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FedISA : lancement de l’ouvrage « Mise en œuvre de la dématérialisation - cas pratiques pour l’archivage électronique »

novembre 2010 par Emmanuelle Lamandé

A l’occasion de la sortie du livre « Mise en œuvre de la dématérialisation - cas pratiques pour l’archivage électronique », la FedISA a réuni Nathalie Morand-Khalifa, Jean-Marc Rietsch, Jean-Louis Pascon et Eric Barbry, co-auteurs de cet ouvrage, pour une présentation et séance dédicaces.

Cet ouvrage traite tant les projets de dématérialisation que ceux d’archivage électronique. Il s’adresse aux responsables d’organisations tant publiques que privées, en charge de projet de dématérialisation ou d’archivage électronique ou tout simplement intéressés par la problématique, afin de leur donner une vue globale mais suffisamment précise de la méthodologie à utiliser pour définir, mettre en place et effectuer le suivi d’un tel environnement. Sont également visés les responsables des différents services également concernés comme l’informatique, le juridique, les finances voire la qualité, afin de leur permettre d’entrer plus facilement dans une phase opérationnelle de réalisation de projets de dématérialisation et de mise en place de système d’archivage électronique.

Gérard Garnier, VP IT Services d’Orange Business Services

Dans la préface de cet ouvrage, Gérard Garnier, VP IT Services d’Orange Business Services, souligne une analogie et un paradoxe. Il compare, dans un premier temps, la dématérialisation de l’information à celle de la monnaie. L’information est un fluide très comparable à la monnaie. Cette dernière est aujourd’hui majoritairement dématérialisée. Nous manipulons, en outre, une quantité grandissante d’informations, de plus en plus dématérialisée. Concernant le paradoxe, pour lui, parler de « dématérialisation de l’information » est presque un abus de langage, car pendant longtemps l’information n’a pas été matérielle, et c’est d’ailleurs parfois toujours le cas. Elle se diffuse souvent via la tradition orale. L’information était auparavant très volatile ; nous l’avons ensuite cristallisée et matérialisée sur du papier. Aujourd’hui, nous dématérialisons certes le papier, pas l’information. Les entreprises se retrouvent face à une grande masse d’informations à traiter, d’où l’intérêt de la dématérialisation. Pour Gérard Garnier, 4 aspects sont à prendre en compte dans la dématérialisation : la masse d’information, la vitesse d’exécution, la normalisation de l’information et celle des processus. La question de la sélection de l’information que vous voudrez traiter ou archiver s’avère fondamentale. Toutefois, cette sélection ne peut pas se résumer à une méthode. La connaissance des enjeux, des besoins et l’effort de réflexion sont essentiels dans ce processus.

Jean Marc Rietsch, Président de FedISA France, expert en dématérialisation et en archivage électronique

L’ouvrage « Mise en œuvre de la dématérialisation - cas pratiques pour l’archivage électronique » s’organise en 5 grandes parties :

L’étude préalable : Nathalie Morand Khalifa, Directeur IMO - Information Management Office, l’Oréal, et Jean Marc Rietsch, Président de FedISA France, expert en dématérialisation et en archivage électronique

Cette première partie s’attache à fournir un certain nombre de définitions indispensables à la bonne compréhension de l’ensemble, surtout en matière de dématérialisation et d’archivage électronique, sans omettre leur positionnement par rapport à la GED ou encore le records management. Les auteurs précisent également l’environnement global d’un projet et la façon de l’aborder au mieux, dans sa globalité. Une insistance toute particulière est faite quant à l’importance de l’étude préalable et la définition de l’expression des besoins. « Rappelons s’il en était besoin qu’un problème bien posé est à moitié résolu ! » souligne Jean-Marc Rietsch.

Jean-Louis Pascon, Vice-Président FedISA France

De l’étude préalable au SAE : Jean Marc Rietsch et Jean-Louis Pascon, Vice-Président FedISA France

La deuxième partie aborde les aspects liés à la gouvernance pour ce type de projet avec les différentes politiques à définir et permet ainsi d’entrer un peu plus dans le détail de la politique d’archivage à l’occasion de laquelle on rappelle certaines notions importantes comme celle des tiers de confiance. Suit la manière d’aborder un cahier des charges destiné de façon générale à tout projet de dématérialisation et, plus particulièrement, à la mise en place d’un SAE, l’occasion de présenter les différents critères de choix qui peuvent être pris en compte dans le cadre de tels projets.

Eric Barbry, Avocat du Cabinet Bensoussan

Un peu de droit : Eric Barbry, Avocat du Cabinet Bensoussan

Un tel ouvrage ne pouvait être réalisé sans traiter les aspects juridiques abordés d’une manière quelque peu originale sous la forme de règles à suivre et d’erreurs à ne pas commettre. Eric Barbry a tenu à rappeler, lors de cette présentation, que juridiquement la dématérialisation est possible. Elle l’a d’ailleurs toujours été, la preuve étant généralement libre. De plus, l’écrit et la signature électronique ont une valeur juridique (cf. Loi du 13 mars 2000). Toutefois, on n’a pas attendu l’ère numérique pour être confronté au problème de fausse signature. En outre, la dématérialisation est une réalité juridique et la convention de preuve se généralise. Pour lui, ce n’est pas tant la dématérialisation qui pose problème, mais la rematérialisation. Aller voir le juge avec des tonnes d’octets n’est pas une mince affaire ! L’aspect maîtrise des risques est fondamental. Au final, ce ne sont pas moins de 17 règles qu’énoncent Eric Barbry, présentant pour chacune les risques, les objectifs et la maîtrise des risques.

Est également approchée dans l’ouvrage la notion internationale de tels projets, plus particulièrement à un niveau européen avec l’exemple de différents pays.

Du SAE à la certification : Jean-Louis Pascon et Jean Marc Rietsch

Avant d’entamer les logiques de certification, sont rappelées les différentes méthodes d’audit à disposition (Cobit, ITIL, CMMI), permettant de s’assurer qu’un système informatique quel qu’il soit, est bien conforme aux exigences affichées. Sont ensuite traités les aspects certification destinés à montrer comment s’assurer au mieux que le système mis en place est bien conforme aux exigences tant légales que réglementaires voire internes. C’est également l’occasion de faire un bref rappel de l’ensemble des normes sur lesquelles une telle certification peut s’appuyer et ce à un niveau international, afin d’être aussi exhaustif que possible dans l’approche.

Directeur IMO - Information Management Office, l’Oréal

Rien ne vaut les exemples : Nathalie Morand Khalifa et Jean-Louis Pascon

Enfin, la dernière partie de l’ouvrage est avant tout destinée à montrer comment mettre effectivement en œuvre l’ensemble des différentes étapes de la méthode présentée. Deux cas pratiques y sont présentés : l’un dans le domaine bancaire, l’autre dans le domaine de la téléphonie.
L’ouvrage propose également en annexe différents tableaux qui pourront servir de base réflexion afin de mettre en place un projet et son suivi.




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