La sécurité des documents et des périphériques d’impression, un risque ignoré par de nombreuses entreprises

La sécurité est un vrai sujet d’actualité et un défi de tous les jours pour les chefs d’entreprises, même si, encore aujourd’hui, trop peu se sentent concernés. Les nouveaux moyens technologiques représentent une source clé pour protéger les données confidentielles. La perte de documents sensibles peut s’avérer être désastreuse ; cela peut nuire à la rentabilité et à l’image de l’entreprise. En effet, plus de 9 entreprises sur 10 ont subi un vol d’information en 2012 impliquant des pertes financières jusqu’à 1 million d’euros (fqn.fr – avril 2013). Dès lors, pour éviter les fuites d’informations confidentielles et pour sécuriser l’accès aux multifonctions, des solutions autour de la sécurité documentaire doivent être mises en place dans toutes les organisations. Par exemple, pour assurer la sécurité des impressions, des technologies innovantes comme le lecteur de badge qui permet de limiter l’accès aux périphériques d’impression ou encore des logiciels d’authentification, sont des solutions efficaces et nécessaires pour protéger la vie privée de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Transferts des données d’impression sur le réseau, comment les protéger ?

Lorsque les données sont transmises sur le réseau pour impression, elles ne sont plus protégées par les pare-feux. Des personnes mal attentionnées peuvent profiter de cette faille pour intercepter des informations de nature confidentielle. Notons que 73% des périphériques réseaux analysés par le spécialiste sur le sujet Dimension Data, en 2010, présentaient au moins une faille de sécurité connue.
En partant de ce constat, deux niveaux de réponses peuvent être apportées. La première consiste à définir le niveau de sécurité du réseau, donc a limiter les communications des moyens d’impressions sur le réseau en restreignant une gamme d’adresse IP. Dans un second temps, il peut être nécessaire de mettre en place des protocoles d’authentification réseau qui permettent également de fiabiliser et sécuriser l’accès.

Ainsi, selon les objectifs et les programmes de chiffrement, divers protocoles sont disponibles tel que le système SSL/TLS qui sert à chiffrer les données transmises sur des accès Web ou autres protocoles réseaux. Il est donc important de prendre en compte la compatibilité des systèmes d’impressions avec ces différents dispositifs de sécurité.

Le disque dur d’un multifonction : une multitude d’informations à protéger

Impressions, scans, copies… Que ce soit des documents professionnels, personnels voire confidentiels, ils restent accessibles sur la mémoire du périphérique. Protéger les informations sur le disque dur devient alors essentiel car même après la transmission ou la suppression des données par l’utilisateur lui-même, celles-ci sont encore temporairement présentes, jusqu’à ce qu’elles soient écrasées par d’autres données. Oui mais voilà : avec des outils spéciaux, il est tout à fait possible de restaurer ces données et le risque de fuite et / ou de perte est quasiment inévitable. Il faut savoir qu’en 2012, 93% des entreprises ont été victimes d’une perte de données (Iron Mountain & PwC, 2013) !

Ainsi, il parait essentiel d’effectuer une sécurisation des données en fin de vie. La restriction des accès des utilisateurs ou la fonction « écrasement du disque dur », qui permet l’écrasement des données après chaque annulation de tâche, sont des solutions concrètes pour protéger les données sensibles sur le disque dur.