En tant que numéro 1 français de l’affacturage avec plus de 10 millions de factures traitées en 2008, GE Factofrance attache une importance particulière à la conservation et à la protection des données, ainsi qu’à la maîtrise de leur volumétrie. En ce sens, GE Factofrance a décidé de mettre en place une plate-forme d’archivage numérique dotée d’une architecture transparente et évolutive pour le système de sauvegarde, qui permet de réduire les fenêtres de backup présentes sur les postes de travail de ses collaborateurs et est capable de s’adapter aux règlementations futures, notamment en matière de valeur probante des documents.

Fonctionnement : efficacité et pragmatisme

A la recherche d’une stratégie d’archivage simple et rapide pour ses collaborateurs, le groupe GE Factofrance a opté pour la définition de deux profils d’archivage distincts, regroupant à eux deux l’ensemble des collaborateurs. Pour la première catégorie de collaborateurs identifiée, l’ensemble des documents présents sur le poste de travail est automatiquement sauvegardé. Pour l’autre catégorie d’utilisateurs, la sauvegarde des documents relève du volontariat.

En ce qui concerne les critères d’archivage, les règles définies par GE Factofrance sont également pragmatiques et simples : tout document non consulté pendant plus de deux mois par l’utilisateur est automatiquement archivé, pour une durée de 5 ans après laquelle il est effacé. Pendant cette période, les données sont physiquement conservées sur une architecture Centera d’EMC redondante. Ce système d’archivage laisse la possibilité aux collaborateurs de GE Factofrance, d’accéder aux informations de leur choix via l’interface utilisateur d’Atempo Digital Archive.

« Ce choix s’est opéré naturellement » explique Yves Bernex, Responsable de la Production Informatique de GE Factofrance. « Nous recherchions une solution simple à mettre en œuvre, à maintenir et à administrer et sûre pour protéger les données que nous manipulons. ADA répond à l’ensemble de ces critères. »

La capacité d’évolution de cette solution ainsi que le fait d’être « Sarbanes Oxley Compliance » ont séduit GE Factofrance. « Notre plate-forme d’archivage se devait de proposer une forte capacité d’évolution, pour s’adapter aux fluctuations de la volumétrie et des réglementations » rappelle Yves Bernex. « En tant que filiale française d’une entreprise américaine, cette solution devait également être certifiée avec Sarbanes Oxley . » Avec plus de 1500 Go d’archive, cette approche a permis d’alléger les opérations de sauvegarde des données des postes de travail. « Nous avons réussi à stabiliser les fenêtres de backup tout en renforçant la protection des postes utilisateurs » se félicite Yves Bernex. Le contrat est pleinement rempli.