Rechercher
Contactez-nous Suivez-nous sur Twitter En francais English Language
 











Abonnez-vous gratuitement à notre NEWSLETTER

Newsletter FR

Newsletter EN

Vulnérabilités

Se désabonner

Gouvernance documentaire : état et enjeux

avril 2011 par Emmanuelle Lamandé

Face au flot croissant et continu d’informations qui les inondent chaque jour, les entreprises sont de plus en plus en quête d’une approche globale de la gestion de l’information. Toutefois, la mise en place d’une gouvernance documentaire en entreprise peut s’avérer complexe. D’ailleurs, selon une enquête réalisée par SerdaLAB*, seule une organisation sur 10 appliquerait, à ce jour, une politique de gouvernance documentaire globale. A l’occasion du salon Documation, Virginie Boillet, SerdaLAB, présentait, aux côtés de la FedISA et de la société RSD, les résultats de cette enquête réalisée auprès de 250 organisations françaises.

Jean Mourain, RSD, Virginie Boillet, SerdaLab, Jean-Louis Pascon, FedISA, Patricia Mabilleau, RSD

SerdaLAB est le laboratoire de veille, d’études et de prospective du groupe Serda-Archimag. Il est spécialisé dans les domaines de l’organisation de la Mémoire et du Savoir (information numérique, veille, gestion de contenu, archivage électronique, dématérialisation, …). L’objectif de cette enquête sur la « gouvernance de l’information dans les organisations françaises » était de comprendre les principales difficultés et enjeux en termes d’organisation documentaire, mais aussi d’analyser les besoins et attente des entreprises sur ce sujet.

La majorité des entreprises (44%) s’accordent à définir la gouvernance documentaire comme une stratégie d’entreprise pour faire face aux enjeux en termes d’informations. Le SerdaLAB en donne une définition plus précise : la gouvernance documentaire serait « la stratégie et l’organisation définies afin de gérer, sécuriser, partager, conserver, valoriser et maîtriser l’information et la connaissance, afin d’améliorer l’efficacité d’une organisation ».

Seule une organisation sur 10 applique une politique de gouvernance documentaire globale

Faire face au flot croissant d’informations (70%) et à la multiplicité des sources (64%) constitue les deux problématiques majeures auxquelles peut répondre la gouvernance documentaire, selon les entreprises interrogées. La conformité aux exigences réglementaires arrive, quant à elle, en 5ème position avec 20%, suivie de la perte d’informations et de documents (19%) et des risques de fuites externes d’informations stratégiques (15%).

Concernant les principales attentes des entreprises, on retrouve en tête le gain en efficacité (72%). Pour 65% des répondants, une bonne gouvernance repose sur la manière de gérer les droits d’accès et la mise à disposition des bonnes informations à l’ensemble des collaborateurs. Le gain en traçabilité et sécurité des informations importantes arrive en 4ème position avec 28%.

Toutefois, sur les 250 répondants, seule une organisation sur 10 applique, à ce jour, une politique de gouvernance documentaire globale. 53% des entreprises interrogées n’ont pas de gouvernance documentaire, 36% appliquent une politique de gouvernance documentaire partielle, et 21% ont un projet prévu en 2011-2012.

Depuis sa création en 1973, la société RSD aide les entreprises à faire face aux enjeux croissants que représente la maîtrise de l’information, en proposant des solutions de gouvernance documentaire. Pour Jean Mourain, Directeur des alliances et projets stratégiques chez RSD, ce type de solution répond à différents défis de taille aujourd’hui, comme le volume de données, la multiplication du nombre de supports, ou encore la multitude de juridictions et référentiels.

Pour assurer la gouvernance, il faut déjà avoir une bonne politique d’archivage et de records management, complète Jean-Louis Pascon, Vice-Président de FedISA. Les normes aident à la mise de ce type de politique. La FedISA devrait, quant à elle, créer prochainement une commission sur la gouvernance en vue de produire un livre blanc dédié.


* L’enquête a été menée en ligne entre janvier et février 2011. 250 organisations publiques et privées y ont répondu, dont près d’1/3 de PME et 2/3 de grandes entreprises.


Le livre blanc présentant l’intégralité des résultats de cette étude est disponible sur le site du Serda : http://serda.com/


Voir les articles précédents

    

Voir les articles suivants