L’Outil SymaleaN intègre une GED certifiée ISO 27001
février 2017 par Marc Jacob
SymaleaN, éditeur de logiciels spécialisés dans le domaine de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement, annonce que sa V2 intègre une gestion des contenus IS HDS certifiée ISO 27001. Une norme internationale d’excellence de gestion de la sécurité ? de l’information.
La Gestion Electronique de Document, rien de nouveau ?
Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents sont entrées dans une phase nouvelle. Il ne s’agit plus de gérer un stock de documents papier, mais bien de capturer, de stocker, de gérer et surtout de sécuriser des données qui viennent de sources et de formats multiples. Or les entreprises françaises peinent à franchir le pas. Aujourd’hui encore toute la documentation de l’entreprise est bien souvent générée par une architecture Windows standard ou un intranet sous la forme de fichier Excel ou Word, avec pour conséquences des problèmes de mise à jour des documents, d’efficacité, de fiabilité des fichiers et dans le circuit de validation des documents…
Une GED IS HDS certifiée ISO 27001 ET Ouverte
Contrairement à ses concurrents, la GED de SymaleaN est ouverte aux parties prenantes de l’entreprise : prestataires, fournisseurs, salariés, clients…
Ainsi, les clients peuvent y consulter des informations d’avant ou d’après-vente (CGD, notice d’utilisation…). En plus de leurs propres codes/droits, les salariés peuvent quant à eux consulter sur la GED des éléments comme les différents procès-verbaux du comité d’entreprise, des infos relatives à la communication interne, etc.
Enfin, côté fournisseurs, La GED va permettre par exemple de déposer une facture et de lancer un circuit de validation, jusqu’au paiement.
Les Fonctionnalités
La Syma GED intègre un module de Workflow permettant de déterminer un circuit de validation des documents importés et des documents crées. Le module de gestion des droits permet d’affiner la lecture et l’impression du document en fonction de l’utilisateur et de sa position dans l’entreprise. Il est possible de paramétrer jusqu’à des notions de groupe, de division et de site.
Par ailleurs, la GED de Symalean propose une interface par utilisateur qui va permettre d’avoir le récapitulatif des documents qu’il a consultés, signés, de visualiser tous les événements qui lui sont liés.
Il est aussi possible de créer des formulaires (des enquêtes de satisfaction par exemple), les envoyer en masse, requêter les résultats… Un moteur automatique analyse les réponses et génère des états, des statistiques et détermine la performance.