Plutôt que d’ignorer le phénomène ou de restreindre les collaborateurs à n’utiliser que leur portable professionnel, Volvo IT a décidé de les accompagner en proposant un service spécialement conçu pour leur permettre de tirer au mieux parti de leur smartphone ou tablette et réfléchit déjà aux évolutions possibles du service.

Un service dédié permettant d’accéder aux applications de l’entreprise

L’entreprise évalue le parc du groupe Volvo à 25 000 terminaux mobiles (hors ordinateurs portables) sur la zone EMEA dont environ 4000 sont des smartphones fournis par le groupe Volvo. Pour répondre au besoin croissant d’accès à certaines données de l’entreprise en situation de mobilité, la filiale informatique du groupe Volvo a mis au point un service sur-mesure permettant aux employés qui le souhaitent d’installer les principales applications de type bureautique de l’entreprise sur leur appareil mobile personnel. Le service couvre tous les smartphones et tablettes fonctionnant sur les dernières versions d’iOS, Android et Windows Phone.

La sécurité au cœur des enjeux

Chez Volvo IT comme ailleurs, la sécurité des données de l’entreprise et la protection de son réseau sont l’un des enjeux majeurs du phénomène de BYOD. Lors de la 1ère connexion aux applications de l’entreprise les collaborateurs doivent choisir un mot de passe afin de protéger l’accès au contenu de leur appareil. En cas de vol ou de perte de l’appareil, Volvo IT a ainsi la possibilité de supprimer à distance les données relatives à l’entreprise

seulement comme les e-mails et l’agenda par exemple.

Toujours dans cette optique de protection, les terminaux mobiles ne peuvent accéder au WiFi de l’entreprise et doivent être équipés d’une connexion de type 3G illimité. Cependant, et avec pour ambition de faire évoluer le service, les équipes de Volvo IT étudient la possibilité de mettre en place un réseau WiFi dédié aux smartphones sur chaque site du groupe et qui serait accessible bien sûr via un accès sécurisé après identification de l’utilisateur.

Un succès qui se confirme mois après mois

Depuis septembre 2011, date de lancement du service, les salariés qui en font la demande peuvent ainsi accéder à leurs e-mails, à leur agenda et à leurs contacts. Ce sont ainsi près de 12 000 terminaux mobiles (smartphones et tablettes) qui sont aujourd’hui inscrits à ce service. Parmi eux, près de 8 000 sont des appareils personnels. Et l’engouement pour ce service s’est confirmé en décembre 2011 où Volvo IT a reçu près de 4 000 demandes en l’espace d’un mois.

« Cela s’explique par la période de Noël propice aux cadeaux high-tech bien sûr mais cela montre aussi que le bouche-à-oreille fonctionne très bien et qu’il y a une vraie volonté de la part de nos collaborateurs de centraliser les usages personnels et professionnels de leur smartphone ou tablette. » expliqueLaurent Geray, Responsable Innovation chez Volvo IT France.

En effet, ne souhaitant pas imposer quoi que ce soit aux salariés du groupe Volvo, il n’y a pas de promotion particulière autour de ce service en interne, la politique étant de laisser le choix auxcollaborateurs d’installer ou non les

applications de l’entreprise sur le terminal mobile personnel.

« L’open innovation » permet de définir les pistes d’évolution prioritaires

Le succès du service se traduit également par les nombreuses suggestions d’évolutions proposées spontanément par les collaborateurs du groupe. Ainsi Volvo IT a d’ores et déjà décidé d’enrichir son service par de nouvelles applications permettant de répondre aux besoins des collaborateurs. D’ici peu, ils pourront notamment réserver un taxi, remplir leurs notes de frais et consulter les plannings des salles de réunion directement depuis leur smartphone.

« L’innovation participative est au cœur de notre culture et nos collaborateurs sont très investis dans le partage des idées afin de nous aider à développer nos services internes et externes. L’approche que nous avons décidé de mettre en place est très pragmatique. Nous avons commencé à laisser un accès aux applications qui nous paraissaient essentielles comme l’agenda et les e-mails et de faire évoluer le service en fonction des attentes de nos collaborateurs. Chercher à gérer le phénomène de BYOD dans sa globalité dès le départ n’est pas une tactique efficace, il est important d’étudier de près les usages et de penser aux besoins de demain en agissant pas-à-pas. » conclut Laurent Geray.

Dans le cadre de ses activités et contacts commerciaux à l’extérieur du Groupe Volvo, Volvo IT a déjà été amenée à conseiller certaines grandes entreprises curieuses d’en connaître plus sur la démarche mise en place au sein du groupe Volvo pour adresser leur BYOD entre leurs murs.