Déjà certifiée NF544 (Copie fidèle) l’an dernier, Iron Mountain, spécialiste mondial de conservation et de gestion des informations et des documents, a reçu en février dernier la certification NF461 (validée COFRAC) dans sa version mise à jour pour la conservation pérenne des documents à valeur probante.

Le SAE concerne les documents de preuves en cas de contentieux ou d’audit. La preuve peut être un contrat commercial, une autorisation de mise sur le marché, un livre comptable que le juge ou l’auditeur pourrait demander de produire. Son authenticité pourrait alors être approuvé, même si certains documents produit en conformité avec la norme 42-013 ont déjà été acceptés comme début de preuve, ces process permettent d’attestés d’une copie ayant la même valeur qu’on original produit.

Différent d’une gestion électronique de documents (GED), dont la fonction est de rendre disponibles les objets à tout moment, le SAE répond à un besoin tout autre de pérennité, confidentialité, authenticité. Un document conservé en SAE n’est plus modifiable, et les accès sont beaucoup plus restreints. Sur le cycle de vie d’un document la GED va couvrir la période de la création du document à l’archivage intermédiaire, et dans cette masse, les documents à valeur probante vont être extraits pour être protéger, préservés dans un SAE 10 ans, 30 ans, parfois plus longtemps. Économiquement un gros volume dans un environnement agile coûte plus cher qu’une sélection de 4% en environnement pérenne.

L’avantage d’une double certification au sein d’une seule et même offre

Cette nouvelle certification NF461 vient considérablement renforcer l’offre d’Iron Mountain et sa vocation à héberger des documents à forte valeur. Dotée d’une interface simple et ergonomique, la solution FullWeb d’Iron Mountain permet de former rapidement les équipes à une solution couvrant l’intégralité des besoins des entreprises.

Une double certification qui présente l’intérêt de proposer aux clients en pleine réflexion numérique une seule et même offre associant la preuve et la conservation des documents avec une protection maximale. FullWeb représente de fait une véritable sécurité pour les documents probants dans le temps et dans leur confidentialité. En traitant avec un seul fournisseur, les entreprises ne risquent plus, au moment du transfert d’un système à l’autre, de perdre leurs documents ou d’altérer le support.

Grâce à l’étendue de sa solution FullWeb, Iron Mountain est dès lors en mesure de répondre aux cahiers des charges les plus précis, mais aussi d’aider les entreprises à prendre le virage du numérique en toute quiétude.

Pour répondre au mieux aux besoins de ses clients, Iron Mountain adapte son offre en fonction du métier de l’entreprise (banque, industrie agroalimentaire, pharmacie etc.), des flux à traiter et de la nature des documents à protéger. Un accompagnement à la fois complet et adapté pour que les entreprises puissent disposer d’une gestion documentaire efficiente et personnalisée.