sur le comportement d’un
enfant et sur le cadeau qui lui a été envoyé. Une demande de cadeau est archivée
pendant 3 ans, les demandes de remplacement pendant 5 ans et les demandes de
garanties pendant 10 ans.

La Technologie EMC Documentum s’assure que les données ne sont pas dupliquées
inutilement et vérifie que les enfants ne reçoivent pas les mêmes cadeaux année
après année.

D’après Madame Noël : « Depuis que nous avons automatisé Noël, mon mari est plus
heureux que jamais. Il n’est plus inquiet à l’idée que les parents et les enfants
iront ailleurs pour leurs cadeaux, parce qu’il sait que notre qualité de service
est incomparable. Il n’a plus à passer du temps à essayer de retrouver des demandes
perdues. Il a suffisamment d’espace dans son bureau maintenant que la paperasserie
a été réduite, et les couloirs résonnent du « ho, ho, ho » au lieu de « oh non,
non, non ».

D’autre part, le Père Noël s’est également mis au Web 2.0. La solution EMCxCP lui a
permis de développer un portail Web 2.0 pour recevoir les demandes des enfants et
aussi gérer ses ressources externes.

Le Père Noël a ainsi :

Automatisé plus de 90% de ses processus

Réduit ses coûts de 50%

Réduit sensiblement les erreurs de cadeaux et le temps entre la réception d’une
lettre et l’envoi d’un cadeau

Amélioré la satisfaction client

Permis à tout le monde de passer un Noël encore meilleur


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