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Grâce à Universign, Emlyon Business School Digitalise à 100% l’intégration administrative de ses étudiants

mai 2016 par Marc Jacob

Lors de son inscription universitaire, chaque étudiant doit fournir un ensemble de documents administratifs (pièces d’identité, document d’état civil, attestation de sécurité sociale, responsabilité civile…) qui constitue son dossier. Avec plus de 4 500 étudiants en formation initiale chaque année, emlyon business school a décidé en 2013 de centraliser la gestion administrative des dossiers étudiants en passant par la dématérialisation des documents. Zoom sur sa collaboration avec Universign, plateforme de signature électronique en ligne.

LES ENJEUX :

• Achever entièrement la dématérialisation des documents du dossier administratif étudiant
• Simplifier les démarches de gestion administrative lors des phases d’intégration des étudiants
• Proposer aux étudiants une solution à la fois simple, efficace et sécurisée pour signer la convention financière à distance

LES BENEFICES CLIENTS :
• Réduction des délais de traitement du dossier administratif de chaque étudiant : le délai de traitement d’un dossier étudiant représente désormais une minute, contre plusieurs dizaines auparavant.
• Réduction des coûts par la suppression totale des papiers et gain de temps en traitement administratif : moins d’archivage, moins de classement, zéro perte de documents…
• Optimisation et simplification des processus : les documents signés électroniquement sont intégrés automatiquement dans des workflow, avec consultation et visualisation directe dans l’application métier.

Centralisée au sein d’une application métier spécifique, la gestion administrative des dossiers étudiants franchit une nouvelle étape en 2013 par la mise en place d’une gestion électronique de documents (GED) qui favorise la dématérialisation des processus et des documents. « Chaque étudiant accède à un espace en ligne personnalisé dans lequel il peut télécharger ses pièces justificatives et gérer sa relation administrative avec l’école. La GED a permis de dématérialiser une grande partie des documents justificatifs de son dossier administratif » précise Gilles Maronnat, responsable Comptabilité Clients Formation Initiale et Formation Continue.

LA SIGNATURE ELECTRONIQUE, DERNIERE ETAPE DE LA DEMATERIALISATION

La convention financière représentait le dernier document papier que l’étudiant devait imprimer, renvoyer signé par courrier postal, accompagné de son règlement, un chèque la plupart du temps ! La mise en place de la signature électronique représente alors une nécessité, comme l’ultime étape du projet de dématérialisation. La généralisation du paiement en ligne, notamment pour le règlement des petits montants (droits administratif, sécurité sociale), lève la dernière contrainte du maintien des documents « physiques », et signe la fin du contrat papier et du paiement par chèque.

« Avec la GED, nous avions réussi à digitaliser la quasi-totalité des documents mais la convention financière en version papier restait le maillon faible de cette chaine. Elle nous reliait à une gestion archaïque que nous voulions abandonner avec du stockage physiques dans des classeurs et des armoires d’archives… Nous devions arriver à bout de ce dernier contrat papier ! » explique Christophe Philys, chef de projet informatique, en charge de la mise en œuvre des projets IT.

POURQUOI AVOIR CHOISI UNIVERSIGN ?

Dès janvier 2015, Christophe Philys procède à une consultation des acteurs du marché et met en place un tableau de scoring pour sélectionner le prestataire sur des critères concrets : pérennité de la société, richesse fonctionnelle de la solution, possibilité d’intégration à leur application métiers, niveau de technicité, budget global et qualité de la relation commerciale. « Une notation cartésienne qui a permis de faire notre choix en toute objectivité. Universign a obtenu la meilleure note, c’est aussi simple que ça ! » se souvient Christophe Philys. La phase d’intégration a été tout aussi simple. « La documentation fournie par Universign est bien faite, et favorise une mise en œuvre rapide. Leur API respecte les mêmes standards d’intégration d’application tierce, son intégration s’est faite de manière analogue par nos équipes ». Quelques jours d’intégration ont suffi pour une mise en production effective en mai 2015, à temps pour le début des campagnes d’inscription.

L’accès au service de signature en ligne, directement accessible depuis la plateforme www.universign.com représente une fonctionnalité à forte valeur ajoutée, particulièrement apprécié par Gilles Maronnat. « En parallèle du Web Service intégré à notre environnement IT, j’ai la possibilité d’utiliser la plateforme Universign pour la signature de contrats spécifiques ou ponctuels » explique-t-il « C’est facile d’accès, simple d’utilisation et très pratique grâce au tableau de bords de suivi des collectes. Cet accès complémentaire m’offre une flexibilité supplémentaire pour piloter la signature de contrats marginaux en dehors des workflows automatisés, avec la même valeur juridique que les autres documents ».
Les équipes possèdent désormais une vision complète et entièrement dématérialisée d’un dossier étudiant, avec des processus simplifiés, fluidifiés et sécurisés, dans une démarche « zéro papier ». « Nous prévoyons une croissance du nombre de signatures de conventions financières pour la prochaine rentrée, et une montée en puissance des documents pour les formations continues, dans une logique ultra simple : 8 signatures en 1 clic ! »

Sur le plan administratif, le bilan de la rentrée 2015-2016 est plus que positif. Pour ces digital native, « la démarche leur est finalement apparue naturelle, voire évidente… ». A contrario, les gains de temps et de productivité réalisés par l’équipe Administrative ont été considérables. Des gains qui reposent par la réalisation d’une partie des démarches par les étudiants eux-mêmes : téléchargement des pièces justificatives depuis leur profil utilisateur, signature électronique en ligne de la convention financière…


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