Numérisation des documents : une approche stratégique autant qu’une question de matériel

Vouloir numériser tous les documents est coûteux et souvent inutile. A l’inverse, certains dossiers ou pièces d’un dossier exigent des niveaux de services plus élevés. Enfin, dans le prolongement de l’article 1379 du Code Civil et de son décret d’application du 05 décembre 2016, et avec la norme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle, numériser permet également de détruire les originaux papiers. Cela devient possible lorsque le procédé utilisé respecte un certain nombre d’exigences et permet de constituer des copies fiables qui seront pérennisées dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.

En résumé, seule une approche personnalisée permet de déterminer ce qui doit être numérisé, et comment, en fonction de la typologie de vos documents, de votre organisation et de votre activité. Aujourd’hui, il ne s’agit plus d’opposer le numérique au papier, mais d’organiser la cohabitation harmonieuse entre les deux supports afin de tenir compte de la réalité, voir de créer un même document dans les deux formats.

Mener un projet de numérisation : l’opportunité de rationaliser vos documents

Numériser un fonds de dossiers offre l’opportunité d’analyser le fonctionnement d’une entreprise pour en optimiser l’organisation. Cela implique déjà de connaître le contenu des dossiers et l’usage qu’en font les collaborateurs. L’analyse d’un échantillon de dossiers permet de formaliser les procédures de traitement lors de l’opération de numérisation. Elle renseigne également sur la qualité et la complétude du contenu : présence de documents inutiles (versions intermédiaires de travail, doublons, triplons…) et, à l’inverse, absence de documents indispensables (original du contrat et des avenants, pièces justificatives…). Dans ce dernier cas, c’est la maîtrise du risque de l’entreprise qui est en jeu, avec le non-respect de ses obligations légales de conservation. Ce travail préparatoire sert de base à la mise en place des procédures de gestion adaptées à l’ensemble des documents d’entreprise, physiques et numériques, passés et à venir. Il permet également de choisir la solution de numérisation adaptée par typologies de documents. En effet, avec l’évolution de la législation et des normes sur la fiabilité des copies numériques (NF Z42-026), plusieurs options sont disponibles :

– Exemple : la numérisation des dossiers du personnel dans un service Ressources Humaines

La gestion des dossiers du personnel fait partie du quotidien des collaborateurs RH : mise à jour des
dossiers, recherche d’un document ou d’une information… Ces tâches à faible valeur ajoutée sont
chronophages si l’on considère qu’un dossier du personnel est constitué en moyenne de 70
documents représentant environ 90 typologies documentaires différentes ! Par ailleurs, le service
RH traite au quotidien des données sensibles et vitales qui obéissent à des obligations législatives
fortes : confidentialité, droit à l’oubli, durées de conservation d’où la nécessité de maîtriser les
risques tout en facilitant la gestion courante. En partant de ce double besoin, une stratégie
associant numérisation ciblée et archivage physique permet de répondre aux besoins du service RH,
en offrant le niveau de service adapté tout en optimisant les coûts.

Certains types de documents sont par ailleurs nécessaires à un instant donné et doivent être
conservés au titre de la preuve, mais ne seront ensuite plus utilisés au quotidien par les
collaborateurs RH. En effet, une fois le processus de recrutement clos, ces documents n’ont pas
vocation à être consultés (ex : RIB, papiers d’identité, certificats de travail antérieurs, fiche de
renseignements, extrait de casier judiciaire).

A l’inverse, des documents comme la lettre d’embauche ou le contrat de travail sont des documents
engageants pour l’entreprise. Pouvoir y accéder rapidement, pour vérifier une information par
exemple, est indispensable pour les RH. Grâce à la numérisation, ces documents seront accessibles
directement en ligne, tout en préservant la confidentialité de l’information. Pour les dossiers des
dirigeants, il est possible d’envisager une numérisation fidèle NF Z 42-026 afin de diversifier les
risques en conservant les originaux papiers et les copies numériques, tout en facilitant le travail des
RH au quotidien.

– Exemple : la numérisation des dossiers médicaux d’un hôpital

Au coeur de l’activité quotidienne d’un hôpital, le dossier médical patient est indispensable à la
qualité des soins délivrés aux patients. Il représente des enjeux considérables : sécurité et
disponibilité des données, partage entre professionnels de santé, confidentialité accrue…

En cas d’hospitalisation ou d’admission aux urgences : le dossier du patient doit être accessible
immédiatement et en permanence pour assurer une prise en charge efficace. De plus l’information
doit être complète et à jour. Dans ce contexte, la numérisation répond au niveau de service attendu
par le personnel médical.

Lors d’une consultation : dans ce cas le délai de mise à disposition est connu à l’avance, ce qui
permet largement de rapatrier le dossier physique archivé chez un prestataire. Les nouveaux
documents sont intégrés physiquement au fur et à mesure ou disponibles en ligne.

En cas de décès d’un patient : le dossier doit être conservé au moins 20 ans à compter du dernier
passage dans l’établissement, ou 10 ans après la date du décès. En cas de contentieux, il doit être mis
à disposition sous 8 jours (dossier récent) ou 2 mois (dossier dont la dernière pièce remonte à 5 ans).
La conservation au format papier répond aux objectifs de conformité des établissements de santé.
Numériser la totalité de l’historique des dossiers inactifs ne présente aucun intérêt opérationnel,
et coûte beaucoup plus cher que l’archivage physique des dossiers considérant que l’historique des
dossiers médicaux d’un hôpital de taille moyenne représente plusieurs kilomètres linéaires de
documents à numériser. Une solution viable peut être de numériser les nouveaux dossiers au fil de
l’eau et de reprendre la partie la plus récente de l’historique, par exemple jusqu’à 2 ans.