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La dématérialisation : recette du succès pour Orientis Gourmet et ses fournisseurs

janvier 2018 par Patrick LEBRETON

Orientis Gourmet, propriétaire des marques Kusmi Tea et Løv Organic a confié à Esker la dématérialisation de ses 12 000 factures fournisseurs annuelles de frais généraux. Entièrement synchronisée avec son ERP Cegid, la solution a permis à Orientis Gourmet de moderniser sa comptabilité fournisseurs en la transformant en un processus plus sûr et plus transparent pour ses équipes et ses fournisseurs.

Orientis Gourmet est un groupe français créé en 2001 spécialisé dans les thés et infusions premiums. Présent dans une trentaine de pays à travers le monde, Orientis Gourmet dispose d’une comptabilité centralisée au Havre où 12 personnes traitent chaque année les 12 000 factures reçues pour 95% d’entre-elles au format papier. Malgré une croissance annuelle de 15%, les services financiers du groupe conservaient un fonctionnement manuel et peu efficace, notamment au regard des nombreuses contraintes comptables liées à leur activité internationale. Une mauvaise traçabilité, une opacité du workflow de validation et des retards de paiements entraînant un surcroit de travail pour les équipes et une détérioration de la relation avec les fournisseurs. Déjà impliqué dans une démarche « zéro papier » pour la gestion de ses commandes, Orientis Gourmet a souhaité appliquer ces bonnes pratiques à l’ensemble de ses services financiers en dématérialisant, avec Esker, la gestion de ses factures fournisseurs.

Une solution synchronisée avec Cegid

Là où auparavant les factures étaient comptabilisées à la fin du circuit de validation, les écritures comptables sont désormais créées et gérées directement à l’arrivée des factures dans Esker grâce à la synchronisation avec l’ERP.

Une fois la facture intégrée, le processus de validation s’enchaîne de manière automatique selon les règles et les critères prédéfinis parmi les 30 approbateurs répartis sur toute la France.

Une chaîne de comptabilité fournisseurs sur-mesure

Depuis le déploiement de l’outil, les utilisateurs ont pu observer les bénéfices suivants :
- Un processus plus rapide et transparent, le circuit de validation est automatisé permettant ainsi des relances sélectives des factures non validées et une approbation au fil de l’eau quand, auparavant, plusieurs relances étaient nécessaires,
- Une comptabilité en temps réel dans Cegid, les services financiers sont ainsi assurés d’avoir un aperçu en temps réel de l’ensemble des factures reçues, en cours ou en attente,
- Une visibilité multi-niveaux et une autonomie de l’ensemble des parties-prenantes : grâce aux tableaux de bords personnalisables, chaque Business Unit est indépendante et dispose d’une vision d’ensemble sur la charge de travail,
- Une relation fournisseurs améliorée grâce au respect des délais de paiement et au portail dédié qui permet aux fournisseurs d’avoir, à tout moment, une visibilité sur leurs encours et leurs paiements,
- Des missions à plus forte valeur ajoutée, la réorganisation de la charge de travail a permis de supprimer des tâches répétitives permettant de proposer des missions plus intéressantes aux comptables,
- Le respect des obligations légales en matière d’archivage.




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