IFP School, une école de renommée internationale dans les secteurs de l’énergie et des transports

Située en Ile de France, IFP School est une école d’ingénieurs proposant des formations dans les secteurs de l’énergie et des transports. Partie intégrante d’IFP Energies nouvelles, IFP School prépare les spécialistes de demain à relever les défis associés à la transition énergétique. Ouverte aux diplômés de l’enseignement supérieur, IFP School offre une gamme complète de formations francophones et anglophones aux métiers de l’énergie (pétrole, gaz, pétrochimie, motorisations, nouvelles technologies de l’énergie, marchés de l’énergie). Bénéficiant de collaborations étroites avec les mondes de la recherche et de l’industrie, l’École a acquis une très large notoriété internationale.

Harmoniser et centraliser la gestion des différents acteurs de l’école : un enjeu clé pour IFP School

En 2005, la direction de l’école constate qu’il est nécessaire de moderniser son SI et lance ainsi un projet de portail web afin de centraliser et de harmoniser l’ensemble des données relatives aux étudiants et au personnel de l’école. Le portail « eCampus » voit alors le jour. Rapidement l’équipe projet IFP School se heurte aux limites du CMS mises en place, qui ne lui permettent pas, notamment, de gérer les utilisateurs de façon suffisamment fine.

IFP School se tourne vers la solution Meibo d’Ilex International une solution sur-mesure, qui permet, notamment, de maîtriser et de publier les données d’annuaires via des interfaces ergonomiques et intuitives, et de mettre en place un référentiel unique.

Christophe Corlay, Responsable SIE chez IFP School, explique : « Avant 2005, l’information n’était pas centralisée et la gestion des données s’effectuait manuellement et individuellement, au travers de fichiers Excel. Nous devions faire évoluer le système d’information, le moderniser et le structurer pour gagner en efficacité. »

Un référentiel unique pour toutes les applications centralisées

Grâce à la solution Meibo développée par Ilex International, l’équipe projet a pu mettre en place un référentiel unique, centralisant toutes les données utiles. Il recense aujourd’hui près de 1000 élèves et 500 employés de l’école et personnels extérieurs (professeurs, maîtres d’apprentissage, maîtres de stages, vacataires, etc.).

Ce référentiel sert de base pour tous les modules d’applications développées par IFP School pour ses utilisateurs. En effet, depuis 2005, l’école a développé plus d’une douzaine d’applications pour offrir à ses élèves et à son personnel des services à forte valeur ajoutée. Il existe, par exemple, des applications pour les bulletins de notes, la gestion des boursiers, ou encore une application permettant de faire un « feedback » après chaque cours. Meibo rassemble une vingtaine de listes de données utiles sur lesquelles les applications s’appuient directement. De cette façon, lorsqu’un étudiant remplit son dossier de candidature, par exemple, il n’a pas à compléter manuellement certains champs (civilité, école d’origine, pays, situation familiale, diplôme, mode de financement...) mais simplement à sélectionner l’information dans une liste de choix. Ceci permet de remonter des informations cohérentes et structurées.

Chaque application repose sur l’annuaire de Meibo, qui permet également de gérer les affectations des personnes, et de définir leurs droits d’accès et leurs habilitations. Ainsi, pas d’incohérence, tout est piloté de façon centrale.

« Le large éventail de fonctionnalités du produit nous a permis d’enrichir le contenu des fiches des étudiants par l’ajout de photos et d’informations spécifiques, telles que le cursus de l’étudiant, son niveau de recrutement, le diplôme visé ou encore la durée de la scolarité. » explique Christophe Corlay. Meibo nous aide à structurer nos données et à gérer simplement des populations très variées. »

En outre, grâce à un système de workflow, IFP School peut désormais gérer les dossiers des étudiants de bout en bout, de la candidature en ligne (création de compte) jusqu’au diplôme (archivage).

Christophe Corlay témoigne, « Chaque nouvelle application s’interface et s’appuie sur Meibo sans problème. C’est une solution robuste, stable et que nous savons fiable. Toute notre infrastructure repose sur Meibo, c’est en quelque sorte le cœur du SI de l’école. »